A última vez que você teve um grande projeto para resolver, você estabeleceu um prazo para si mesmo - e então chegou bem perto de acabar com isso. O resultado: você terminou apressadamente (ou fez uma noite toda) e jurou que nunca repetiria essa experiência.
Enquanto você teve as melhores intenções, as coisas acontecem: você ficou ocupado, ou distraído, ou procrastinou, ou esqueceu. Mas, para ter um resultado diferente da próxima vez, você não pode simplesmente definir os prazos da mesma maneira e esperar resultados diferentes. Você precisará fazer isso de uma maneira que realmente inspire você a fazer as coisas.
Veja como você pode fazer isso:
1. Faça-os urgentes
É fácil adiar uma tarefa quando você tem todo o tempo do mundo para completá-la (ou seja, um prazo de dois meses a partir de agora não é uma meta útil). Sem qualquer senso de urgência, você é capaz de recorrer continuamente a atividades que são mais divertidas do que qualquer trabalho que você tenha que fazer.
A solução é simples: programe seus prazos o mais próximo possível do presente. Em vez de dar a si mesmo um mês para fazer algo, diga a si mesmo que você está fazendo isso esta semana. Você não apenas ficará mais motivado durante todo o processo, como também provavelmente começará a trabalhar em sua tarefa mais cedo do que normalmente faria.
2. Faça-os pessoais
Todo mundo pensa diferente. Você sabe disso em primeira mão porque houve mais de uma reunião em que você e seu colega de trabalho sugeriram maneiras diferentes de resolver um problema. Se você sintonizar suas habilidades, experiências e preferências, você criará um sistema melhor do que se você apenas definisse os prazos da mesma maneira que todos os demais.
O especialista em produtividade Carson Tate sugere que as pessoas se encaixem em uma das quatro categorias: priorizadores, planejadores, arranjadores e visualizadores. O sistema ideal para cada um se encaixa com o nome: os priorizadores e planejadores gostam de trabalhar com base em quanto tempo cada parte de uma tarefa levará, os coordenadores se concentram em como estão se sentindo e os visualizadores são motivados considerando o quadro geral.
Assim, em vez de apenas dizer "Tenho que concluir essa tarefa", considere se concentrar-se na tarefa inteira, peça por peça ou em relação ao restante de seus projetos aumentará a probabilidade de você se sentar e trabalhe nisso.
3. Faça-os acionáveis
Você tem as melhores intenções, mas quando suas tarefas parecem tentar mover uma montanha em um dia, pode ser difícil sentar e começar. Afinal, se você mal consegue atingir seu objetivo, vale a pena?
Em vez disso, tente dividir seus projetos em etapas menores e acionáveis. Uma maneira de cortar sua tarefa em partes menores é imaginar que você só poderia trabalhar em segmentos de 10 minutos. Se “terminar o relatório”, vai demorar a tarde inteira, pergunte-se o que você poderia fazer em 10 minutos: delinear a primeira parte, desenhar dois ou três slides ou editar o que você escreveu até agora?
Se você é alguém que se esforça para começar, identificar um bloco de 10 minutos acionável ajudará você a começar e, se gostar desse sistema, poderá mantê-lo até terminar.
4. Faça-os significativos
O que acontece quando você perde um prazo que você estabeleceu para si mesmo? Você diz a si mesmo que não é grande coisa?
Se não houver responsabilidade, não há motivo para ficar com eles. A solução aqui é contar a alguém sobre isso ou usar um aplicativo (eu amo o Any.do). Não basta escrever, você terminará o relatório na segunda-feira, diga ao seu chefe que ela pode esperar no começo da próxima semana. Em vez de simplesmente se esforçar para enviar o feedback do seu companheiro de equipe antes do final do dia, envie-o por e-mail para dizer que esse é seu objetivo.
Ter um motivador externo impede que você simplesmente retire a tarefa e a justifique dentro de sua própria cabeça.
Os prazos finais devem aumentar a produtividade, não levar a um ciclo de auto-aversão de estabelecer um objetivo, perdê-lo, sentir-se mal e repetir o mesmo processo mais uma vez. Então, se o seu sistema não estiver funcionando para você, tente as dicas acima para se sentir melhor sobre o seu trabalho e fazer mais.
