31 dicas para fazer o email sugar menos - a musa

E-mail: Nós amamos, odiamos, amamos odiá-lo. Mas como não vai a lugar nenhum tão cedo, estamos aqui para ajudá-lo a fazer o melhor possível.

Desde dicas de como usar a caixa de entrada transbordante até estratégias para ajudá-lo a obter menos, em primeiro lugar, a maneiras inteligentes de garantir que os e-mails enviados causem um grande impacto, temos tudo de que você precisa para transformar sua caixa de entrada em um potência de comunicação.

Se você quiser: Manter sua caixa de entrada limpa

1. A maneira mais fácil de parar de receber tantos e-mails é cancelar a inscrição naquelas dezenas de boletins informativos que você pretende ler - mas que nunca fazem. O Unroll.me é a maneira mais fácil de identificar esses otários em sua caixa de entrada - e cancelar a inscrição em massa.

2. Se você está recebendo muitos e-mails indesejados de pessoas, você também pode tentar o BoxBe. BoxBe usa o que chama de "Lista de Convidados" personalizada para garantir que você receba e-mails de pessoas que são importantes para você, enquanto tria mensagens de qualquer outra pessoa em uma "Lista de Espera". Qualquer pessoa que não esteja na sua Lista de Convidados receberá um pedido para verificar a mensagem antes de ser entregue na sua caixa de entrada.

3. Tente usar uma resposta automática por e-mail, e não apenas quando estiver fora do escritório. Sua resposta automática não precisa ser longa ou detalhada, mas uma mensagem rápida "Oi, recebi seu e-mail e entrarei em contato quando puder!" Pode evitar que os espectadores ansiosos enviem e-mails de acompanhamento antes você teve a chance de responder. Veja como configurá-lo.

4. Resista ao desejo de responder a todos os e-mails de maneira correta. Como Alexandra Franzen explica, “muitos emails 'urgentes' tendem a se resolver sem a sua ajuda. Ao optar por não responder instantaneamente, você está treinando as pessoas para serem mais autossuficientes - ao mesmo tempo em que cria expectativas sensatas e realistas sobre a rapidez com que você poderá responder. ”

5. Evite e-mails de acompanhamento encerrando suas mensagens com instruções claras em vez de perguntas. Em vez de dizer: "Devemos nos reconectar na próxima semana?", Tente: "Vou ligar para você na manhã de terça-feira para se reconectar." Se isso não funcionar, o destinatário o avisará, mas, caso contrário, você impediu desnecessário vai-e-vem.

Se você quiser: Diminuir o tempo que você gasta o envio por e-mail

1. Quer manter seus e-mails curtos e produtivos? Comprometer-se a tornar cada mensagem cinco frases longas - ou menos. Existe até um site construído para ajudar: five.sentenc.es! Como explica, “Trate todas as respostas de e-mail, como mensagens de texto SMS, usando um número definido de letras por resposta. Como é muito difícil contar as letras, contamos as frases. ”Precisa de alguns conselhos para manter as coisas breves, mas ainda educadas? Elliott Bell tem ótimas dicas.

2. Se você estiver enviando e-mails com as mesmas mensagens várias vezes, salve os modelos na sua pasta de rascunhos (aqui são 27 para começar) ou aproveite o laboratório "Respostas Canalizadas" do Gmail, que permite salvar várias respostas e inseri-las facilmente em seus e-mails. (Veja como configurá-lo, cortesia da Gadgetwise.)

3. Enviar muitos e-mails do seu telefone? Experimente texto automático, uma ferramenta que permite digitar uma abreviação personalizada que será expandida em uma síntese de texto completa. Por exemplo, digitar "rl8" pode se expandir para "Estou atrasado", o que é útil quando você está correndo para uma reunião. (Veja como configurá-lo.)

4. A menos que seu trabalho exija que você seja imediatamente responsivo aos e-mails, defina algumas vezes por dia para verificar sua caixa de entrada. Este tempo pode ser diferente a cada dia, só tem que ser intencional (por exemplo, hoje vou deixar de 9 a 10 da manhã para passar pela minha caixa de entrada, então eu vou olhar para ele novamente de 4-5).

5. Adicione duas tags (ou filtros no Gmail) à sua caixa de entrada: "resposta rápida" e "requer tempo concentrado". Quando você sabe que tem um bloco sólido de tempo ininterrupto, comece abrindo sua pasta de tempo e decida quais você precisa resolver. E da próxima vez que você tiver alguns minutos de sobra enquanto espera pelo ônibus ou na fila do café, abra sua pasta de "resposta rápida" em vez de verificar o Instagram.

6. Configure seu e-mail para que, depois de lidar com um e-mail, excluí-lo ou excluí-lo, você seja levado diretamente para o próximo na sua caixa de entrada, em vez de voltar para a lista de e-mails. (Para o Gmail, você pode fazer isso por meio da opção Avanço automático no Gmail Labs.) Isso reduz o tempo gasto na decisão de qual mensagem prestar atenção em seguida!

7. Precisa passar por um monte de e-mails em um curto período de tempo? Experimente o Email Game, que lhe dá cinco minutos para receber o máximo de e-mails possível e recompensa com pontos. Ele também se concentra em lidar com 10 a 20 e-mails por vez, fazendo com que sua batalha na caixa de entrada pareça mais pequena.

Se você deseja: Organizar sua caixa de entrada

1. Não guarde todos os seus e-mails na sua caixa de entrada. Exclua, arquive ou arquive os e-mails assim que eles forem tratados. Um estudo de 2011 do Instituto de Neurociência de Princeton determinou que “quando seu ambiente está desordenado, o caos restringe sua capacidade de se concentrar”. Isso também vale para o seu ambiente virtual; quanto mais e-mails você puder ver - mesmo aqueles que não importam mais -, mais tempo seu cérebro passará subconscientemente pensando neles.

2. Para pessoas que não gostam de listas de tarefas, uma solução fácil (ou assim eles pensam) é usar sua caixa de entrada como uma só. Mas para tarefas verdadeiras, como "Criar proposta para novo cliente" ou "Pagar aluguel de escritório", é hora de encontrar um sistema de lista de tarefas que funcione para você. Usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas coloca seu tempo nas mãos de outras pessoas - com cada novo e-mail, surge uma nova tarefa, quer você goste ou não. Mas ter que adicionar conscientemente uma tarefa à sua lista de tarefas é uma chance de determinar se você realmente deveria estar fazendo isso agora, em vez de outro trabalho.

3. Você pode usar o Gmail para ter alguns e-mails pulando sua caixa de entrada automaticamente. Por exemplo, se você pagar automaticamente sua conta de cabo, poderá arquivá-lo automaticamente e adicionar o rótulo "Financeiro". Você nunca precisará vê-lo, mas, se precisar, saberá onde encontrá-lo. Falando em encontrar coisas …

4. Antes de enviar qualquer email, leia-o para pesquisa. O que você procuraria para encontrar este e-mail mais tarde? Essas palavras estão no email? Você pode querer mudar “Notas da reunião com Jack” para “Notas da reunião de agosto com Jack Smith da Amazon”.

5. Na verdade, existem muitos comandos de busca que tornam muito mais fácil encontrar um email antigo. Aqui está uma cartilha sobre como encontrar qualquer email por assunto, tópico, remetente e muito mais.

Se você quiser: tornar a sua caixa de entrada mais agradável

1. Você já desejou poder colocar notas na sua caixa de entrada? O Notes For Gmail, apropriadamente chamado, permite que você anexe notas e tags a qualquer mensagem de e-mail: inclua notas em um tópico de e-mail, na parte superior da visualização de e-mails enviados ou em qualquer outro lugar da caixa de entrada.

2. Complemento do Gmail O Rapportive é o sonho de um networker: o plug-in exibe as informações das redes sociais dos seus contatos diretamente na sua caixa de entrada para que você possa se conectar com eles no LinkedIn, Facebook e Twitter sem sair do Gmail. Você também pode ver uma lista de e-mails recentes deles e gravar notas particulares para anexar aos endereços deles na sua conta.

3. Tal como o Gmail com esteróides, o Gmelius é uma extensão do navegador para o Chrome, Firefox e Opera que aumenta significativamente a sua experiência do Gmail com uma interface limpa (sem mais anúncios!) E a capacidade de bloquear rastreadores de email para proteger sua privacidade. Outro recurso favorito é o botão automático "Cancelar inscrição" que substitui o botão "Spam" do Gmail sempre que o Gmelius detecta uma lista de e-mails.

4. Você conhece aqueles e-mails que você sabe que não vai conseguir até mais tarde, mas tem medo de esquecer? O plugin Boomerang, atualmente disponível para o Gmail e o Outlook, é perfeito para lidar com eles. Você pode programar um e-mail para desaparecer e voltar mais tarde, quando estiver pronto para lidar com isso, deixando sua caixa de entrada mais clara até então. O Boomerang também permite agendar um email para ser enviado mais tarde e configurar emails recorrentes.

5. Confira o Gmail Labs, que permite que você experimente recursos adicionais do Gmail, como "desfazer envio" e visualizar seu calendário diretamente na sua caixa de entrada. Acesse as configurações do Gmail e clique em "Labs" para começar.

6. Você está assinando ou enviando muitos documentos e contratos? O Hellosign for Gmail permite assinar documentos e preencher formulários sem sair da caixa de entrada - um verdadeiro salva-vidas para aqueles que detestam scanners, impressoras e aparelhos de fax.

Se você quiser: Obtenha seus emails lidos

1. Faça os primeiros 50 caracteres de cada mensagem o mais conciso e acionável possível, diz Fast Company . Um abridor sedutor torna muito mais provável que seus destinatários continuem lendo.

2. Blocos longos de texto parecem difíceis de ler, então pense em como tornar seu texto mais legível. Utilize marcadores, listas, negrito e parágrafos curtos e facilmente passíveis de serem skimíveis. Está tendo problemas para reduzi-lo? Pode ser um sinal de que você está tentando cobrir muito.

3. Se você estiver passando por mais de um ponto ou colocando mais de uma pergunta em seu e-mail, verifique se esses itens se destacam do resto da narrativa, colocando-os em negrito, destacando-os ou organizando-os em uma lista com marcadores. O contraste naturalmente chama a atenção do destinatário para a carne da mensagem (a peça que você não pode permitir que perca!).

4. Faça as perguntas que você fizer da forma mais específica possível. “O que você acha da proposta?” Não é uma boa pergunta. "Podemos prosseguir com a proposta do fornecedor de US $ 20.000 até sexta-feira?" É melhor.

5. Esperando pegar seu chefe ou alguém importante em um dia menos ocupado, mas não sabe o horário dele? Evite enviar e-mails às terças e quintas-feiras. Esses são os dias de maior volume para as caixas de entrada das pessoas, e você não quer que sua mensagem importante se perca em um mar de boletins informativos, ofertas e outras correspondências.

6. Faça a contagem de sua linha de assunto - algo que dê ao destinatário uma ideia clara do que estará dentro do email. (Bônus: Isso também ajudará você a procurar a mensagem facilmente em sua caixa de entrada, caso seu destinatário ligue para falar em vez de enviar uma mensagem por e-mail.)

7. Pesquisadores da Carnegie Mellon descobriram que os e-mails mais eficazes têm linhas de assunto que apelam para uma das duas coisas: curiosidade (ótimo se você estiver em marketing) ou utilidade (provavelmente melhor para o resto de nós). vídeo de um minuto para saber mais.

8. Quer realmente garantir que suas mensagens sejam lidas? A extensão do Chrome MailTrack permite que você veja se e quando as pessoas leram seus e-mails. E se você perceber que está sentado não lido? Confira essas dicas para seguir o caminho certo.