Eu admito - adoro quando as reuniões são canceladas. Quando essa notificação aparece no meu computador para me dizer que tenho a minha hora de volta, me sinto livre. Um peso foi levantado e me sinto de volta ao controle da minha agenda. (Erm, não, eu não tenho problemas de controle, por que você pergunta?)
Mas também entendo a importância das reuniões quando elas são feitas corretamente. Algumas coisas são melhor realizadas quando você pode conversar com as pessoas em tempo real e não se perder em uma trilha de e-mails e mensagens de bate-papo.
Dito isto, às vezes ainda é necessário empurrar um para trás. Aqui estão alguns exemplos em que você tem permissão para remover um do calendário por enquanto (se foi você quem planejou isso).
1. Você não está totalmente preparado
Você deixou cair a bola. Talvez você tenha esquecido que a reunião estava chegando ou você continuava negligenciando o tempo que você reservou para se preparar para isso. De qualquer forma, você não está pronto para liderar completamente e de forma produtiva a discussão.
Se você ainda se encontrar, provavelmente não terá direção e deixará todo mundo imaginando quais são os tópicos disponíveis (se houver). E, bem, isso é apenas um desperdício de tempo de todos, não é?
Mas ouça isso: você não quer que “escamosa e não confiável” seja seu cartão de visitas. (Pelo menos, eu não acho que você faz.)
Então, sim, tudo bem se isso ocorrer de vez em quando. A vida acontece - mas não deixe que isso se torne um hábito. Em vez disso, torne sua missão permanecer na tarefa, ser responsável e respeitar o tempo de outras pessoas.
E tenha cuidado com os tipos de reuniões que você está remarcando. Se você constantemente adiar seu relacionamento pessoal com seu chefe ou seu subordinado direto, por exemplo, você provavelmente acabará quebrando a confiança nesse relacionamento importante.
2. Você não tem todas as informações
Você teve esse tempo bloqueado em sua agenda por meses. Você passou algumas horas reunindo tudo o que precisa e elaborou uma agenda detalhada, mas realista. Mas, apesar de todo o trabalho de preparação que você fez, ainda está faltando algumas informações cruciais.
O cliente não assinou o contrato, seu chefe não aprovou o orçamento do projeto, você está reconstruindo o site, mas o marketing ainda não decidiu sobre um tema - seja o que for, sem essas pepitas de conhecimento, você apenas será girando suas rodas na lama e chegando a lugar nenhum.
Portanto, adie a reunião até conseguir as informações de que você precisa.
3. Algo Maior Acontece
Uma empresa para a qual trabalhei foi adquirida, e a liderança deu a notícia para nós no final do dia, quando a maioria das pessoas estava fazendo as malas para sair.
Isso significava que o dia seguinte estava cheio de incerteza. Ninguém queria se encontrar para falar sobre os detalhes minuciosos de qualquer projeto em particular. Eles queriam respostas para perguntas como: "Ainda terei um emprego?"
As pessoas precisam de tempo para processar quando ocorrem grandes mudanças na empresa, seja um anúncio de que haverá demissões ou notícias de uma reorganização da empresa.
E, claro, eles também precisam de tempo e espaço quando algo grande balança o mundo, como um desastre natural ou um ataque terrorista. Como resultado, itens menores do dia-a-dia às vezes precisam ser retirados. Você terá tempo de sobra para abordá-las quando todos se sentirem mais estáveis e prontos para o foco. A reunião pode esperar.
As reuniões não são as minhas favoritas e eu não estou sozinha. Então, eu estou te implorando - por favor, seja intencional quando você planejar e vá em frente com um.
Quando você precisar cancelar ou reagendar, faça isso com cuidado. Quando você apertar esse botão de exclusão, forneça uma explicação aos participantes. Não precisa ser nada poético, apenas um motivo curto e doce:
ou
Bottom line: Se você colocar algo no calendário, você deve fazer o seu melhor para cumpri-lo.
Mas se uma dessas situações aparecer, então, por todos os meios, adie. Uma reunião em que nada pode ser realizado - seja porque algo maior é uma distração ou porque você não tem todas as peças do quebra-cabeça - geralmente não vale a pena.
