Deixe-me começar admitindo algo embaraçoso. Quando ouvi “lean” e “standup” serem mencionados entre a equipe sênior da minha empresa há dois anos, achei que estávamos prestes a iniciar uma nova iniciativa de RH sobre saúde e postura dos funcionários.
Eu estava super errado sobre isso. (Meus colegas de trabalho me enganarão sobre isso quando virem este artigo.)
O que minha empresa realmente implementou foi uma nova rotina de reuniões diárias de 15 minutos chamadas “standups”, onde os membros da equipe fazem breves atualizações sobre as seguintes questões:
- O que você completou ontem?
- O que está em progresso hoje?
- Tem alguma coisa bloqueando você de completar alguma coisa?
Cada membro da equipe está de pé durante esta reunião, porque essa postura é pensada para garantir um foco melhor do que sentar-se. Em teoria, os standups são perfeitos para a produtividade, porque eles cortam a gordura de longas reuniões em que ninguém presta atenção e todos são afastados do trabalho real. E não é apenas dar relatórios de status. As equipes identificam prioridades e desafios no início do dia para que possam planejar a remoção de quaisquer bloqueadores e garantir que o caminho para o restante do dia de trabalho seja claro.
Faz sentido que as pequenas empresas influenciadas pelo pensamento “Lean Startup” (tl: dr: fazer mais com menos) experimentem os standups. Quando você é pequeno e ágil, simplesmente não tem tempo para muita sobrecarga. Na minha empresa, o Bureau Blank, temos seis equipes principais - estratégia, design, web, serviços ao cliente, operações e desenvolvimento de negócios - e, a qualquer momento, estamos trabalhando em até 20 projetos para 10 ou mais clientes. Nossa equipe também tem apenas 10 pessoas, portanto estamos ocasionalmente usando vários chapéus. Uma empresa como a nossa precisa de algo para manter todos organizados e informados.
Quando eles trabalham
Então, eles funcionam? Eu vi que os levantamentos são realmente úteis quando…
Prazos estão aparecendo
Você já ouviu isso dizendo: “Quando você faz um plano, Deus ri?” Bem, Deus deve se divertir com os gerentes de projeto tentando controlar o tempo com estimativas e prazos. Quando esses momentos inevitavelmente chegam onde dois prazos críticos colidem no mesmo dia, os levantamentos são úteis, porque as equipes olham para o calendário juntas, à medida que são atualizadas. Você é capaz de ver os marcos que estão chegando antes deles chegarem, e você pode fazer planos para ajustar prioridades ou cargas de trabalho de acordo.
Você ama listas de afazeres
Desde que estamos mantendo em pé, também estamos usando sistemas de gerenciamento de projetos como Basecamp e JIRA. Esses sistemas permitem que todos vejam todas as caixas (literalmente) que precisam ser verificadas antes que um site ou logotipo possa ser entregue a um cliente. Durante os levantamentos, os membros da equipe podem apontar rapidamente as tarefas nas quais estão trabalhando e a reunião acaba em um piscar de olhos.
Você quer aprender mais sobre o que outra equipe faz
Uma das vantagens de estar em uma pequena empresa é que as oportunidades de aprender estão sempre presentes. O standup de cada equipe é registrado em nosso sistema de gerenciamento de projetos, para que eu possa sempre ver como membros de outro departamento estão contribuindo para um projeto no qual estou trabalhando.
Aqui está um cenário possível: Para o desenvolvimento de sites, minha equipe de estratégia conduzirá pesquisas no setor de nossos clientes para procurar tendências e notará, por exemplo, que mais organizações sem fins lucrativos estão adotando websites responsivos. Quando nossos desenvolvedores começarem a criar o site, eu posso analisar sua exibição para ver as etapas que estão sendo realizadas para exibir o site em telas de vários tamanhos e pedir que eles compartilhem ideias comigo. É uma situação em que todos saem ganhando, porque eu aprendo algo novo, além de mostrar interesse em meus colegas de trabalho (o que ajuda muito no moral individual e da empresa).
Com o que se preocupar
Os standups também podem revelar desafios que devem levar a ação de equipes e gerentes. Aqui está o que procurar:
Trabalho que não é distribuído uniformemente ou realizado
Standups revelará rapidamente quanto trabalho todo mundo tem. Quando todos estão relatando em que estão trabalhando, ocasionalmente você pode ter membros da equipe com tarefas que parecem estar "em progresso". Não entre em pânico ou tire conclusões precipitadas de que seu colega de trabalho não está administrando bem o seu tempo. Lembre-se de que "ocupação" não é o objetivo do standup, a comunicação é. Se você é seu gerente ou colega, trabalhe com ele para entender a profundidade da tarefa. Veja se é demais para uma pessoa lidar sozinha ou se você pode ajudar a dividir a tarefa em etapas menores.
Alguém parece estar em uma página diferente
Os standups também são conhecidos como “scrums”, um termo que vem da formação de equipes de rúgbi conectando-se para obter o controle da bola. No trabalho, como nos esportes, se algum membro da equipe não estiver alinhado com as metas ou puxando seu peso, o restante da equipe sofre por isso. Se você está experimentando com standups, procure por membros da equipe que parecem não prestar atenção quando os outros estão falando ou dar atualizações vagas sobre o que eles estão trabalhando. Pode não ser que eles estejam desengajados. Eles podem não entender o contexto, objetivos ou responsabilidades do que estão trabalhando. Reserve tempo para uma reunião individual para abordar os desafios diretamente.
Não há trabalho suficiente a todos
Standups, como listas de tarefas, são construídos para gratificação instantânea. Quando você está gravando tarefas e progredindo em seu trabalho, é incrível! Mas se não houver trabalho suficiente para sua empresa ou sua equipe, o standup pode parecer como levantar o mesmo haltere leve na academia todos os dias. Claro, você está mantendo a rotina, mas não está ficando mais forte. Para não mencionar, você está entediado fora de sua mente. Se a carga de trabalho de sua equipe for leve, o standup pode se tornar um aborrecimento, fazendo com que os membros da equipe percam o interesse. Uma vez que o interesse é perdido por um membro da equipe, a produtividade e o comprometimento com a empresa também podem desaparecer.
Se você atingir um período de trabalho lento, considere se deve colocar em espera os standups e adicionar outros tipos de atividades de formação de equipe à mistura.
Standups, como software ou máquinas, são ferramentas. Eles não resolvem problemas sozinhos. Mas eles exigem uma implantação cuidadosa e muita atenção ao elemento humano para garantir que você esteja criando um ambiente aberto e vocal, em que as equipes trabalhem juntas para realizar o trabalho.
