E-mail, como qualquer forma de comunicação, é uma coisa pessoal. A maneira como você verifica, gerencia e envia tudo, desde one-liners até missivas eletrônicas, é geralmente uma mistura de preferência e hábito.
Dito isto, existem algumas regras básicas que todos devemos seguir para aproveitar ao máximo nossa comunicação por e-mail, nossa produtividade e nosso tempo. Leia sobre três erros comuns na caixa de entrada, como eles estão prejudicando você no trabalho e como fazer a mudança para um melhor gerenciamento de email.
Erro # 1: Deixando emails na sua caixa de entrada
Vou começar com o mais controverso: deixar todos os seus e-mails em sua caixa de entrada. Eu sei que você acha que é tudo o mesmo se você deixar e-mails em sua caixa de entrada depois de ter lidado com eles ou não, mas seu cérebro implora diferir. Um estudo de 2011 do Instituto de Neurociência de Princeton determinou que "quando seu ambiente está desordenado, o caos restringe sua capacidade de concentração". Isso também é verdade para o seu ambiente virtual; quanto mais e-mails você puder ver - mesmo aqueles que não importam mais -, mais tempo seu cérebro passará subconscientemente pensando neles.
A pesquisa sugere que a redução da desordem na caixa de entrada irá torná-lo menos distraído, mais produtivo e mais capaz de processar informações. Se isso não for uma boa razão para arquivar esses 3679 e-mails antigos em sua caixa de entrada, não sei o que é.
Como fazer a mudança
Comece a usar sua caixa de entrada apenas para novos e-mails. Se você tiver um e-mail, ele deve ser arquivado, arquivado ou excluído (veja abaixo para o qual usar quando). Você sempre pode pesquisar por qualquer email que precisar depois.
Erro # 2: Excluir quando você deve arquivar ou arquivar (e vice-versa)
Então, agora que você está usando sua caixa de entrada apenas para email novo (hurrah!), A pergunta é: o que você deve fazer com todo o email que está pronto?
As opções são a) apagar ou b) arquivo na pasta relevante (ou arquivo, para usuários do Gmail). Muitas pessoas cometem o erro de desviar demais dos extremos: ou apagando todas as mensagens ou guardando todas elas. A verdade é que um equilíbrio saudável é a melhor solução. O acúmulo de e-mails de que você não precisa contribui para a cota de armazenamento em sua conta de e-mail e dificulta a localização dos e-mails que você deseja manter quando os pesquisa. E excesso de exclusão? Você pode acabar como meu amigo que excluiu um e-mail de confirmação de voo e quase perdeu seu voo.
Como fazer a mudança
Quando você terminar de enviar um e-mail, reserve dois segundos para pensar se deseja ter acesso a ele novamente no futuro. Se não: Hora de apagar. Se sim: arquivar ou arquivar fora!
Erro # 3: usando sua caixa de entrada como uma lista de tarefas
Para pessoas que não gostam de listas de tarefas, uma solução fácil (ou assim eles pensam) é usar sua caixa de entrada como uma só. Agora, quando se trata de tarefas comuns relacionadas a e-mails, como "Responder ao e-mail de Jerry sobre horários de reunião", acho que essas pessoas estão mortas. Essas tarefas não devem estar em uma lista de tarefas, elas devem ser respondidas como parte do curso normal dos negócios.
Mas, para tarefas verdadeiras, como "Criar proposta para novo cliente" ou "Pagar aluguel de escritório", recomendo enfaticamente que você encontre um sistema de lista de tarefas que funcione para você e atenha-se a ele. Por quê? Porque se você deseja realizar as tarefas mais importantes todos os dias, é necessário priorizar e focar sua lista de tarefas. Usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas coloca seu tempo nas mãos de outras pessoas. Com cada novo email vem uma nova tarefa, quer você goste ou não. Mas ter que adicionar conscientemente uma tarefa à sua lista de tarefas é uma chance de determinar se você realmente deveria estar fazendo isso agora, em vez de outro trabalho.
Ainda não está convencido? Jill Duffy, Leo Babauta e Jesse Garner também são excelentes casos para isso.
Como fazer a mudança
Vá até a sua caixa de entrada e retire todas as tarefas a serem executadas. Se essa foi a única coisa que fez com que a caixa de entrada de e-mails valesse, arquivasse, arquivasse ou excluísse o e-mail agora. E, se você realmente insistir em usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas, experimente o Mailbox, um aplicativo que pode ajudar a transformar e-mails em tarefas e tirá-los da sua caixa de entrada.
