Como a maioria de vocês, não me lembro de uma vida profissional (muito menos pessoal) onde eu não correspondia via e-mail. Na maior parte, é uma maneira eficiente e simples de se comunicar e, quando usada corretamente, economiza tempo, responde a perguntas e faz conexões. Basta dizer que não acredito que poderia viver sem isso.
Infelizmente, com a facilidade do e-mail e a rapidez com que muitos de nós estamos acostumados a enviar, encaminhar ou responder, vêm alguns obstáculos na estrada, se você quiser. Eu tenho pouca tolerância para erros descuidados, como palavras com erros ortográficos (a maioria dos programas alerta você para esses tipos de erros com uma linha vermelha distorcida), e dizendo que você está indo para o CC alguém e depois esquecendo-se realmente do CC. Isso é território amador. (Embora minha mãe seja perdoada por ocasionalmente me enviar mensagens em maiúsculas.)
Falando sério, porque o fórum é muitas vezes o número um que você tem de se comunicar com um cliente, chefe ou pessoa em rede, é imperativo que você acerte. E não apenas para os defensores por aí, mas para si mesmo - você odiaria que o destinatário perdesse o sentido da mensagem porque ele ou ela estava focado em um erro (evitável). Hoje em dia um erro de digitação lhe causa um pouco de respeito com um colega de trabalho, e amanhã pode muito bem perder uma oportunidade de emprego com uma pessoa que você encontra em uma conferência.
À frente, três erros incrivelmente básicos que você pode estar cometendo sem perceber quão pouco profissional eles estão fazendo você olhar para o leitor.
1. Você se Esquece de Anexar
O coach de carreira Rajiv Nathan está profundamente agradecido pelos prompts do Outlook e do Gmail que informam que você está prestes a enviar uma mensagem sem um anexo quando você afirma explicitamente que está, de fato, anexando algo. Por quê? Porque, antes que eles existissem, ele cometia regularmente o erro flagrante de não anexar - nem uma, nem duas, mas três vezes!
Nathan admite que no início de sua carreira, ele tinha um terrível hábito de correr pelo trabalho. O resultado disso levou-o a enviar e-mails com frequência dizendo: "Por favor, veja o arquivo anexado", sem realmente anexá-lo. Nathan se lembra de enviar o acompanhamento necessário: “Desculpe por isso! Aqui está! Infelizmente, nem sempre termina por aí. “Finalmente, no terceiro follow-up (e quarto email total), eu anexei a maldita coisa”, lembra Nathan.
"Definitivamente não é uma boa olhada", reconhece Nathan. Na verdade, foi um problema tão comum que, durante uma de suas avaliações de desempenho, ele foi sinalizado por precisar de melhorias nessa área. Daquele ponto em diante, Nathan colou uma tira de papel no topo da tela, que dizia: "Você anexou o arquivo?"
Seja mais diligente em mencionar o “anexo”, de modo que os avisos práticos (“Você disse anexado? Enviar mesmo assim?”) Apareçam antes de seu e-mail ser enviado. É permitido a todos um deslize aqui ou ali, mas crie o hábito desse comportamento descuidado e você começará a ter a reputação de não conseguir realizar essa tarefa básica.
2. Você continua e continua
Um dos meus amigos mais próximos é um advogado que cobra por hora. Como tal, ela está acostumada a escrever com moderação e não seguir em frente. Eu poderia tirar uma lição dela.
Jenny Foss, coach de carreira de musa, enfatiza a importância de dizer o que você precisa dizer e não mais. Ela explica: "A incapacidade de dizer o que você precisa dizer - de forma sucinta e com o tempo do destinatário em consideração - pode facilmente incomodar alguém que possa estar disposto a ouvi-lo ou até mesmo feliz em ouvi-lo."
Isso é especialmente verdadeiro se você está "enviando um e-mail em busca de um favor, uma contribuição ou um suporte - ou apenas para tocar na base ou fazer uma pergunta". Apesar de quão úteis as mensagens de fotografia podem ser, para ser uma verdadeira chatice para algumas pessoas, e Foss o adverte para “ter em mente que a pessoa que está recebendo muito bem pode achar o e-mail (em geral) a ruína de sua existência. Essa pessoa pode ficar acordada até a meia-noite na maioria das vezes apenas tentando se livrar de uma enxurrada de e-mails. ”É por isso que ela diz que você precisa apresentar suas idéias com perfeição ou corre o risco de parecer“ pouco profissional ou totalmente imprudente ”. O acidente de Nathan que resultou no envio de várias notas consecutivas sem anexos, “não, pelo amor de Deus, envie três e-mails consecutivos. Junte suas ideias e envie uma ”, conclui Foss.
Pegar o jeito de dizer apenas o que você precisa de maneira direta pode exigir prática, mas vale a pena o esforço a longo prazo. Leia o que você escreve antes de enviar e corte qualquer coisa desnecessária, como palavras, frases ou até mesmo parágrafos inteiros que estão apenas repetindo ou regurgitando o que você já disse. Pode ser tentador exagerar, mas na maioria das vezes, suas tentativas parecerão repetitivas. Aprender a escrever com um propósito e um senso de direção lhe servirá bem em suas muitas correspondências profissionais por e-mail. Seu leitor agradecerá pela brevidade e terá muito mais probabilidade de responder da mesma maneira - em vez de deixar sua mensagem muito longa sem ser lida em uma caixa de entrada competitiva.
3. Você soletra o nome da pessoa errado
Não, apenas não. Não há absolutamente nenhuma desculpa para escrever para alguém e errar o nome dele. Todos nós temos nossa raiva, e isso é meu, mas tenho certeza de que não estou sozinho. Aqui está a coisa, meu nome - e a ortografia correta - está na minha assinatura e no meu endereço de e-mail, que está tudo bem ali ao ar livre para o remetente ver. Sou tão sensível a esse problema que verifico regularmente a ortografia de nomes que normalmente têm mais de uma opção (Kristin, Stephen, Mark, Carrie e muitos mais) antes de eu pressionar Enviar.
Demora dois segundos extras? Certo. Mas, obviamente, no grande esquema das coisas, não é hora nenhuma. Eu prefiro acertar na primeira vez do que pedir desculpas pelo meu erro descuidado. Se você está tão ocupado que nem consegue o nome da pessoa a quem está se dirigindo corretamente, o que mais você deve fazer apressadamente? Isso é o que seu leitor vai estar se perguntando. Este erro pequeno e indiscutivelmente simples fala volumes de seus outros recursos. Então, verifique seu trabalho e fale com a pessoa corretamente.
Você provavelmente envia e recebe muitos e-mails em um determinado dia. Evite fazer erros pequenos e descuidados que enviem a mensagem, acima de tudo, de que você não é tão profissional quanto realmente é. Não sacrifique a qualidade em nome da velocidade, e pelo amor de Pete (ou é Peter?), Não perca os pontos de respeito por causa de um erro de e-mail evitável.
