Alguns dias, não há nada mais irritante do que uma falta de comunicação por email. Você gasta tempo reunindo uma mensagem pensativa e uma das seguintes coisas acontece:
- A outra pessoa dispara uma resposta rápida que faz você questionar se eles leem a sua.
- Eles escrevem algo enigmático e você não tem idéia do que eles pensam.
- Eles não respondem nada.
Neste ponto, você está pronto para ignorar completamente os e-mails - e a única coisa que está impedindo você é saber que isso é totalmente irrealista.
Então, aqui está uma melhor utilização do seu tempo: analise o que você escreveu e veja se você está causando essa cadeia de eventos.
Eu não estou dizendo isso para fazer você se sentir mal (e realmente pode ser que você está recebendo uma resposta sem valor por culpa própria).
No entanto, vale a pena examinar o que você está enviando; porque, se você puder identificar uma forma de fortalecer suas mensagens, de repente terá uma taxa muito maior de receber de volta o que precisa. E é tão simples quanto fingir que você é o destinatário e fazer as duas perguntas a seguir:
1. Por que estou recebendo isso?
Fato: A pessoa média gasta 1/3 do seu dia de trabalho verificando o email. E assim, nem todas as mensagens receberão toda a atenção. (Pense nisso: você tende a apenas dar uma olhada nos e-mails de grupo que são endereçados a todos?)
É totalmente bom enviar uma atualização geral ou um FYI sem resposta necessária. No entanto, como esses tipos de mensagens existem, quando você está enviando e enviando um e-mail para uma pessoa específica por um motivo específico, você quer deixar isso claro e rápido.
Qualquer maneira fácil de fazer isso é fazer uma pergunta clara e subir no topo. Considere os dois exemplos a seguir:
Opção 1
opção 2
melhor,
Como você pode ver, a segunda versão difere apenas pela linha de abertura, mas torna instantaneamente claro que isso é mais do que uma atualização geral, sem necessidade de acompanhamento. Ao reservar a nota com seu objetivo (em vez de apenas concluí-la), você facilita para que seu colega de trabalho perceba que deseja ouvi -la antes de seguir em frente.
2. O que devo fazer a seguir?
Atingindo o "Eu gostaria de seus pensamentos sobre a segunda mudança que fiz para …" realiza um segundo objetivo também. Também informa ao leitor exatamente o que você está procurando: feedback em um ponto específico.
Eu não posso enfatizar isso o suficiente, porque destacar o próximo passo da outra pessoa é a chave para obter a resposta que você está procurando (e isso te salva daquele momento embaraçoso quando, em vez do que você precisa, você recebe toneladas de idéias sobre algo que você já tinha decidido).
Deve haver uma linha como essa em todos os e-mails enviados:
- Eu te amaria pensamentos sobre / O que você acha?
- Eu preciso para seguir em frente.
- Estou enviando isso para sua referência: Nenhuma ação é necessária.
- Eu queria compartilhar, só assim você teria uma atualização.
- Você poderia enviar de volta o seu por?
Os e-mails bem escritos podem ajudá-lo a ser mais produtivo, poupando-o de reuniões e telefonemas que você conseguiu realizar em alguns breves parágrafos. Para torná-los ainda mais eficazes, lembre-se de ter em mente o que a outra pessoa vai pensar quando a receber e responder às perguntas-chave na frente.
Inspirado para encontrar ainda mais formas de melhorar seus e-mails? Aqui estão três artigos para conferir agora:
- 10 maneiras de escrever melhores e-mails
- Um guia do editor para escrever e-mails ridiculamente bons
- O truque surpreendente para escrever e-mails que recebem respostas
