E-mail: Ele encontra seu caminho em todos os cantos de nossas vidas. Email pessoal. Email de trabalho. E-mail da escola. Segundo email pessoal (para spam). O mundo dos negócios é o mais importante driver de email, gerando mais de 108 bilhões de emails por dia.
Com o e-mail dominando suas conversas em todos os aspectos de sua vida - especialmente em sua vida profissional -, você enviará muitas solicitações todos os dias. De pedir a alguém na contabilidade para executar um relatório para você implorar com outra pessoa em design gráfico para ajudá-lo a formatar uma proposta, você provavelmente envia muitos e-mails pedindo favores.
Mas quando a sua solicitação não é feita pessoalmente, fica muito fácil para o destinatário ignorar sua mensagem até que ela desapareça no esquecimento da caixa de entrada ou, ainda pior, apague-a completamente.
Então, quando você precisa de um favor, como você escreve um e-mail que receberá uma resposta? A resposta curta é: com cuidado. Aqui estão algumas dicas para ajudar você a criar uma mensagem que realmente chamará a atenção do leitor - e a resposta que você precisa.
Use a linha de assunto para sua vantagem
Primeiras coisas primeiro: A linha de assunto está lá por um motivo. Use-o para informar claramente ao destinatário por que você acabou de adicionar outro e-mail à caixa de entrada dele, e você aumentará imediatamente as chances de que ele realmente o abra.
Uma linha de assunto vaga (como "Tem uma pergunta") não é útil e pode ser irritante - e você não quer que alguém abra seu e-mail em um estado de ânimo irritado quando precisar de algo. Em vez disso, respeite o tempo do seu destinatário e deixe-o saber especificamente por que você enviou a comunicação. Por exemplo: "Preciso de sua revisão: Ajustes no folheto do programa".
Precisa de ajuda para escrever uma ótima linha de assunto? Confira essas dicas.
Cumprimente seu leitor antes de fazer exigências
Eu recebo frequentemente e-mails de alunos que imediatamente iniciam um pedido, demanda ou pergunta sem se preocupar em dizer “Bom dia” ou simplesmente “Oi”. Você (esperançosamente) não entraria no escritório de alguém e começaria a tagarelar. demandas, então não faça isso por email, também.
Você não precisa entrar em uma longa série de amabilidades, mas não faz mal cair em algo pessoal antes de iniciar seu pedido: “Oi Randi! Como foi o 10K neste final de semana? Pensei em você no sábado e enviei boas vibrações à sua maneira. ”Ou:“ Bom dia, Jacob. Como foi o seu final de semana? Foi ótimo clima de jardinagem - espero que você tenha aproveitado ao máximo! ”
Essas saudações são curtas e simples, mas demonstram um bom nível de interesse genuíno nos destinatários. Lembre-se do que eu disse antes sobre não querer que seu leitor fique irritado ao abrir seu e-mail? É difícil sentir-se irritado com alguém que faz um comentário ou faz uma pergunta sobre algo que é importante para você. Seu destinatário é, afinal de contas, um humano com sentimentos e interesses fora do escritório. Às vezes, a melhor maneira de se conectar com uma pessoa e levá-la a bordo com alguma coisa é ser legal.
Lembre-se do que você aprendeu na aula de inglês
Se o seu pedido for urgente, pode ser tentador disparar um email com pressa, com abreviaturas tipo texto, frases escritas apressadamente e parágrafos desconexos desprovidos de qualquer pontuação significativa. Se você se encontrar nesse estado, pare. Respire fundo. Ao pedir ajuda, a última coisa que você quer fazer é dificultar que alguém entenda sua solicitação. Se o seu destinatário não conseguir entender o seu e-mail, você acaba de prejudicar suas chances de obter a ajuda de que precisa.
Por exemplo, um parágrafo divagar sem vírgulas apropriadas forçará o leitor a ler e reler as seções para se certificar de que ele ou ela entende o que você está tentando comunicar. Isso leva tempo extra e pode ser extremamente frustrante - duas coisas que você quer evitar. A correção é simples: escreva frases completas. Divida parágrafos longos em parágrafos menores. Use vírgulas apropriadamente.
E uma última dica de pontuação: se você tende a terminar frases com uma sequência de pontos de exclamação, pare. A menos que você esteja anunciando que sua equipe acabou de ganhar um acordo de US $ 1 bilhão, sua sentença não exige uma linha de pontos de exclamação.
Não escreva um romance
Sim, ao enviar uma solicitação por e-mail, você precisa exercitar alguma sutileza incluindo uma saudação, frases completas e pontuação apropriada. Mas é perfeitamente possível realizar essas coisas e fazer o seu pedido em apenas algumas frases, em vez de vários parágrafos.
Alguns especialistas em carreira sugerem que os emails devem ter cinco frases ou menos. Existe até uma ferramenta que pode ajudá-lo a limitar seus e-mails ao número da sentença de sua escolha.
Dependendo da complexidade da sua solicitação, você nem sempre pode se ater à sugestão de cinco frases, mas deve escrever seu primeiro rascunho e, em seguida, considerar se pode cortar qualquer material para facilitar a leitura. Então, dê uma olhada no produto final e pergunte a si mesmo se a solicitação é clara ou se seria abordada de forma mais eficiente por telefone ou pessoalmente.
Por exemplo:
Vejo? Polido, mas ao ponto. Em vez de escrever parágrafos sobre as razões pelas quais Randi seria o candidato ideal, a autora forneceu uma explicação clara e concisa do que ela quer, seguida de um pedido para discuti-lo ainda mais.
Não envie o email
Eu sei - você acabou de ler uma coluna inteira sobre a criação de um "pedido" eficaz por e-mail, e agora estou dizendo para você não clicar em enviar. Qual é o negócio?
Digitar esse email não era um desperdício. Às vezes, a digitação e a edição de uma solicitação podem ajudá-lo a pensar em sua mensagem para que você tenha clareza sobre o que deseja perguntar, como apoiará sua solicitação e como abordar as dúvidas ou preocupações que surgirem da solicitação. Esse pode ser um exercício valioso para prepará-lo para uma consulta cara-a-cara.
Algumas solicitações são completamente apropriadas por email. No entanto, se você tiver um pedido importante e acesso direto à pessoa que pode ajudá-lo, pergunte-se se uma conversa em pessoa seria mais benéfica do que uma solicitação eletrônica. Não há contexto, tom de voz, expressão facial ou emoção por e-mail. Às vezes, sentar em frente a uma pessoa e deixá-la ver sua genuinidade, seus sentimentos, seu sorriso ou seu desânimo - você sabe, as coisas que fazem de você humano - podem vender sua mensagem muito melhor do que a mais elaborada (mas desprovida -de-humanidade) e-mail.
Para o registro, eu não sou anti-tecnologia. Eu escrevo muitos e-mails e gasto muito tempo perseguindo coelhos através do Twitter. Mas se eu realmente precisar do apoio ou da ajuda de uma pessoa, acredito que posso e devo fazer o esforço para pegar o telefone ou ir até o escritório dele para explicar o que quero e por que acho que essa pessoa pode me ajudar.
Mantenha seu pedido conciso, direto ao ponto e polido - seja eletrônico ou face a face - e você terá uma chance muito maior de obter a assistência de que precisa.
