Você criou o que considera ser o email perfeito. É amigável, mas não muito amigável. É bem organizado com seções em negrito e pontos de bala. Você até jogou em um adorável emoji para uma boa medida.
Você pressiona “enviar” aquela sua obra-prima e espera as respostas inevitáveis começarem a aparecer. Você espera uma hora, depois quatro horas, depois dois dias. Tudo o que você ouviu em resposta a essa mensagem perfeitamente polida sua? Grilos - e o som de sua própria frustração ecoando em seu cérebro.
O que da? Você pensou que seguiu todas essas regras de e-mail testadas e verdadeiras. Você verificou quádruplo que você enviou para os destinatários corretos. Você até mesmo a relê pela 800ª vez para garantir que nada possa ser interpretado como agressivo rude ou passivo. Então, por que você está apenas recebendo o silêncio do rádio em troca?
Devagar, você pode estar pensando demais. Na verdade, pode ser que seu email seja longo demais.
Demasiado longo?
Você está animado quando você tem que percorrer um e-mail que é tão denso que lhe dá uma cãibra de mão de rolar tanto? Provavelmente não. É provável que seus destinatários sintam o mesmo.
Segundo a pesquisa realizada por extensão de e-mail, Boomerang, o comprimento ideal é algo entre 50 e 125 palavras. As mensagens nesse intervalo geraram taxas de resposta acima de 50%.
O que exatamente parece esse comprimento? Olhe de volta para “Too Long?” E depois pare seus olhos aqui . São 87 palavras, o que é bem no meio do intervalo em que você quer estar.
O Boomerang descobriu que as taxas de resposta caíram de 50% para e-mails de 125 palavras, para 44% para e-mails de 500 palavras. Para mensagens que foram incríveis 2.500 palavras ou mais? As taxas de resposta tiveram uma queda real - abaixo de 35%.
Veja o que eu quero dizer? Aquelas mensagens prolixas que você está dando vão provavelmente levar as pessoas às lágrimas. É melhor manter as coisas curtas (mas não muito curtas - você quer ficar acima dessas 50 palavras, afinal de contas).
Como encolher seus e-mails
"Mas, tudo que estou dizendo é super importante", você está murmurando para si mesmo agora. Acredite em mim, eu entendo, eu posso ser uma escritora bonita. No entanto, desde que eu faço a minha vida ao longo de cartas, eu consegui aprender alguns truques e táticas que me ajudam a manter o comprimento em cheque.
1. Procure por vírgulas
Este é um dos meus truques favoritos para usar quando eu sei que preciso reduzir alguns textos. Eu examino de novo a parte inteira, mantendo meus olhos abertos para qualquer vírgula. Embora muitas vezes possam ser incluídas em listas, você também as encontrará depois de várias frases introdutórias curtas (já usei algumas delas neste mesmo artigo).
Quando você tenta manter as coisas curtas, essas frases podem ser facilmente removidas, sem sacrificar sua mensagem geral. De frases como "só para ficar claro" a "caso você esteja se perguntando", até mesmo para um simples "desnecessário dizer", eles são qualificadores desnecessários que estão apenas ocupando imóveis preciosos.
2. Remover Adjetivos e Advérbios
Excluir adjetivos floridos e advérbios inúteis do seu e-mail desagradavelmente longo pode absolutamente torná-lo mais curto. Quer um exemplo? Remova-os da primeira sentença e você fica com "Excluir adjetivos e advérbios do seu e-mail pode torná-lo mais curto".
Sim, eles podem trazer um pouco de simpatia e um tom de conversa para suas mensagens. Mas, quando você está procurando reduzir sua contagem de palavras, elas devem ser uma das primeiras coisas a serem feitas. Afinal, é totalmente possível escrever e-mails mais curtos sem parecer frio ou rude.
3. Refine seu foco
Se você passar por esses dois passos e ainda se encontrar acima do limite de 125 palavras, pode estar tentando cobrir demais. Você seria melhor separar as coisas em mensagens diferentes e mais curtas?
Em vez de enviar a toda a sua equipe um resumo que discute os detalhes do seu projeto recente, pede ideias para o piquenique da empresa e também lembra a todos que o aniversário de seu chefe está chegando, escolha um tópico e cumpra-o. Não só o seu email será mais curto, mas também mais organizado.
Tire isso de mim, sei que encurtar sua escrita nem sempre é uma tarefa fácil - há uma razão pela qual William Faulkner se referiu a ela como "matar seus queridinhos".
Se você ainda está lutando para evitar escrever Guerra e Paz , pergunte a si mesmo: Se este tópico é tão massivo, é mais adequado enviar e-mail? Ou, se você pegar o telefone, agendar uma reunião ou até mesmo criar um Documento Google onde todos possam colaborar, em vez de entupir as caixas de entrada de todos?
Colocar essa consideração prévia, juntamente com as três dicas acima, significará que seus e-mails são breves, ao ponto e, o mais importante, responderam.
