Entre peneirar spam, criar as respostas certas e acompanhar as mensagens que exigem acompanhamento, ficar no topo da sua caixa de entrada pode parecer um trabalho por si só. É por isso que escolhemos os cérebros dos profissionais que descobriram o segredo para caixas de entrada eficientes e organizadas - apesar de receber centenas de e-mails por dia. Porque ter um sistema em vigor pode ajudá-lo a conquistar até mesmo a caixa de entrada mais indisciplinada.
1. Mantenha apenas e-mails que exigem ação imediata na sua caixa de entrada
A caixa de entrada zero pode ser um objetivo muito elevado, mas por ser impiedoso sobre quais mensagens conseguem ocupar imóveis em sua caixa de entrada, você pode ficar muito próximo.
“Na maioria dos dias, minha caixa de entrada de e-mail tem menos de 25 mensagens nela. Isso é intencional. Eu quero ser capaz de abrir minha caixa de entrada e ver imediatamente o que é mais urgente e exigir uma resposta ”, diz Leigh Ann Newman, gerente sênior de programa em uma empresa de consultoria governamental internacional. "Esse hábito me leva a agir em itens de uma maneira extremamente oportuna."
Não é incomum que a Newman receba, em poucas horas, mais de 100 e-mails, muitos dos quais são urgentes e envolvem gerentes de alto nível. Em 2008, ela teve a oportunidade de começar do zero quando sua empresa mudou para um novo sistema de e-mail durante uma aquisição. “Foi como limpeza de primavera na minha caixa de entrada. E, desde então, simplesmente não consigo funcionar com uma caixa de entrada que é inundada com emails não respondidos ”, diz ela.
2. Crie uma "pasta de espera" para emails com ação pendente
Então, para onde vão os emails, se não a sua caixa de entrada? Crie uma "pasta de espera" para e-mails que exigem ação de outra pessoa antes que você possa responder. "Isso economiza muito tempo", diz Darcy Miller, especialista em local de trabalho e fundador da Pin and Pivot, que por muitos anos recebeu mais de 150 e-mails por dia. “Dessa forma, esses e-mails não estão ocupando sua caixa de entrada, e é um ótimo lugar para procurar cada dia ou semana para lembrá-lo de quais projetos ainda estão pendentes.”
Ela aprendeu esse truque da maneira mais difícil quando, durante o primeiro ano de seu primeiro emprego, não conseguiu encontrar um anexo de e-mail de que precisava. "Passei metade do dia procurando esse e-mail, entre os milhares de e-mails que estavam na minha caixa de entrada na época", diz ela. "Eu jurei que a partir daquele momento, eu tomaria o controle da minha caixa de entrada!"
3. Faça Subpastas ou Etiquetas Seu Novo BFF
Do outro lado da placa, os especialistas da caixa de entrada recomendam a criação de uma subpasta ou um sistema de etiquetas fáceis de decodificar. Nate Masterson, CEO da Maple Holistics, estima que ele receba mais de 250 e-mails alguns dias, então a organização é fundamental. "As etiquetas de email são suas amigas", ele aconselha. "Use-os para agrupar importantes cadeias de e-mail, portanto, quando você precisar procurar algo para referência, poderá fazê-lo facilmente".
Newman diz que seus rótulos incluem tópicos sobre os quais outras pessoas podem fazer perguntas, suporte para as decisões tomadas e materiais de referência para futuras necessidades de negócios. "Tenho dezenas de subpastas e centenas de e-mails arquivados dentro deles para referência", diz ela. "Eu posso encontrar o que preciso em segundos de uma solicitação porque sei onde ela está armazenada e como localizá-la rapidamente".
4. Definir regras ou filtros da caixa de entrada
Muitos provedores de e-mail permitem que você configure regras de caixa de entrada ou filtros que tomem providências para você e podem ajudá-lo a categorizar rapidamente e-mails sem esgotar qualquer poder intelectual.
Para ficar por dentro da torrente de 150 e-mails que chegam até ela todos os dias, Rachel Neill, CEO da Carex Consulting Group, aproveita as funções de regras do Outlook. "Eu tenho regras que colocam e-mails em diferentes pastas, código de cores e priorizam com base no remetente", diz ela. Então, no final do dia, ela procurará rapidamente por qualquer coisa que tenha perdido. “As regras ajudam a garantir que estou acompanhando de forma consistente e bloqueando o ruído. Isso me ajuda a manter a desordem ao mínimo ”.
5. Use seu calendário para rastrear emails que exigem acompanhamento
Como alguns e-mails podem exigir mais que uma simples resposta, Newman recomenda adicioná-los ao calendário. “Se eu receber um email que requer não apenas uma resposta imediata, mas também algum tipo de ação de acompanhamento, transfiro o email para uma subpasta designada e coloco um lembrete no meu calendário que inclui o local da pasta e a data em que o acompanhamento é feito. necessário ”, diz ela.
Ela usa o Microsoft Outlook, que permite acesso ao Calendário do Outlook, mas você também pode fazer isso no Gmail. Basta clicar no botão "Mais" na barra de ferramentas e selecionar "Criar evento".
6. Não deixe o lixo eletrônico perecer em sua caixa de entrada
Parece que você está jogando whack-a-mole com e-mails promocionais? Seja rápido com o botão de cancelamento de inscrição. Davis Siksnans, CEO e fundador da Printful, usa uma regra de três greves para e-mails promocionais e boletins informativos. Na terceira vez que ele excluir um boletim informativo ou um e-mail promocional de um remetente específico, ele cancelará a assinatura da lista.
7. Crie modelos para suas respostas diretas
Adaptar uma resposta diferente para cada e-mail pode ser uma grande perda de tempo. Se você estiver enviando o mesmo tipo de e-mail repetidas vezes, poderá se beneficiar de manter algumas respostas de estoque em seus rascunhos que podem ser facilmente reutilizadas.
Betsy Fein, presidente da empresa organizadora profissional Clutterbusters, frequentemente faz perguntas que podem ser respondidas com respostas travadas e carregadas. “Eu pré-escrevi e-mails que posso ajustar e enviar para e-mails que perguntem a mesma coisa, como 'fale sobre seus serviços' ou 'como posso marcar uma consulta?'”
Se você não quiser fazer isso manualmente, experimente o plug-in do MixMax Gmail ou entre em suas configurações e ative as respostas prontas. (Clique na engrenagem no canto superior direito da caixa de entrada, escolha "Configurações" na lista suspensa, escolha a guia "Avançado" e clique em "Ativar" ao lado de "Respostas predefinidas".) Isso permitirá que você salve respostas modeladas.
8. Defina Blocos de Tempo para Verificação de E-mail - e atenha-se a eles
Você provavelmente não deixaria sua agenda aberta para reuniões de horários e horários não especificados 24 horas por dia, então por que dar e-mails de graça para se intrometer em seu dia?
“Eu não deixo meu email aberto o dia todo; Defino horários específicos durante o dia para analisar cada e-mail e responder, arquivar ou salvar cuidadosamente para mais tarde. Dessa forma, eu não faço multitarefa e posso obter todos os meus e-mails mais rapidamente, porque estou realmente focado na tarefa que temos em mãos ”, diz David Mitroff, um consultor de negócios. "Eu recomendo que as pessoas comecem com três blocos diferentes de meia hora por dia para ler e responder aos seus e-mails e manter sua caixa de entrada fechada o resto do dia e ajustar conforme necessário a partir daí."
Além de usar o bloqueio de tempo para ficar em dia com os e-mails diários, Justin Lavelle, diretor de comunicações da BeenVerified, recomenda reservar tempo uma vez por semana para a manutenção da caixa de entrada. “Escolha um horário a cada semana para manter sua caixa de entrada. Proteja o tempo como faria com qualquer outra reunião importante e organize-se ”, sugere ele. "Varre o irrelevante, arquive o completo e priorize a lista de tarefas".
9. Desativar notificações por email
Mesmo que você tenha se resignado a apenas verificar e-mails em blocos pré-designados, a música da sirene da notificação da sua caixa de entrada pode ser uma tentação muito grande para resistir. Se for esse o caso, a solução é simples: desative as notificações. "Se você trabalha em quadras de tempo, você nunca vai mais do que um par de horas sem ver seus e-mails", diz Miller. "Desligue as notificações, pois elas vão te distrair de fazer o que você está trabalhando atualmente em sua mesa."
Você pode se responsabilizar usando a função Pausa da caixa de entrada do Boomerang. Siksnans só permite que o e-mail entre duas vezes por dia em horários específicos, quando consegue dedicar sua atenção a eles.
10. Aperte em tarefas de e-mail insensíveis durante o tempo de inatividade
Certifique-se de que as contas de e-mail estejam efetivamente sincronizadas com seu telefone e use momentos ociosos para fazer uma limpeza rápida na caixa de entrada. "Muitas das mensagens que recebo não exigem ação direta", diz Ben Taylor, fundador da HomeworkingClub.com. "Spam pode ser excluído, outras coisas podem ser arquivadas, e você pode lidar com muitas delas enquanto está em uma fila de supermercado de dois minutos."
