Eu tenho um medo intenso de notificações persistentes. Claro, é um pouco louco, mas eu me recuso a deixar qualquer bandeira vermelha no meu telefone intocada. Isso significa que eu imediatamente abro todos os alertas bancários que recebo (mesmo que eu saiba que a compra foi minha), todos os e-mails que recebo (mesmo que eu não os leia imediatamente) e todos os textos que vejo (mesmo que eu não os compre). t responder imediatamente).
Você pode pensar que por isso eu gasto cada segundo do meu dia com meu nariz no meu celular, mas não o faço. Na verdade, eu economizo muita confusão e ansiedade, apagando consistentemente as notificações e chegando à caixa de entrada zero. É quando você não apenas abriu, excluiu e respondeu todos os e-mails, mas o removeu da caixa de entrada de alguma forma ou de outra.
Conversei com várias pessoas com quem trabalho sobre o motivo pelo qual elas deixaram tantas mensagens não lidas, demorando-se em suas caixas de entrada, e obtive algumas respostas razoáveis e lógicas: "Lembro-me de respondê-las", "uso-as como minhas -fazer uma lista para o dia, "Eu os mantenho fechados, se eu sei que quero lê-los em algum momento, mas não tenho tempo agora", "É mais fácil encontrá-los", "É spam, eu não tenho para ler isso.
Mas também perguntei a eles se eles se sentiriam melhor se não tivessem nenhum e-mail que sobrava, ou se isso os destacasse para ver um número tão alto de notificações ao lado de sua caixa de entrada, e a maioria deles disse sim a ambos. Porque mesmo que você tenha o que acha que é um sistema infalível, mentalmente, esse sentimento de incompletude, de perder alguma coisa, de deixar as pessoas esperando, ainda vai importuná-lo.
Então, sua melhor opção é abrir tudo e removê-lo da sua caixa de entrada.
Isso parece impossível para você? Você acha que você está muito no joelho para chegar onde estou? Segure seus chapéus, porque estou prestes a explodir sua mente - e sua caixa de entrada - em cinco etapas fáceis.
Passo 1: Encontre o seu tempo
Primeiras coisas primeiro, descobrir quanto tempo você vai precisar para conseguir isso. Isso depende também de quantos e-mails você tem atualmente na sua caixa de entrada. Quanto maior o número, mais tempo ele demorará.
Se você quer que isso seja um negócio único, você precisa bloquear um bom tempo. Certifique-se de que isso se adapte bem ao seu cronograma - não tente fazer isso quando estiver estressado, sobrecarregado ou de mau humor, porque é quando coisas como respostas importantes caem nas rachaduras.
Por outro lado, se você preferir lidar com um passo de bebê de cada vez - um dia cancele a assinatura de todo o lixo, outro dia crie pastas e assim por diante - verifique se também está bloqueando esse horário diariamente. Colocá-lo fisicamente em seu calendário ou lista de tarefas faz com que você se sinta (mais) obrigado a concluí-lo.
E apenas como uma nota, a caixa de entrada zero nunca será uma coisa única (mas mais sobre isso depois).
Etapa 2: avalie sua caixa de entrada
Em seguida, vamos dar uma boa olhada no que estamos trabalhando. Basta olhar: não toque, exclua ou clique em nada ainda. Navegue pelas linhas de assunto, datas recebidas e remetentes e anote as tendências:
- Que tipos de e-mails você recebe regularmente? São a maioria deles boletins informativos? Lixo eletrônico? Mensagens do seu chefe, família ou amigos? Letras em corrente?
- Quais são as linhas de assunto? Eles são específicos? Eles fornecem facilmente informações sobre o conteúdo?
- De que data eles são? Vários meses atrás? A maioria deles vem de um dia da semana?
- Quem está te enviando? As chances são de que um bom pedaço deles vem de apenas algumas pessoas ou contas.
Este exercício não apenas ajudará você a descobrir sua melhor abordagem para responder, organizar e condensar sua caixa de entrada, mas também o tornará ciente de seus hábitos típicos. Se você tende a manter mensagens por meses sem verificá-las, então é um problema de procrastinação. Se você tiver mais e-mails indesejados do que comerciais, isso é um problema prioritário. Se você está recebendo muitas das mesmas pessoas, é um problema de comunicação. E, se você estiver recebendo o volume, digamos, uma segunda-feira, isso é um problema de agendamento. E acredite em mim, tudo isso é facilmente consertado.
Se movendo…
Etapa 3: cancelar a inscrição e spam
A primeira coisa que faremos fisicamente é começar a excluir e cancelar a inscrição em todo o seu spam. Você ficará surpreso com a quantidade de lixo que isso deixa em paz, antes mesmo de lidar com as coisas importantes.
Aqui estão os tipos mais prováveis:
- E-mails de pessoas que você sempre responde a
- E-mails de pessoas às quais você responde às vezes
- E-mails de pessoas que você nunca responde
- Newsletters e assinaturas (você realmente se inscreve)
- Alertas de mídia social
- Mensagens indesejadas / spam / PR / remetentes não identificados
Essas últimas três categorias são o que vamos tratar primeiro aqui, a pilha “não funciona” ou “por diversão”.
Boletins informativos e assinaturas
Estes são os mais importantes do correio “lixo”, porque as chances são que você se inscreveu para eles em algum momento por um motivo legítimo. Pode ser uma loja que você ama e recebe cupons, uma agência de notícias, uma revista científica, um resumo de produto.
Então, antes de eu ser um policial ruim e dizer para me livrar disso tudo - o que, sinceramente, não é uma ideia horrível se você quiser um novo começo - vamos colocar tudo em perspectiva e descobrir o que você está realmente usando. Para cada um, pergunte a si mesmo estas três questões:
- Com que frequência você os abre?
- Se você abri-los, com que frequência você realmente os lê?
- Se você lê-los, com que frequência você os usa? (se isso significa imprimi-lo, enviá-lo para um amigo, referenciá-lo em seu trabalho, salvá-lo e lê-lo novamente mais tarde)
Se você não puder responder a essas perguntas, cancele a inscrição e exclua. Se você não conseguir chegar ao número três, cancele a inscrição e exclua. Se você não consegue lembrar como começou a recebê-los, cancele a inscrição e exclua. Se você não os abrir com frequência suficiente, cancele a inscrição e exclua. Se você está em cima do muro - tudo bem - o Unroll.me é um aplicativo que o ajudará a classificar essa enorme quantidade de assinaturas para que você não tenha que fazer o trabalho sozinho.
Seja gentil, mas seja honesto consigo mesmo. Você realmente vai se lembrar de usar esse cupom antes que ele expire? Você realmente vai voltar e ler esse artigo? Você realmente se importa em ouvir sobre o XYZ? Se não for um entusiasta "Sim!", Salve-se da dor de cabeça mais tarde e corte o cordão.
Alertas de mídia social
Isso constitui todos os e-mails que você recebe do Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - eu senti falta de algum? Bem, se você acha que isso se relaciona com isso, jogue-o na pilha também. Alguns deles provavelmente dizem algo como "Jesse comentou em seu post" ou "Você tem 25 novos seguidores", enquanto outros são promocionais, verificações de segurança ou boletins informativos.
Por causa da caixa de entrada zero, eu vou apenas dizer que você deve tentar manter sua conta e mídia social o mais separadas possível. Porque, além de receber uma notificação de caixa de entrada, você provavelmente também recebe uma notificação por telefone e um número vermelho brilhante no canto do aplicativo, o que acaba redundando em sua redundância.
Então, sua próxima tarefa é entrar em todas as contas de mídia social que você tem, clicar em “Configurações” e desativar todos os seus alertas de e-mail. Em seguida, clique no último que a plataforma enviou para você e clique em "Cancelar inscrição" para garantir que você também esteja fora da lista.
A beleza disso é que não é uma decisão permanente - você sempre pode voltar e alterar suas configurações. Mas eu colocaria muito dinheiro que você não perderia nada.
Lixo
Um monte de lixo nós colocamos em nós mesmos, seja porque nós entregamos nossas informações para lojas aleatórias, ou listamos nosso endereço em nossas mídias sociais, ou respondemos a estranhos. Então, o meu maior conselho para você é sempre ser cauteloso em como você entrega seu e-mail e para quem.
Mas algumas são inevitáveis, e isso é o que você deve excluir sem abrir. E para as pessoas que continuam enviando suas coisas, não deixe de denunciá-las como spam antes de excluí-las para que elas não sejam exibidas novamente.
Etapa 4: Organize-se
Uma vez que você lidou com a maior parte da penugem - e só depois de ter lidado com a penugem - é hora de ir para as coisas carnudas - ou as três principais categorias que listei acima.
Agora, não vou lhe dizer como organizar sua caixa de entrada - não há um sistema perfeito, uma estratégia ideal ou um método de “toda pessoa de sucesso faz isso”. Você é o guardião do seu e-mail e merece organizá-lo como quiser. Mas vou listar algumas abordagens que você pode tomar:
Usando rótulos e pastas
Esta é uma opção para pessoas como eu que se recusam a usar aplicativos quando podem fazê-lo sozinhos. Primeiro, descubra para cada e-mail se você tiver que responder imediatamente, se precisar responder mais tarde ou se não precisar responder de forma alguma (para este, vou abri-lo, lê-lo e arquivá-lo ou excluí-lo no mesmo momento).
Então, decida seu plano de ação. Se você precisar responder em breve, mas não tiver tempo, marque ou coloque em uma pasta chamada "Precisa responder" e coloque uma nota em sua lista de tarefas para verificar essa pasta.
Se você precisar esperar por mais tempo, talvez porque está trabalhando em algo relacionado, envie uma resposta curta, informando ao remetente que você viu a mensagem e retornará a ela em X dias. Em seguida, arquive-o em outra pasta chamada "Em processo".
Ao nomear suas pastas, verifique se você é específico e como torná-las facilmente reconhecíveis. Não há nada pior do que esquecer onde você colocou seus extratos bancários ou informações de seguro porque a pasta estava rotulada como “Diversos”.
O truque mais importante para abrir todas as mensagens no local é ter outro sistema de backup no lugar. Claro, usar pastas as mantém organizadas, mas, como elas já estão abertas, não há sinal de alerta para verificá-las. Portanto, apóie-se em sua lista de tarefas, em seu calendário on-line ou em seus lembretes de telefone para garantir que você esteja acompanhando quando recebe algo e quando precisa voltar para alguém.
Usando o Google Apps
Se a primeira abordagem não funcionar para você, sempre haverá aplicativos! E eu tenho muito para você testar.
Para o Gmail, experimente o Inbox by Google, uma ferramenta incrível que ajuda você a procurar fotos ou eventos rapidamente, classificar mensagens em categorias e até sincronizar com sua agenda. Além disso, o Boomerang, uma extensão do Gmail, permite que você agende o envio de e-mails mais tarde e envie atualizações quando você ou alguém tiver que responder para que você nunca tenha que deixá-las fechadas.
Outros ótimos aplicativos de organização incluem o Sortd, que cria listas úteis, o Organizer, que classifica automaticamente suas mensagens, e o CloudMagic, que permite suspender os itens para que voltem mais tarde.
Para tornar a verificação da sua caixa de entrada mais divertida diariamente, experimente o The Email Game, que faz com que o seu esforço seja recompensado com um feedback positivo. E para os ávidos usuários móveis, experimente o Boxer, sua melhor ferramenta para responder e classificar de maneira eficiente e em movimento.
Passo 5: Crie um sistema para o futuro
Parabéns! Você (esperançosamente) passou por todos os e-mails, excluiu ou classificou, e chegou a esse belo número zero.
Mas o trabalho não termina aqui - você agora tem que criar um método para manter isso. Aqui estão as duas coisas que eu recomendo fazer para manter sua caixa de entrada baixa em uma base consistente:
Fale com sua rede
Quando você analisou sua caixa de entrada na etapa dois, havia algumas pessoas que ficaram de fora? Seja porque mandam mais mensagens para você, ou porque têm uma hora ou dia típico, eles se comunicam com você?
Essas pessoas exatas podem ajudá-lo a manter a caixa de entrada zero (quem teria pensado?). Depois de descobrir qual sistema funciona para você, decida como você deseja receber e-mails e informe sua rede.
Por exemplo, meu chefe pesquisa por linha de assunto para encontrar os e-mails de que precisa. Por isso, sempre forneço informações suficientes na linha de assunto para que sejam fáceis de encontrar. Da mesma forma, enviamos muitas atualizações não urgentes de um lado para outro. Em vez de responder à medida que chegam, configuramos um sistema para enviar apenas certos tipos de atualizações em determinados dias. Agora eu sei exatamente quais tipos de mensagens esperar e quando.
A comunicação aberta não é apenas a chave para ter um fluxo de trabalho organizado e respeitoso, mas a falta dela também pode ser o que está contribuindo para sua caixa de entrada maluca. Então, sente-se com seu chefe e seus colegas e deixe-os saber como melhor lhe enviar coisas - e pergunte a eles o que eles preferem também!
Haverá também momentos em que você está recebendo muitos e-mails sobre coisas que você poderia facilmente falar pessoalmente. Se isso acontecer muito, em vez de se comunicar on-line, agende reuniões semanais para repassar todas essas informações.
Agende o horário do email no seu dia
Mesmo que sua caixa de entrada tenha centenas e milhares de e-mails não lidos, aposto que você verifica sua conta diariamente, se não de hora em hora. Então, por que sai do controle tão rápido?
Meu palpite é que você não verifica ativamente . Você provavelmente irá atualizá-lo, rolar para baixo para ver quem enviou o que e, em seguida, fechar antes de abrir ou realmente ler qualquer coisa.
Vamos mudar esse hábito - comece a separar 15 minutos no início e no final de cada dia (ou breves momentos a cada duas horas), para abrir e abrir todas as coisas que surgirem. Faça disso uma prioridade como qualquer outra tarefa. E depois de um tempo, você poderá abrir, ler, excluir, arquivar e marcar todo tipo de email que receber em segundos.
A última coisa que vou recomendar é manter seu trabalho e suas contas pessoais separadas. Quanto mais você misturar os dois, mais provavelmente você terá um spam não lido acumulado em sua conta de trabalho e mensagens importantes se perderão em sua conta pessoal.
Eu observei, depois de olhar para um monte de contas dos meus colegas, que os seus trabalhos são muito mais organizados porque, compreensivelmente, eles levam sua carreira a sério. Mas sua vida pessoal merece tanto amor. Então, se você não estiver na caixa de entrada zero, dê o tempo e a energia necessários para que ela esteja limpa. Porque eu realmente acredito que uma vida arrumada, em todas as áreas, é mais feliz e menos estressante.
Isso funcionou para você? Você tem alguma outra dica para invadir a caixa de entrada zero? Me tweet
