Se você perguntasse aos carreiristas o que eles acham da caixa de entrada, a maioria diria que é um buraco negro de mensagens de acompanhamento, correspondências irritantes de funcionários e boletins informativos ou comunicados à imprensa sobre o wazoo. E se você também perguntasse àquelas pessoas se elas poderiam ver a si mesmas passando por toda a caixa de entrada todos os dias, a maioria zombaria da ideia de um feito tão impossível.
Na semana passada, decidi aceitar um desafio que deixaria a maioria dos profissionais assustados: fiz um pacto para chegar à caixa de entrada zero todas as noites antes de ir para a cama.
Então, eu fiz isso? A resposta é sim. Foi fácil? Não.
Embora eu não ache que consiga chegar à caixa de entrada zero todos os dias da minha vida, aprendi algumas lições importantes ao longo do caminho que me ajudarão a gerenciar melhor minha caixa de entrada no futuro.
O maior deles? Nenhuma das coisas que mais me ajudaram foi inovadora. Eles foram as estratégias que eu ouço uma e outra vez de especialistas em produtividade e magnatas de e-mail - era apenas uma questão de realmente implementá-las e seguir adiante.
Na mesma nota, deixe-me compartilhar algumas coisas que você realmente precisa fazer para tornar sua caixa de entrada menos horrível.
1. Coloque “E-mail de resposta” no seu horário
Eu escrevi sobre isso antes, mas uma das coisas que eu achei mais eficaz ao tentar chegar à caixa de entrada zero toda noite não estava verificando minha caixa de entrada constantemente. Em vez disso, eu bloqueava certos intervalos de tempo todos os dias para me dedicar a e-mail: para mim, 30 a 60 minutos de manhã, no almoço, e no final da tarde era tempo de sobra para fazer as coisas serem arrumadas.
Parece contra-intuitivo (eu era cético, com certeza), mas ao focar nessa única tarefa e em mais nada, eu consegui passar pela minha caixa de entrada muito mais rapidamente do que o normal. Ter a linha do tempo também me encorajou a dar poder a e-mails em um ritmo mais rápido, em vez de me distrair em um que eu não tive vontade de responder ou me distrair com uma mensagem sem importância, em vez de simplesmente apagá-la.
Além disso, responder meus e-mails em partes específicas do tempo fazia com que parecesse menos uma tarefa interminável e mais como uma outra coisa na minha lista de tarefas, que era muito mais fácil de entender. Antes desta semana, não percebi que minha caixa de entrada estava sempre em segundo plano e estava em um estado perpétuo de medo de verificar minha conta de e-mail o dia todo. Porque se tornou parte da minha agenda como todo o resto, eu não estava questionando quando tive que enviar meu próximo email; Acabei de fazer tempo para isso.
Também foi super agradável “assinar” no final de uma sessão e não se preocupar com o que estava acontecendo no mundo do ciberespaço.
2. Responda a maioria dos emails imediatamente
Pessoalmente, cerca de 65-70% dos e-mails na minha caixa de entrada exigem respostas rápidas que me levam menos de um minuto ou dois para escrever. Muitas vezes, eu tenho o mau hábito de simplesmente deixá-los na minha caixa de entrada e dizer: “Eh, isso é fácil. Eu chego a eles mais tarde. ”Mas, como eu percebi, estava realmente me levando mais tempo e energia para lê-los, processá-los o suficiente para decidir que eles eram fáceis o suficiente para adiar até mais tarde, e depois voltar mais tarde e processar -los novamente para responder.
Ao realmente me forçar a responder a essas correspondências ali mesmo durante o meu precioso tempo de “resposta por e-mail”, consegui tirar mais coisas da minha caixa de entrada e da minha mente - e me aproximar daquela inusitada caixa de entrada zero.
3. Puntar outros e-mails para os tempos estratégicos
Eu finalmente instalei o aplicativo Boomerang no Gmail na semana passada, depois que um amigo muito ocupado meu insistiu em recebê-lo ("É um salva-vidas!", Ela continuou dizendo). E tenho que admitir: ela estava certa.
Muito simplesmente, o Boomerang permite que você reprograme quando os e-mails aparecem na sua caixa de entrada. Embora possa parecer uma trapaça programar tudo para mais tarde (“Cheguei na caixa de entrada zero hoje, agendando 45 e-mails para aparecer na minha caixa de entrada amanhã de manhã!”), O ponto é ser estratégico com o modo como você o usa.
Por exemplo, como co-fundador de um popular site de admissões em faculdades, os funcionários do ensino médio constantemente me enviam rascunhos de redação para editar, algo que eu gosto de fazer. No entanto, não é divertido ter esses rascunhos na minha caixa de entrada por dias, e não tenho tempo para editá-los no segundo em que aparecem. Em vez disso, usei o Boomerang para programá-los para voltar quando tivesse mais tempo para editá-los (no meu caso, isso é nas tardes de sexta-feira).
Ser capaz de agendar o que entrava na minha caixa de entrada quando fazia uma grande diferença na minha produtividade e em quanto eu conseguia fazer.
Para outra maneira de fazer isso, Alex Cavoulacos escreveu aqui sobre um sistema para gerenciar estrategicamente e-mails que exigem diferentes níveis de esforço usando rótulos e pastas. Falando nisso:
4. Use etiquetas ou pastas
Marque minhas palavras: não use sua caixa de entrada como algum tipo de aterro para despejar todos os seus e-mails; use rótulos, tabulações ou pastas (seja qual for o nome do seu provedor de email) para organizar e arquivar adequadamente tudo que você recebe.
Tenho mais de 30 rótulos diferentes em minha conta de e-mail e, embora isso possa parecer obsessivo ou específico, ele me ajuda a recuperar rapidamente as mensagens de que preciso e arquivar as coisas quando eu terminar com elas, fazendo com que minha caixa de entrada pareça muito menos assustadora.
Por exemplo, neste momento tenho algumas correspondências indo e voltando com alguns dos meus funcionários da The Prospect . Em vez de simplesmente deixar esses e-mails em andamento na minha caixa de entrada o tempo todo, arquivei-os em suas respectivas pastas relacionadas ao Prospect, para que eles sejam exibidos apenas se houver uma nova mensagem. Isso limpa fisicamente minha caixa de entrada de coisas com as quais já lidei, o que faz com que outras coisas, por sua vez, se tornem muito mais gerenciáveis.
5. Cancelar inscrição de listas de email
Esta dica é bastante auto-explicativa: Livre-se de todo o buço. Você simplesmente vai direto para o ícone da lixeira na sua caixa de entrada quando certos boletins informativos chegam? Apenas desinscreva. E nem sequer puxar o "Mas eu poderia ler isso mais tarde!" Desculpa. Minha regra é que, se eu excluir um boletim informativo três vezes seguidas, cancelarei a inscrição imediatamente.
Eu pessoalmente li um monte de boletins para vários shows, então, para passar o tempo, usei o Boomerang para encontrar horários mais convenientes para boletins que eu gostava de aparecer em minha caixa de entrada, e cancelei a inscrição de todo o resto.
Ao me retirar dessas listas de e-mail, eu estava essencialmente evitando receber várias dúzias de e-mails todos os dias. Antes, eu achava que gastava metade do tempo da caixa de entrada excluindo boletins informativos e outras listas de e-mail em massa, com as quais não preciso mais me preocupar. Parece que minha caixa de entrada é sobre e-mail pessoal que é direcionado especificamente para mim, e os boletins que eu mantive são coisas que eu realmente estou ansioso para ler.
Olhando para trás no meu experimento, valeu a pena tentar chegar à caixa de entrada zero todos os dias?
Eu acho que a resposta curta é não, você não deve mover o céu e a Terra para ver o adorável banner "Sem novo e-mail!" No Gmail todas as noites antes de dormir. No entanto, esse experimento provou que eu não precisava ter dezenas (se não centenas) de e-mails em minha caixa de entrada o tempo todo; havia maneiras de reduzir as mensagens e, portanto, reduzir meus níveis de estresse induzidos por email. Agora estou mais ciente de que responder a e-mails não precisa ser uma tarefa perpétua - é apenas mais um ponto na minha lista de tarefas diárias, o que me deixa menos ansiosa com isso.
Ao mudar meus hábitos de e-mail, facilitei todo o processo de recebimento e envio de e-mails - e economizei muito tempo fazendo isso. Agora quem não ama isso?
