Você abre seu e-mail logo de manhã e há 30 mensagens não lidas. Ou você finalmente abordou sua caixa de entrada e logo antes de assinar um novo email. Ou, que tal esse cenário: você está lutando para priorizar suas outras tarefas e várias mensagens marcadas com estrela.
A primeira pergunta que surge em sua cabeça em qualquer uma dessas situações é: devo abrir isso?
Fácil o suficiente para decidir, certo?
Mas então, o segundo pensamento que você tem é: eu preciso responder a isso agora?
É difícil, e honestamente, você é a única pessoa que sabe a resposta. Então, embora eu provavelmente não esteja qualificado para lhe dizer exatamente quando você deve voltar para alguém, posso ajudá-lo a restringir suas opções.
Eles dizem assim
Muito simples, mas se alguém dedicar um tempo para dizer: "Por favor, volte para mim hoje" ou "Eu adoraria saber seus pensamentos até esta tarde" ou "Deixe-me saber o que você pensa antes da nossa reunião das 15h" ou " Eu preciso disso o mais rápido possível ”, eles querem dizer isso.
Isso também se aplica a qualquer prazo que alguém lhe der - ou seja, se definir uma data para a sua resposta, você deve recebê-la até lá (ou, se estiver se sentindo excessivamente produtivo, antes).
É de alguém realmente importante
Se você trabalha com clientes exigentes ou executivos de alto perfil e sabe que uma reação atrasada prejudicará sua reputação (ou de sua empresa), responder esse dia é sempre a escolha certa.
É sobre uma questão urgente
Problemas aparecem, prazos são impostos, chefes precisam de coisas no último minuto - se parecer urgente ou de alta prioridade, ou afetar algo que você está trabalhando atualmente, provavelmente vale a sua atenção imediata.
O momento não está certo
São 5 da tarde e alguém acabou de voltar para você. Claro, você pode responder ali mesmo, mas é provável que eles estejam prestes a deixar o escritório - e se perderão no mar de mensagens que receberão amanhã.
Se você sabe que a pessoa não vai responder hoje, não há problema em empurrá-la de volta.
Você precisa de tempo para pensar sobre isso
Alguém lhe fez uma pergunta difícil, ou eles querem algo que você precisa verificar com seu chefe, ou suas palavras pegam você de surpresa ou agitam algumas emoções. Dê a si mesmo o dia extra para pensar, acalmar-se e criar sua resposta - você se sentirá melhor sabendo que enviou a resposta profissional, mesmo que isso requeira mais tempo.
Requer mais do que apenas uma resposta
Talvez uma resposta não seja apenas necessária de você, mas requer a contribuição de várias pessoas. Ou você precisa enviar uma planilha preenchida ou um rascunho de apresentação. É sempre melhor levar mais tempo para reunir seus materiais e cobrir todas as suas bases do que enviar uma resposta incompleta a uma solicitação completa.
Vai fazer você parecer bem
A escritora de Muse Sara McCord descreve duas vezes que você causará uma melhor impressão se esperar para responder a um email. A primeira é quando alguém pede novas idéias - desde que não seja urgente, elas estão pedindo para você ficar pensativo, então, ficar de fora dá a impressão de que você está realmente tentando fazer algumas coisas boas.
A segunda é se alguém lhe escrever uma mensagem longa - será rude se você apenas enviar um e-mail rápido de uma frase de volta, então dê a si mesmo alguma margem de manobra para obter uma resposta igualmente completa.
Você não está disponível (e eles sabem disso)
Por fim, se você está de férias, viajando, doente ou indisposto por qualquer motivo - e você comunica isso de alguma forma (por meio de uma mensagem do OOB ou boca-a-boca entre consultórios) - a pessoa não está esperando uma resposta imediata.
Criar essa resposta ideal é bastante difícil, portanto, use esta folha de dicas para descobrir o momento certo de enviá-la e tenha certeza de manter relações estelares.
Com tudo isso dito, você pode se sentir mal por não responder imediatamente. Nesse caso, siga o conselho da especialista em carreira Sara McCord e responda:
Dessa forma, todo mundo sabe que você entendeu a mensagem e está no seu radar.
