Quando um colega de trabalho chamou minha atenção para um artigo de produtividade por e-mail de George Kao que estava circulando novamente, percebi que a luta da caixa de entrada é real. Acabei de voltar de uma lua de mel de três semanas no Japão, então sei em primeira mão o quanto isso é verdade. Há um jeito real de gerenciar sua caixa de entrada, e se não for exatamente uma arte, então uma educação. Durante toda a nossa viagem, meu marido, que basicamente busca a caixa de entrada zero todo o tempo, olhava para o meu telefone, via o ícone de e-mail e o número pairando em torno de 400, e ficava perplexo.
"Isso me estressa", disse ele, e eu praticamente podia ver o suor em sua testa. Mas eu estava de férias! E eu tinha uma resposta de fora do escritório para minha conta de trabalho e meu endereço pessoal! Ninguém estava esperando nada de mim, e eu estava confortável enfrentando esse número sempre crescente no meu retorno.
Naturalmente, detalhes da caixa de entrada, embora tediosos às vezes, também são exatos. Não importa se você está verificando suas mensagens na manhã de segunda-feira depois de desconectar todo o final de semana ou no meio da tarde em uma quinta-feira aleatória. Se você não sabe em segundos se a mensagem requer - e muito menos - mérito - uma resposta, você provavelmente está desperdiçando preciosos minutos de trabalho tentando descobrir.
O subtítulo da peça de Kao, “Como Regularmente Chegar à Caixa de Entrada Zero” me lembrou da importância de simplesmente saber a que responder e quando. Essa percepção pode significar a diferença entre uma caixa de entrada transbordante e uma caixa limpa e arrumada. Aqui estão algumas dicas rápidas para ajudar você a decidir.
1. Procure por pistas
Às vezes, eles são óbvios. Uma de minhas colegas encaminha alguns e-mails referentes a eventos, estudos e relatórios, mas ela sempre observa: “Sinta-se à vontade para arquivar.” No começo, eu senti que talvez estivesse sendo rude por não responder com pelo menos mais respostas superficiais (“Obrigado!”), mas logo percebi que sua nota descarada sobre arquivamento significava que ela não queria nem precisava de uma resposta.
Se você não tiver essa dica direta, leia-a novamente e realmente pense em como sua resposta impactaria a nota. Se não fosse - digamos, uma pessoa em seu departamento está simplesmente compartilhando um projeto no qual ele está trabalhando e você não tem nada de valor para adicionar, não acerte a resposta apenas para confirmar o recebimento.
2. Farejar uma pergunta
Tal como acontece com o acima, isso geralmente será simples. Se há uma pergunta clara que você pretende responder, então, obviamente, uma resposta é necessária, e talvez uma rápida, ou uma em 24 horas. Uma vez que nem todos os que estão em contato com você têm a garantia de escrever os e-mails mais eloqüentes ou mais diretos, talvez seja necessário analisar os parágrafos para ver se há algo para você responder.
Se você determinou que não há dúvida, mas você tem suas próprias perguntas, então, por todos os meios, responda por esclarecimentos. Vale a pena acompanhar e adicionar à caixa de entrada de alguém se ela tiver o potencial de salvar futuros mal-entendidos.
3. Falar - se você deseja ser ouvido
Este é o mais complicado do grupo, mas uma vez que você pegar o jeito, vai se tornar uma segunda natureza. Muitas vezes, você receberá e-mails que claramente não estão pedindo nada de você. Você pode receber uma resposta a algo que enviou, feedback sobre um projeto que você completou, conselhos para lidar com uma situação, informações sobre um objetivo específico do departamento. Se você não tem nada novo para adicionar à conversa ou se você pode levar o comentário e prosseguir com o seu trabalho, então você pode se sentir à vontade para não responder.
Mas se, por outro lado, você se sentir compelido a se expressar - para se esclarecer ou elaborar uma decisão tomada ou fornecer uma nova visão -, é claro que você deve apertar o botão de resposta. Isso pode ser especialmente verdadeiro se o ambiente de trabalho estimular o pensamento independente e contribuir para os tópicos em discussão.
Não é preciso dizer que boletins informativos, e-mails em massa ou qualquer coisa que pareça leitura opcional não exige uma resposta. Se você achar útil, poderá criar pastas de acordo com as sugestões de Kao, e organizar sua caixa de entrada e mantê-la parecerá automática.
Outra coisa a considerar é esta: coloque-se no lugar do remetente. Se você fosse o único a enviar essa mensagem, você estaria procurando por uma resposta? Embora certamente haja momentos para expressar agradecimentos, se você se corresponder regularmente com alguém ou tiver um monte de idas e vindas - alguns dos quais requerem uma resposta mais ponderada - provavelmente você pode deixar o e-mail em segurança e tomar cuidado para não enviar uma mensagem. resposta desnecessária de duas palavras para alguém que, assim como você, provavelmente está tentando alcançar a caixa de entrada zero.
