Os melhores chefes têm uma política de portas abertas - certo? Mas o que exatamente isso significa na prática? Ser um bom gerente significa que sua equipe pode entrar, sentar e “escolher seu cérebro” sempre que quiser?
Isso não parece muito eficiente - e isso é porque não é. A disponibilidade requer muito tempo e energia, dois de seus recursos mais valiosos e finitos. É fundamental reconhecer se vale a pena o custo / benefício de doar tanto para seus funcionários. É possível que seu envolvimento excessivo não esteja apenas frustrando-os, mas também evitando que você tenha tempo para pensar criativamente e lidar com tarefas fora da supervisão de outras pessoas.
Felizmente, existem quatro etapas que você pode começar a implementar hoje para remediar essa situação e reativar seu estilo de gerenciamento:
Etapa 1: zerar o problema
É fácil dizer “minha equipe precisa de mim” e envolver-se no trabalho de todos. É mais difícil dar um passo atrás e examinar se você pode se dar ao luxo de recuar um pouco.
A autoconsciência começa com o autodiagnóstico. Para descobrir se você está muito disponível, faça as seguintes perguntas:
- Seus funcionários se dispersam quando você entra na sala de descanso?
- Você se vê trabalhando regularmente até tarde e nos finais de semana para realizar seu trabalho?
- Você chega de manhã para encontrar uma fila de funcionários esperando à sua porta?
Se você respondeu sim a qualquer (ou todas) dessas perguntas, você está muito disponível.
Passo 2: Mude seus hábitos
Agora que você sabe que você e seus funcionários poderiam se beneficiar de menos envolvimento, estabeleça limites criando momentos em que você está em seu escritório com a porta fechada. (Trabalhar em uma configuração aberta? Bloqueie o tempo no seu calendário como DND para criar o mesmo efeito.)
Mas isso não pára por aí. Juntamente com o tempo de agendamento para fazer o seu trabalho em sua mesa, dê aos seus funcionários a mesma cortesia. É verdade que você deseja se manter conectado com sua equipe para maximizar as oportunidades de reconhecer o trabalho bem feito, fornecer feedback crítico e identificar áreas de preocupação, mas não precisa estar em seus rostos 24 horas por dia, sete dias por semana.
Uma solução rápida para isso é começar a agendar reuniões individuais um por um com cada um dos seus subordinados diretos. Deixe claro que é hora de verificar quaisquer questões não urgentes, bem como fazer qualquer pergunta, seja sobre um projeto atual ou uma iniciativa da empresa. Durante esse tempo, certifique-se de dar à pessoa sua atenção completa e exclusiva. Gastar de 15 a 30 minutos discutindo o trabalho vai levar muito mais longe do que responder a perguntas pontuais ao longo do dia, à medida que você corre de uma coisa para outra.
Etapa 3: fique no tópico
Falando em atenção, muitos gerentes que sobrecarregam sua disponibilidade compensam não ouvindo o suficiente ou com toda a atenção. (Se seus funcionários estão sempre procurando por eles, sempre que eles respondem a e-mails?). Limite essas conservações de overkill deixando claro quais são (e não são) tópicos apropriados para sua equipe.
Por exemplo, uma vez tive uma assistente executiva que tinha o hábito de compartilhar comigo questões profundamente pessoais e não relacionadas ao trabalho várias vezes ao longo do dia. Depois de alguns dias desse comportamento, fiz duas alterações. Primeiro, montei uma reunião semanal para discutir seus projetos e pedi que ela mencionasse qualquer coisa relacionada ao seu trabalho (que não estava pressionando). Em segundo lugar, pedi a ela para agrupar suas preocupações e limitá-las a assuntos relacionados ao escritório nessas reuniões. Funcionou. Ela parou de me procurar com problemas pessoais e nós desenvolvemos uma relação de trabalho mais forte.
Agora, isso não quer dizer que você nunca pode sair do tópico. Você não é um robô e nem o seu time, e você deve estar promovendo relacionamentos com eles além de sua lista de tarefas. No entanto, definindo limites claros nos momentos apropriados para falar sobre seus relacionamentos, suas vidas de namoro, suas filas Netflix e seus planos de fim de semana, você pode economizar muitas interrupções. É tão simples quanto dizer das 9h ao meio-dia, estou trabalhando intensamente para cumprir os prazos do projeto, então, por favor, só procure se é realmente importante.
Etapa 4: Dê pequenos passos para capacitar (e treinar novamente) seus funcionários
Por quanto tempo você esteve no comando, você disse a seus funcionários que eles podem aparecer a qualquer momento durante a jornada de trabalho e enviá-lo por e-mail a qualquer momento durante as horas de folga. Você está certo em pensar que você não pode simplesmente enviar um e-mail que diz "De agora em diante, por favor, só venha a mim com perguntas urgentes e me deixe em paz para trabalhar o resto do tempo".
Em vez disso, incentive a mudança bit a bit. Quando sua equipe chega até você com uma pergunta, em vez de dar uma resposta imediata, pergunte o que ele faria. Se alguém vier até você durante o período em que você colocar o calendário como "DND", pergunte se ela precisa de assistência imediata ou se pode voltar mais tarde.
Quando uma conversa for voltada para o pessoal, seja direto quanto à sua necessidade de cumprir um prazo ou resolver outro problema. Se você quiser continuar a conversa, certifique-se de marcar um horário para conversar sobre isso, de preferência em um ambiente que não seja de trabalho, como durante um café ou no almoço.
Políticas de portas abertas e escuta ativa são excelentes estratégias de gerenciamento. No entanto, mesmo as melhores práticas levadas ao extremo criam ineficiência e ineficácia. Em algum lugar no universo patronal existe um equilíbrio entre o envolvimento correto e o exagero. Mas saber que está tudo bem e mais produtivo reservar tempo para fechar a porta - literal e figurativamente - é um ótimo começo.
