Quantas vezes você teve essa conversa?
Obviamente, é uma situação extremamente frustrante. Como você deveria vasculhar as dezenas de e-mails que recebeu nas últimas duas horas sozinho para encontrar a única mensagem crucial que tinha uma tarefa que estava pronta para o futuro? E se você usar o e-mail de maneira inteligente, apenas checando sua caixa de entrada algumas vezes por dia, você pode até não ter visto a mensagem ainda!
É um dilema comum, que qualquer pessoa na força de trabalho provavelmente encontrou em algum momento ou outro (se não regularmente). Também aborda uma questão importante: que forma a comunicação é apropriada para solicitações em tempo real versus tarefas que precisam ser concluídas nos próximos dias?
Para resolver essa questão da etiqueta de comunicação do escritório, Cyrus Stoller, um programador, tem um sistema que você deve considerar implementar entre seus colegas de trabalho. O detalhamento é bem simples:
- Se você precisar de algo dentro de 30 minutos, ligue para a pessoa.
- Se você precisar de algo dentro de duas horas, envie uma mensagem para a pessoa.
- Se você precisar de algo dentro do dia de trabalho, envie uma mensagem instantânea para a pessoa.
- Se você precisar que algo seja feito nos próximos dias, envie um e - mail à pessoa.
Embora o desmembramento real possa variar dependendo de como o seu escritório funciona (por exemplo, em um escritório pequeno, talvez faça sentido parar na mesa de alguém em vez de ligar), o que Stoller está obtendo é a chave: E-mail não deve ser o padrão meios de comunicação para transmitir qualquer coisa que precise ser conhecida ou tratada em tempo real.
É claro que esse sistema é muito fácil de ser implementado quando se trabalha com colegas e clientes próximos, mas como você consegue que outras pessoas no escritório trabalhem juntos? Aqui estão algumas coisas para tentar:
- Configure um recurso de resposta automática por e-mail que informe às pessoas como entrar em contato com você se o assunto precisar ser resolvido dentro de uma ou duas horas.
- Se você se deparar com e-mails pedindo ação em tempo real, lembre educadamente seus colegas de trabalho de que prefere que esta mensagem tenha sido retransmitida por telefone ou texto, pois você pode não acessar o e-mail a tempo se ocorrer outra emergência.
- Se você estiver em algum tipo de função gerencial, defina padrões em todo o escritório. Faça com que seus funcionários falem abertamente sobre como gostariam que os outros se comunicassem com eles se algo precisava ser feito, em vez de todos presumirem que o e-mail está correto.
Finalmente, lembre a todos que um sistema como este é realmente um ganha-ganha. Ninguém está acorrentado a suas caixas de entrada e uma tarefa urgente nunca será desfeita novamente.
