Enquanto conduzia uma viagem de pesquisa a Bali, tomei meu chá e observei o nascer do sol quando a manhã calma foi interrompida: Meu colega correu até mim e disse: "Temos um problema sério". Três membros da minha equipe não conseguiram encontrar passaportes e dinheiro também estavam faltando. Depois de uma inspeção rápida dos quartos, percebi que as fechaduras tinham sido adulteradas e alguém invadiu o quarto enquanto elas dormiam profundamente.
Após uma rápida visita ao consulado e a mudança para um hotel mais seguro, tudo parecia estar em ordem, mas a sensação de estar sendo violada permaneceu entre a equipe, e levou alguns dias para voltarmos ao foco do trabalho.
Tendemos a destacar os momentos incríveis em que viajamos, mas às vezes nos esquecemos de considerar como os momentos difíceis moldam nossa experiência também. Se você está levando uma equipe ao exterior, precisa saber administrar o imprevisível e tomar decisões fortes quando necessário. E não é apenas uma questão de manter o seguro de viagem certo ou conhecer as pessoas certas. Saber gerir uma situação difícil pode significar a diferença entre um pequeno soluço e uma crise total.
Ao longo de minhas viagens, lidei com tudo, desde ficar perigosamente doente até ficar preso no país por causa de protestos políticos para ter membros da equipe sendo roubados no campo. Mas só porque essas coisas aconteceram, isso não significa que parei de viajar ou estou com medo. Em vez disso, me tornei mais forte em navegar em situações conforme elas acontecem e ajudei equipes a ficarem juntas enquanto superavam grandes problemas.
Então, o que você faz quando algo dá errado e você está longe de casa? Aqui estão as principais coisas para lembrar quando o imprevisível acontece.
Tenha um plano no lugar
Eu sempre levo duas malas: uma mala com todas as minhas roupas e extras de viagem, e uma mala de mão “esteja lá amanhã”, da qual eu ainda poderia viver para uma semana de reuniões e aventuras, se necessário. Essa bolsa me salvou de bagagens perdidas, atrasos e em situações de crise, quando eu preciso estar em movimento rápido.
A mesma abordagem deve se aplicar ao seu planejamento de viagem: antes de suas viagens, crie uma contingência para planejar vários cenários diferentes. Há alguns grandes a considerar: se você perder seus documentos, se ficar preso no país, se um membro da equipe ficar doente, se for roubado ou estiver sob algum tipo de ameaça e se houver um acidente ou um desastre. Parece um pouco intimidante, mas percorrer esses cenários de antemão pode ajudá-lo a responder com eficiência e rapidez.
Especificamente, certifique-se de ter de 2 a 3 cópias em cores dos passaportes de todos e troque-os com diferentes membros de sua equipe, para que pelo menos uma pessoa tenha uma cópia se algo der errado. Você deve sempre obter seguro de viagem e de saúde (as faixas de qualidade, mas, para uma viagem de negócios, recomendo as opções de primeira linha, incluindo o seguro de evacuação médica). Tenha cópias dos seus cartões de seguro originais, bem como seus cartões de seguro de viagem.
Também é importante saber antecipadamente para onde ir em uma situação de emergência. Se você perder seus documentos, por exemplo, precisará ir até a embaixada e consulado mais próximos para substituí-los, para saber exatamente onde eles estão.
Em caso de doença ou acidente, saiba quais hospitais são mais seguros e mais confiáveis para se ir. Muitas vezes, o seu seguro de viagem pode ajudar com isso (e você pode obter cuidados extraordinários em muitas partes do mundo - veja a lista da Forbes dos principais hospitais do mundo. Eles podem surpreendê-lo!).
Eu também aconselho a carregar uma carteira “fictícia” com uma pequena quantia de dinheiro local (talvez US $ 20 e alguns cartões de crédito vencidos), em caso de roubo ou furto. As pessoas provavelmente pegarão o que puderem acessar primeiro, então mantenha sua carteira real em um lugar seguro e a carteira fictícia facilmente acessível.
Essas pequenas ações percorrem um longo caminho no campo, e planejar com antecedência e saber o que esperar pode ajudá-lo a manter a calma em uma situação difícil.
Mantenha a calma e aja rapidamente
Enquanto liderava um grupo na Índia, uma viagem de um dia a um palácio histórico nas montanhas ficou fora do prazo, e a jornada de seis horas de volta para a cidade teve que ser concluída à noite. (Pense nas curvas das estradas montanhosas sem luzes das ruas e dirigindo para o tráfego frontal durante a maior parte do percurso.) Se ficássemos, teríamos que perder nosso encontro com potenciais financiadores na cidade, e se fizéssemos a viagem em noite, a segurança estaria em risco. As pessoas da minha equipe começaram a enlouquecer e se culpar por permanecerem por muito tempo.
Quando as coisas não saem como planejado, é fácil reagir rápido demais e começar a apontar os dedos. Mas tente garantir que sua equipe evite jogar o jogo da culpa a todo custo - isso nunca ajuda, e quase sempre piora as coisas. E não importa qual seja a situação, não deixe suas emoções obscurecerem seu julgamento. Às vezes, estar em um lugar novo pode fazer as coisas parecerem mais trabalhosas do que são.
Assim que você aprender sobre um possível problema, ouça e trabalhe para entender o que aconteceu e as circunstâncias que o cercam. Depois de ter todos os detalhes e uma imagem clara da situação, mantenha a calma, consulte sua equipe e comece a tomar suas decisões. Se for apresentada uma decisão difícil - por exemplo, se um colega doente deve permanecer no país ou ir para casa - lembre-se de que você não precisa ir sozinho. Você vai querer conversar com os médicos, o indivíduo, sua família e todas as companhias de seguro de saúde ou viagem, e trabalhar para reunir o máximo de informações possível.
No nosso caso, eu decidi que a segurança era mais importante para a equipe, e trabalhámos para organizar uma videoconferência com nossos financiadores e seguirmos com um jantar em pessoa mais tarde na viagem. Foi definitivamente a decisão certa - feita por ser calma e flexível.
Entre em contato com as pessoas certas
“Olá mamãe, estou sendo colocada em quarentena no Japão.” Essas palavras são o que nenhum pai quer ouvir, mas o protocolo para viajantes doentes obrigou-me a permanecer no país por quatro dias até que um médico confirmasse que eu estava bem. o suficiente para viajar. Embora meus relatos em casa deixassem meus pais nervosos, meu representante de seguro de viagem comunicou à minha família que eu estava sendo bem cuidado e que tudo ficaria bem.
Quando algo acontece, você precisa saber quem informar em casa - como seu chefe, seus colegas de trabalho ou os familiares de seus companheiros de viagem. Estas são decisões difíceis de fazer, e isso se torna um bom equilíbrio; use sua discrição para informar e aconselhar as pessoas de volta para casa. Em um pequeno confuso, como alguém perdendo um celular, provavelmente é melhor substituí-lo e esperar até chegar em casa para que as pessoas saibam. Se houver um acidente (mesmo que pequeno), crise nacional ou crime, você deve ligar e informar as pessoas sobre o que aconteceu (e assegurar-lhes que a situação está sob controle).
Quando levo estudantes para o exterior, muitas vezes usamos as mídias sociais para alcançar amigos e familiares (“Nosso carro ficou preso por um tempo, mas estamos de volta à estrada!”). Ou em tempos em que eventos como protestos políticos ou desastres naturais aconteciam no país, que faziam as notícias voltarem para casa, mantendo amigos postados por e-mail e Facebook ou provando ser suficientes.
E não confie apenas no seu smartphone para números de telefone - você ainda deve estar carregando um pequeno livro preto quando viajar com as informações de contato de todos. Antes de sair em qualquer viagem, eu tenho todos para compilar uma lista de pais, cônjuges e outros significativos, bem como uma lista de hotéis, a polícia, embaixadas e companhias de seguros.
Você também deve saber quem contatar no solo em caso de um incidente. Especialmente se você tiver experimentado crime ou assédio, é importante saber quando arquivar um relatório com as autoridades locais e quando não. Algumas orientações: Se você for roubado, ou alguém tentar ferir você, você deve ir à polícia. Se você está lidando com o assédio de rua todos os dias ou foi furtado de alguns dólares, provavelmente não vale a pena. Também sei que às vezes, especialmente em países em zonas de conflito, a polícia pode ser ineficiente e muitas vezes pede um presente para o seu trabalho (leia-se: suborno). Se você tiver que enviar um relatório, é sempre bom pedir a um colega ou amigo local confiável para acompanhá-lo, para que as coisas não se percam na tradução.
Oferecer suporte e incentivo
Jamais esquecerei uma viagem na Birmânia, durante um período especialmente desajeitado para mim (onde fiquei chocado com uma corrente elétrica não aterrada e sofri uma concussão em questão de dias). Meus colegas, percebendo que na verdade não era minha semana, organizaram um jantar em grupo e todos se apresentaram para me levar um kit de primeiros socorros, além de alguns pequenos presentes. Mesmo que essas coisas pudessem ser tão fáceis nos Estados Unidos, no campo esses itens e seu apoio significavam o mundo. E nós rimos muito dos meus percalços.
Incentive seus colegas a cultivar atividades que mantenham o moral alto durante uma crise, seja facilitando uma discussão em grupo, jantando ou celebrando um sucesso que sua equipe tenha feito. É difícil ser o único a ter que focar sua equipe em um momento de crise, especialmente se eles estão se sentindo insatisfeitos com algo que aconteceu. Certifique-se de reservar tempo para conversar com sua equipe e falar sobre as estratégias para seguir em frente e concluir o trabalho que você definiu enquanto tudo é resolvido.
Se for uma emergência de curto prazo, tente não ficar em casa, certifique-se de aprender com ela e termine seu trabalho no chão. Tente manter o moral elevado, tendo conforto em saber que você está tudo nisso juntos.
É fácil pensar em como responder em uma situação de emergência, mas você precisa confiar em seu instinto e tomar a melhor decisão possível no momento. Estar preparado para uma crise não significa que você tenha que viver com medo ou sempre pense que o pior pode acontecer, significa apenas saber o que fazer e como responder com base nas circunstâncias e na cultura em que você se encontra. Você pode gerenciar qualquer desafio que surja em seu campo.
