Há muitas dicas sobre como se tornar mais produtivo - desde regras a seguir para um aumento de eficiência até detalhes que devemos ter em mente para economizar nosso tempo de trabalho e muito mais.
Mas quais dessas dicas são realmente testadas e verdadeiras - e quais são apenas ruído?
Em um mês, experimentei quatro dicas comuns de produtividade (além de um divertido truque de bônus), usando o software de rastreamento de tempo DeskTime para medir como elas realmente afetavam minha produtividade. De acordo com este pequeno experimento, algumas das dicas mais populares por aí poderiam ser um pouco superestimadas - enquanto outras aparentemente têm algum poder mágico para ajudá-lo a fazer as coisas.
Aqui está o que eu aprendi e como você pode aplicá-lo à sua própria vida profissional.
Dica 1: parar a multitarefa
A ideia principal deste método é se concentrar em uma tarefa no momento, evitando fazer várias coisas simultaneamente. Estudos e experimentos mostraram que nossas mentes funcionam melhor quando se concentram em uma única tarefa, como observou Daniel Patrick Forrester na Bloomberg Businessweek . No entanto, ele também observa que essa abordagem de tarefa única não é algo que vem naturalmente, e muitas vezes temos que nos treinar para parar a multitarefa.
Como foi?
Logo no primeiro dia, descobri a principal desvantagem desse método: ele leva a uma propensão ao perfeccionismo. Como resultado, você pode perder muito tempo com detalhes, o que pode prejudicar sua produtividade a longo prazo.
Dois outros contras desse método foram filtrados mais tarde naquela semana.
Primeiro, focar em uma única tarefa pode parecer simples, mas não é. Você pode fechar todas as abas do seu laptop e deixar aberta apenas a tarefa relacionada, mas você não pode fazer a mesma coisa com a sua mente - todas as outras coisas que precisam ser feitas continuam flutuando na parte de trás dela.
Em segundo lugar, este método, no seu sentido mais extremo, significa uma exclusão total de todas as outras tarefas durante um dia inteiro, o que pode tornar-se entediante. Para mim, a multitarefa razoável é o que acrescenta alguma dinâmica ao dia de trabalho e me ajuda a ficar interessado.
Eficiência: 77%
Satisfação pessoal: 2/5
Conclusão: Se você não puder escapar da multitarefa, continue fazendo várias tarefas simultaneamente. Só não tente fazer muito de uma só vez - estudos mostram que isso pode fazer seu cérebro encolher, e você provavelmente não quer que isso aconteça.
Dica # 2: faça pausas frequentes
A ideia principal aqui é que fazer pausas durante o dia ajuda você a voltar ao trabalho relaxado e energizado, e assim fazer mais coisas. Estudos sugerem que há uma variedade de proporções ideais de pausa para o trabalho, mas no final não importa se você segue a regra 52:17 ou faz uma pausa a cada 90 minutos, contanto que você saia da sua mesa algumas vezes um dia.
Como foi?
Tudo correu como planejado na segunda-feira; quebrando com freqüência, eu terminei uma quantidade decente de tarefas que estavam na minha lista de tarefas.
Mas então chegou o segundo dia e senti que precisava me forçar a sair da mesa. Além disso, ficou cada vez mais difícil voltar aos trilhos após essas pausas obrigatórias. Depois de ter o mesmo problema durante os dias seguintes, acabei mudando toda a abordagem: em vez de me forçar a quebrar a cada hora, eu fazia uma pausa toda vez que terminava uma tarefa ou simplesmente me sentia presa. Como resultado, houve momentos em que fiz três pausas em uma hora, e às vezes fiz uma “maratona de trabalho” de cinco horas sem descanso. Mas funcionou; Eu fiz as coisas uma por uma sem me sentir sobrecarregada, e isso era o que realmente importava.
Eficiência: 75%
Satisfação pessoal: 4/5
Conclusão: Faça uma pausa sempre que precisar, não quando for necessário.
Dica # 3: criar uma lista de tarefas com tarefas gerenciáveis
Existem várias maneiras de criar sua lista de tarefas. A ideia dessa lista específica é dividir cada tarefa em etapas práticas que você precisa executar para concluir seus projetos. O guru de produtividade David Allen sugere iniciar cada item da sua lista com um verbo para tornar suas intenções mais concretas. Por exemplo, em vez de simplesmente colocar “relatório de cliente” em sua lista, detalhe os itens de ação que serão envolvidos: reúna os dados, analise os dados, escreva o relatório e assim por diante.
Então, você precisa alocar essas tarefas de uma maneira que seja realmente viável. "Uma lista de tarefas diárias deve ser composta de pequenas tarefas que não levam mais de duas horas para serem concluídas", escreve Cody Wheeler, da Lifehack .
Como foi?
A coisa boa sobre este método é que faz você se sentir produtivo. A duração da minha lista de tarefas estava encolhendo, e me senti muito motivador. Além disso, este método também me permite observar as pequenas coisas que fiz como parte de todo o projeto, como a literatura de busca para um post de blog, que geralmente leva muito tempo, mas não dá resultados imediatos que todos podem ver.
No entanto, embora quebrar as tarefas em etapas viáveis seja provavelmente o método mais eficaz que já experimentei, você ainda deve criar sua lista com sabedoria; você não pode incluir todos os detalhes que pretende fazer, mesmo que seja necessário para concluir o projeto. Simplesmente fará sua lista desnecessariamente longa.
Eficiência: 80%
Satisfação pessoal: 5/5
Conclusão: Reduza sua lista para um máximo de seis ou sete tarefas específicas e factíveis por dia. Tarefas únicas que levam menos de 10 minutos para serem concluídas não se qualificam para a lista.
Dica 4: comece com a tarefa mais importante
A idéia deste método é começar com a tarefa mais importante do dia, quando você tem energia mental completa, e depois fazer várias tarefas mais fáceis, à medida que o dia passa e você se torna mais desgastado. Em um artigo para a Fast Company , Rachel Gillett sugere:
“Identifique as tarefas que são importantes e exijam todas as suas capacidades mentais que você adiar até o final do dia, quando suas reservas mentais estiverem baixas. Depois de identificar essas tarefas, reorganize sua rotina para que você possa trabalhar nelas ininterruptamente durante a primeira hora do dia. ''
Como foi?
Para mim, isso não aconteceu como descrito por Gillett. De manhã, eu simplesmente preciso de um tempo para entrar no fluxo de trabalho. Eu poderia fazer algumas tarefas diárias, mas definitivamente nada que "exigisse minhas capacidades mentais completas". Então eu lutei com esse método por um dia e meio até que desisti para finalmente fazer as coisas.
Eficiência: 66%
Satisfação pessoal: 1/5
Conclusão: Encontre seus picos de produtividade (o DeskTime possui uma “Escala de Produtividade” para este propósito), depois programe suas tarefas prioritárias durante esse tempo. Não precisa ser a primeira coisa da manhã - apenas quando seu horário nobre estiver.
Dica de bônus: 2 Beers for Creativity
Em um estudo feito pela Universidade de Chicago, os pesquisadores descobriram que estar ligeiramente intoxicado pode aumentar sua produtividade para tarefas criativas. Enquanto o café está provado para ajudá-lo a realizar tarefas simples, um teor de álcool no sangue de 0, 07 (o equivalente a duas cervejas) foi mostrado para ajudar as tarefas criativas.
Como foi?
Por semanas, eu estava adiando escrever um artigo - eu simplesmente não conseguia entrar no fluxo. Então, uma tarde, recorri a esse experimento de última medida. Bebi a primeira cerveja e depois voltei ao meu computador para trabalhar e casualmente bebi o segundo.
A primeira cerveja funcionou maravilhas; instantaneamente as palavras estavam fluindo, idéias sendo lançadas e as páginas se enchendo rapidamente. Parecia que a cerveja havia desligado minha autocrítica e aberto a porta para minha escrita criativa.
No entanto, a segunda cerveja foi um erro; enquanto bebia, minha capacidade de me concentrar rapidamente se desintegrou.
Eficiência: Bem, o trabalho foi feito, certo?
Satisfação pessoal: 5/5
Conclusão: Ter uma cerveja fez coisas ótimas para colocar idéias no papel, mas não espere poder fazer nada verdadeiramente produtivo depois. Uma cerveja teria sido suficiente para minha tolerância.
