Todo mundo sabe que liderar uma empresa é um dos shows mais difíceis por aí. Seja administrando uma pequena empresa ou uma corporação multinacional, os CEOs precisam gerenciar o tempo, os recursos e as múltiplas demandas, enquanto encontram tempo e espaço para tomar decisões e traçar estratégias que determinem o curso de seus negócios.
O que significa que eles desenvolveram alguns sistemas e truques para maximizar sua produtividade.
Então, por que não podemos roubar alguns movimentos de seus playbooks? Quer você deseje administrar seu próprio negócio ou deseja ser mais produtivo em seu trabalho atual, confira a lista de dicas comprovadas por CEOs que você pode aplicar em qualquer aspecto de sua vida.
1. Faça pausas a cada 90 minutos
Tony Schwartz, presidente do Energy Project, sugere intervalos a cada 90 minutos para maximizar sua produtividade. O motivo? Os corpos humanos têm um ciclo de energia que opera em intervalos de 90 minutos ao longo do dia. Quando trabalhamos em algo por uma hora e meia ou mais, é natural que nossos níveis de alerta diminuam e nossa atenção vagueie ou nos sentimos sonolentos (ou começamos a verificar o Twitter ou o Facebook).
O segredo contra-intuitivo para um ótimo desempenho sustentável é viver como um velocista. Na prática, isso significa trabalhar na sua maior intensidade pela manhã, por não mais do que 90 minutos de cada vez, e depois fazer uma pausa.
Então, da próxima vez que seus olhos estiverem brilhando, em vez de pegar outra xícara de café, afaste-se do seu trabalho por alguns minutos. Você pode se surpreender com o quanto você será feito a longo prazo.
2. Torne-se Ininterrupto Às vezes
Não há nada mais frustrante do que finalmente entrar na zona de trabalho em um grande projeto e, em seguida, ser interrompido por um colega de trabalho ou chefe que cai em sua mesa. Pior, a pesquisa mostra que pode levar até 25 minutos para voltar à pista após uma interrupção.
E é exatamente por isso que Andrew Marsh, CEO da Fifth Column Games, desenvolveu um sistema para garantir que todos em seu escritório possam trabalhar sem serem interrompidos. Colocando um “cone de silêncio” em suas mesas, os funcionários têm um símbolo tangível que diz que eles não devem ser perturbados a menos que seja uma emergência.
Eu uso o cone do silêncio quando estou trabalhando em um projeto complexo no qual preciso me concentrar. Ser capaz de se concentrar intensamente sem interrupção é uma ferramenta de produtividade valiosa para todos na Fifth Column Games.
Se você precisa manter o foco em tarefas intensas por algumas horas por dia ou se está trabalhando em um grande projeto, usar um sistema que informe às pessoas isso fará com que elas tenham o hábito de enviar um email para tarefas não urgentes. em vez de cair na sua mesa.
3. Gerencie sua energia, não apenas o seu tempo
Você sabe que é importante orçamentar seu tempo com sabedoria - mas, na verdade, pode ser mais eficaz gerenciar também sua energia. Nossa própria CEO, a co-fundadora da Muse, Kathryn Minshew, é uma fã de otimizar seu dia de trabalho fazendo suas tarefas mais intensivas de concentração durante suas horas de ponta, aquelas horas douradas quando seus níveis de energia estão no máximo. As reuniões, por outro lado, são algo que ela evita durante essas horas e economiza para outras ocasiões do dia.
Eu acho que tem sido imensamente útil para eu prestar atenção quando no dia eu sou mais produtivo (que horas, sob quais condições) e agressivamente guardar esse tempo para trabalho focado.
Se você for uma pessoa matutina, faça as tarefas mais importantes logo de início e salve as tarefas tediosas e insensatas para o final do dia, quando sua energia estiver diminuindo. Não sabe quais são seus horários de pico? Experimente o mapeamento de energia para descobrir e aproveitar ao máximo seu dia de trabalho.
4. Não seja um escravo para e-mail
Gina Trapani, fundadora do ThinkUp, é fã de verificar e-mails somente em horários específicos do dia. Por quê? Em vez de achar que você precisa responder aos e-mails no minuto em que eles acessam sua caixa de entrada, economize tempo e mantenha o foco definindo uma agenda para verificar e responder a e-mails (por exemplo, uma vez pela manhã e uma vez no final do dia ).
Encerre o Outlook, desative novas notificações de e-mail no seu BlackBerry, faça o que tiver que fazer para abafar a interrupção do e-mail.
Dependendo da sua posição, isso pode não parecer uma opção - especialmente se seu chefe ou colegas confiarem em você para obter respostas rápidas. Mas você pode se surpreender com o apoio que as pessoas terão em sua nova estratégia de produtividade quando você explicar a elas. Tim Ferriss, autor de The Four Hour Work Week , sugere o envio de e-mails a colegas para alertá-los sobre sua nova agenda de e-mails, explicando que a razão por trás disso é aumentar sua produtividade e pedir que eles liguem para assuntos urgentes. Você também pode configurar um autoresponder com uma mensagem explicando quando você verificará o e-mail novamente e como as pessoas podem entrar em contato com você, se isso for importante enquanto isso.
5. Mantenha seus e-mails curtos e agradáveis
Os CEOs também não têm tempo para ler e-mails novos - ou escrevê-los. Andrew Torba, co-fundador da Kuhcoon, chega a ponto de, às vezes, escrever uma palavra e-mails e sugere tratar seus e-mails como se tivessem o mesmo limite de 140 caracteres do Twitter.
Desafie-se a pensar de forma crítica e eficiente ao se conectar via e-mail ou qualquer outra forma de comunicação.
Ao manter os e-mails curtos e diretos, você não apenas economizará muito tempo de escrita, mas também poupará muito tempo de leitura para seus colegas de trabalho. Se o seu problema for muito complexo para um e-mail curto, programar uma chamada telefônica breve (de 5 a 10 minutos) pode ser muito mais eficiente do que uma longa troca de e-mails.
6. Delegado, Delegado, Delegado
É fácil ficar sobrecarregado sentindo que você tem que fazer tudo sozinho. Delegar, no entanto, é uma das melhores maneiras de gerenciar seu tempo. Passar projetos para outros membros da equipe aclara sua carga e permite que você se concentre nos projetos que faz melhor. O empreendedor Daniel Tan Kh leva isso um passo além, e aconselha não apenas delegar as tarefas, mas realmente confiar que o novo proprietário assumirá total responsabilidade por fazê-las.
A delegação é o combustível mais importante para a produtividade.
Delegar não significa tentar sair do trabalho - mas se você tem muito a seu favor, delegar uma de suas tarefas para outro membro de sua equipe pode ajudar a dedicar mais atenção a seus projetos mais urgentes. Não tem um colega de trabalho que possa assumir sua tarefa? Matt DeCelles, empreendedor em série, sugere terceirizar suas tarefas temidas a um freelancer no Fiverr.com.
Lidar com sua lista de coisas a fazer às vezes pode parecer impossível, mas se você tentar fazer essas pequenas mudanças com os mestres, ficará surpreso com o quanto você pode conseguir durante seu dia de trabalho.
