Quando penso em limpezas de primavera, penso no meu closet - e no quanto eu realmente preciso passar por isso: para limpar as coisas que não usei durante toda a temporada, encontrar uma boa, fora do caminho local para coisas que não uso com frequência e organizo todo o resto em algum sistema que faça sentido.
Mas eu vou ser honesto: se eu quero abordar a área da minha vida que é a maior confusão, eu deveria realmente limpar meu e-mail.
Soa familiar? Eu acho que sim. Então, este ano, eu apresentei algumas dicas para limpar o seu closet - e como aplicá-las na sua caixa de entrada.
1. Limpar o que há nas costas
Quando se trata de e-mails, os mais novos sempre chamam a atenção. Então, se você for à primavera, o melhor lugar para começar é com suas mensagens não lidas mais antigas. Mesmo que você responda apenas aos três e-mails mais antigos, você se sentirá como se tivesse feito algum progresso, porque esses são os que vêm acumulando poeira (e realmente precisam ser respondidos ou arquivados).
2. Declutter, e jogue algumas coisas para fora
Assim como no seu closet, você ficará mais feliz com sua caixa de entrada se ela tiver apenas o que você precisa. Na verdade, estudos mostram que diminuir a quantidade de e-mails diários que você recebe terá um impacto real nos níveis de gerenciamento de tempo e estresse.
Portanto, tome essas primeiras semanas da primavera como uma desculpa para limpar o que você não precisa mais. Boletins informativos que você nunca leu na realidade, notificações de sites de mídia social que nem sequer analisa, listas de discussão que não são mais úteis para você - tudo isso é um jogo justo.
Não tem certeza de como começar a identificar esses desordem na caixa de entrada? Tente isto:
- Procure por "desinscrever-se" para enviar boletins informativos de onde você pode sair.
- Veja sua lixeira em busca de e-mails que ainda não foram lidos. Se você o apagou sem olhar para ele, é provável que você não precise dele em primeiro lugar.
- Pesquise "de: sem resposta" para descobrir e-mails automáticos de empresas (prefiro e-mails de pessoas reais).
À medida que você passa por cada etapa, cancele a inscrição de tudo que não lê ou precisa.
3. Não é necessário diariamente? Coloque em outro lugar
Depois de decidir quais boletins informativos e panlists você definitivamente deseja manter, considere a criação de pastas específicas (ou o que chamo de "caixas de entrada com temas") nas quais os e-mails não essenciais ocorrem automaticamente, em vez de aparecer na sua caixa de entrada.
Ao filtrar esses e-mails por tipo e torná-los facilmente acessíveis sem estar sempre à sua frente, você assume o controle: você verá ofertas no Fab.com e novos estilos no Banana Republic quando quiser , não quando eles Decida entrar em sua caixa de entrada. Você vai descobrir novos seguidores no Twitter quando decidir que está na hora da pausa nas mídias sociais. Você entendeu a ideia.
Antes de começar a usar filtros, decida seus temas. Ao olhar para a minha caixa de entrada para infratores que desperdiçam tempo, decidi que os três grandes eram: panlists, mídias sociais e boletins informativos. Crie novos rótulos para cada um deles.
Sugestão: inicie a etiqueta com um asterisco para a colocar no topo das suas etiquetas, garantindo que não se esqueça de as verificar (por exemplo, “* Social media” em vez de “Social Media”).
Em seguida, configure seus filtros para que os e-mails relevantes sejam direcionados diretamente para suas "caixas de entrada temáticas". As etapas do Gmail para configurar filtros são:
- Clique na seta para baixo na caixa de pesquisa. Uma janela que permite especificar seus critérios de pesquisa será exibida.
- Digite seus critérios de pesquisa. Se você quiser verificar se sua pesquisa funcionou corretamente, clique no botão de pesquisa.
- Clique em "Criar filtro" na parte inferior da janela de pesquisa.
- Escolha a (s) ação (ões) que você deseja que o filtro execute. Nesse caso, selecione “Ignorar a caixa de entrada (Arquivar)” e “Aplicar o rótulo:” ao criar seu filtro.
- Clique no botão "Criar filtro".
Agora, todos esses e-mails de [email protected] vão direto para minha caixa de entrada temática "* Newsletter" para verificar quando estou no modo de compras on-line. Recomendo definir as configurações de rótulo da caixa de entrada com o tema como "Exibir se não foi lida" para realmente se beneficiar dessa estratégia "fora da vista, fora da mente". E, embora as instruções acima se apliquem especificamente ao Gmail, muitos outros sistemas de e-mail oferecem funcionalidade semelhante de rotulagem e classificação.
Revisar sua caixa de entrada leva algum tempo, mas eu prometo, vale a pena. Assim como um closet limpo ajuda a encontrar as coisas que você está procurando, uma caixa de entrada organizada garante que você gaste tempo e energia nos e-mails que realmente precisa ler.
Feliz spring cleaning!
: Spring Clean Your Cubicle!
