As chances são de que sua caixa de entrada é muito parecida com aquela cesta abandonada de coisas na parte de trás do seu armário. Você sabe que está morrendo para ser eliminado (e está abrigando muitas surpresas ocultas), mas a ideia de enfrentar essa tarefa é impressionante. E quem tem seis horas livres para gastar com algo assim?
Mas organizar seus e-mails não precisa durar o dia todo - na verdade, você pode fazer isso em apenas uma hora, se reservar um tempo para isso.
Minutos 1 a 10: Limpar o lixo
Defina um horário de 10 minutos e inicie a exclusão em massa (ou o arquivamento) de todas as mensagens que você sabe que não precisa, como notificações de contas de redes sociais, lembretes de eventos passados, confirmações de entregas que você já recebeu, boletins informativos já lidos (ou nunca lerá) e e-mails que não são mais relevantes.
Você pode tornar isso mais fácil pesquisando em sua caixa de entrada por remetentes ou linhas de assunto comuns (por exemplo: notificações do LinkedIn) e excluindo vários itens de uma só vez.
Minutos 10 a 30: criar pastas e rótulos
Agora é hora de organizar as mensagens deixadas que não precisam de nenhuma ação, mas que você precisa ou quer manter.
Existem tantos sistemas de pastas quanto usuários de e-mail, mas é fácil tentar criar uma pasta para qualquer tópico ou tipo de e-mail com várias mensagens relacionadas a ele. Então, isso poderia significar pastas como: recibos, projetos, viagens e assim por diante. Você sempre pode adicionar e adaptar pastas enquanto aprende o que funciona melhor para você.
Para acelerar esse processo, você pode até criar uma pasta “Para arquivar mais tarde” para qualquer coisa que não tenha certeza e uma pasta “Cancelar inscrição” para qualquer coisa que não queira mais. Dica: essas são ótimas pastas para classificar quando você tem cinco minutos entre as reuniões.
Oh! E se você quiser se organizar ainda mais, experimente alguns rótulos (chamados de “categorias” pelo Outlook) para adicionar mais informações às suas mensagens. Você pode ter vários marcadores em um e-mail ou até várias camadas de marcadores. Assim, esse e-mail na pasta "Viagem" pode ter uma etiqueta principal de "Nova York 2018" e submarcações de "Voos" e "segunda-feira".
30 a 50 minutos: use a regra de dois minutos ou faça uma lista de tarefas para os e-mails que precisam de ação
Os e-mails que você tem agora devem ser apenas aqueles que precisam de ação. Se a ação puder ser concluída em menos de dois minutos, faça isso agora. Se você precisar de mais tempo para cuidar da mensagem, adicione-a à sua lista de tarefas com uma notificação para lembrá-lo de fazê-lo. Em seguida, arquive o email para manter sua caixa de entrada limpa (você ainda poderá pesquisá-lo mais tarde).
Se você não é um criador de listas, pode usar o novo recurso de adiamento do Gmail para que o e-mail seja exibido na sua caixa de entrada quando você estiver pronto para lidar com ele. Ou, se você é um usuário do Outlook, o recurso de acompanhamento permite que você faça o mesmo.
Minutos 50 a 60: atualize suas configurações para facilitar a manutenção
Parabéns pela caixa de entrada mais organizada do mundo! OK, não é a caixa de entrada mais organizada do mundo, mas sua melhor caixa de entrada ainda.
Mas não deixe a festa continuar por muito tempo ou você vai encontrá-lo enchendo novamente. Você pode evitar isso configurando filtros que classificarão automaticamente as mensagens recebidas para que você não precise fazer isso.
Meu filtro favorito é para boletins informativos e oferecem e-mails que eu realmente quero ler, mas nem sempre tenho tempo para a hora certa quando eles entram. Em vez disso, eu configurei um filtro no Gmail que os envia para uma pasta "Read Later". (O Outlook tem sua própria versão de filtros chamada "regras" que podem fazer um trabalho pesado para você.)
Você também pode considerar a possibilidade de configurar uma resposta automática para o seu Gmail ou Outlook quando não puder responder a e-mails tão rápido quanto faria normalmente (como se estivesse em uma conferência, trabalhando em horários incomuns ou de férias) .
E, para realmente visualizar suas mensagens, você pode ativar e aprender alguns atalhos de teclado para o Gmail ou o Outlook.
Após essa limpeza, você se livrará dessa sensação incômoda de que perdeu uma mensagem ou que sente que precisa enfrentar uma caixa de entrada cheia todas as manhãs. Na verdade, você pode até estar pronto para migrar para organizações de e-mail mais avançadas, como aproveitar o novo Gmail, usar extensões do Google Chrome ou experimentar essa ferramenta Inbox AI.
Ou, no outro lado, se você acha que ainda tem muito trabalho a fazer - comece a separar 20 minutos por semana para lidar com esses passos, um de cada vez. Faça isso por algumas semanas e você se encontrará com uma caixa de entrada que realmente facilita sua vida.
