"Pizza está aqui!"
É assim que você deve começar sua próxima reunião, de acordo com Jeff Bezos, CEO da Amazon.
Ao considerar quantos funcionários devem vir, Bezos tem uma rígida “Regra de duas pizzas” - em outras palavras, se todos não tivessem algumas fatias de torta, muitas pessoas viriam.
A teoria é que reduzir os participantes de uma reunião ao essencial é vital para a produtividade. No caso de Bezos, isso significa que a lista de convidados geralmente oscila entre cinco e oito.
É claro que limitar uma reunião às oito não funcionará para cada organização ou tipo de reunião. A Two Pizza Rule é ideal para, digamos, sessões de brainstorming e resolução de problemas, onde a qualidade é muito mais importante que a quantidade. Também é ótimo ter em mente ao realizar reuniões de tomada de decisão, porque ao tentar chegar a um acordo, é fácil ter uma situação de muitos cozinheiros.
Por outro lado, a reunião de compartilhamento de informações unidirecional deve ser atendida por qualquer pessoa para a qual a informação seja relevante. Por exemplo, uma atualização sobre o progresso da empresa e metas futuras deve incluir definitivamente toda a empresa. Da mesma forma, se você estiver tentando descobrir uma estratégia de vários departamentos, um representante de todos os departamentos deve estar lá - mesmo que isso signifique pedir um bolo extra ou dois.
Em qualquer caso, no entanto, uma regra como Bezos é boa porque força você a reavaliar suas políticas de reunião. Muitas reuniões são improdutivas por causa de suas listas de convidados infladas. Mas se você pensar na lista de convidados antes do tempo e se certificar de que pode justificar o motivo de participação de cada pessoa, suas reuniões serão transformadas. Produtividade garantida.
