Me chame de louco, mas eu sempre preferi dormir à cafeína. Mas com horários erráticos e prazos apertados, dormir seis ou mais horas por noite não é tarefa fácil para um consultor - basta perguntar a qualquer um dos meus colegas viciados em refrigerante e café. Entre um trabalho exigente e uma vida doméstica ainda mais exigente, passei muito tempo tentando vários hacks de produtividade para aproveitar o máximo possível de cada dia.
Minha ferramenta favorita para fazer as coisas? O temporizador de 10 minutos no meu celular.
Minha "regra dos 10 minutos" é bastante simples: todas as tarefas da sua lista de tarefas não devem demorar mais de 10 minutos para serem concluídas. Se levar mais de 10 minutos, você deve dividi-lo em tarefas menores ou delegá-lo a outra pessoa. A chave para essa regra está em aplicá-la, o que significa definir o cronômetro no seu telefone para disparar na marca de 10 minutos. O nível de velocidade e foco que isso traz para o seu dia é nada menos que surpreendente.
Quando eu desafio minhas equipes a colocar a regra dos 10 minutos em ação, eu geralmente me encontro com ceticismo. Perguntas como: “Isso é loucura - posso realmente construir esse modelo Excel grande em incrementos de 10 minutos?” E “Você está me dizendo que faz isso em sua vida doméstica também, tomando chuveiros de 10 minutos e fazendo exercícios de 10 minutos? Abundam. (A resposta para ambas as perguntas, a propósito, é "sim!")
Quer dar uma chance? Aqui estão três dicas para fazer a regra de 10 minutos funcionar para você.
1. Delegado
De longe, o meio mais eficaz de encontrar tempo adicional no seu dia é terceirizar as coisas em sua lista de tarefas que alguém pode facilmente fazer em 10 minutos ou menos. Por exemplo, eu tenho um colega muito bem sucedido e respeitado, que afirma que o seu sucesso é que ele “diz 'sim' a tudo, mas só executa as tarefas que só ele pode fazer melhor.” Todo o resto, ele delega.
Delegar não é tão fácil quanto parece. Pode ser difícil abandonar uma tarefa quando você tem medo de que o trabalho de outra pessoa não seja tão bom quanto o seu. É útil lembrar que “feito é melhor do que perfeito”, e a única maneira de você seguir em frente em sua carreira é se deixar as coisas que você domina e assumir novos desafios. Outra mudança de mentalidade que me ajudou foi perceber que delegar cria oportunidades para os outros. Agora eu penso ativamente sobre quais tarefas e projetos eu posso criar para minha equipe que irão ajudá-los a aprender, crescer e avançar em suas carreiras (o que convenientemente ajuda a limpar meu prato também). (Aqui estão mais algumas dicas de delegação.)
Um dos desafios que mais vejo com pessoas que têm problemas para delegar - especialmente em cargos de nível de entrada - é que eles esquecem que podem e devem delegar. Se você se sentir desconfortável ao pedir a um supervisor ou superior para fazer algo, tente o seguinte: Comece apontando o que você está fazendo e posicione seu “pedido” como um pedido de ajuda. Por exemplo, em vez de "Preciso que você chame os líderes da equipe", poderia dizer "Estou trabalhando para extrair os dados para essa análise - seria possível que você me ajudasse chamando os outros líderes da equipe?"
Como gerente, posso dizer-lhe que muitas vezes me vejo implorando às minhas equipes para delegar algo para mim, e adoro quando elas criam oportunidades para eu ajudar.
2. Encontre a tarefa fácil de 10 minutos
Você pode ser cético a princípio, mas simplesmente mudando a forma como você enquadra suas tarefas, você verá que praticamente tudo pode ser dividido em tarefas de 10 minutos. Você precisa pesquisar um novo tópico? Comece com 10 minutos nos artigos de notícias de varredura do Google, seguidos de 10 minutos anotando tudo o que você sabe e as primeiras perguntas que ainda precisa responder e 10 minutos ligando para as pessoas para obter dicas sobre como responder às perguntas abertas. você foi experiente o suficiente para perceber que o telefonema é uma forma de delegação!).
Voilà! Você acabou de espremer uma tarefa que pode ter permanecido em horas em 30 minutos.
Essa abordagem funciona depois de horas também. Eu tenho um colega que ficou tão intrigado com a regra dos 10 minutos e como isso a ajudou durante as horas de trabalho que ela decidiu tentar em casa. Ela tirou seu temporizador por algumas manhãs para cronometrar sua rotina de pré-trabalho, e com um banho de 10 minutos, café da manhã de 10 minutos, etc., ela descobriu que era capaz de reduzir seu tempo padrão de “ficar pronto” em para cobiçado sono em vez disso. Ela nunca tinha pensado que era possível tomar banho em 10 minutos, até que ela tentou e percebeu que era realmente muito fácil!
3. Use esse temporizador
Usar seu temporizador é uma parte crítica da regra, então não esqueça. Como todos no mundo dos negócios sabem, "fazemos o que medimos".
Isso também vale para a regra dos 10 minutos: você deve usar um temporizador ou relógio para saber quanto tempo está gastando com as coisas. Os smartphones facilitam isso com seus aplicativos de timer integrados, mas qualquer relógio com um ponteiro de minutos serve. Faça o que fizer, não adivinhe - porque se os seus aproximadamente 10 minutos sempre se tornarem 20, você não está maximizando sua produtividade.
Às vezes, você gasta menos de 10 minutos em uma tarefa (mais tempo de volta - yay!), E às vezes o alarme tocará e você ainda estará ao telefone (não, não estou sugerindo que você desligue quando o alarme disparar). Não se sinta mal por atropelar - apenas tome nota disso na próxima vez.
Por exemplo, se um colega de trabalho tende a divagar, prefira sua próxima conversa dizendo que você tem 10 minutos para debater. E se você realmente precisar de mais tempo? Isso também é bom: acompanhar o tempo gasto fornecerá informações sobre como você trabalha, para que você possa planejar melhor seu dia da próxima vez.
A Regra de 10 Minutos em Ação
Um dos meus exemplos favoritos dessa regra em ação ocorreu há alguns anos, quando uma equipe em que eu estava trabalhando recebeu o temido telefonema das 4 da tarde de um cliente redirecionando o trabalho que apresentaríamos na manhã seguinte. Ugh, muito para uma noite relaxante!
Havia dois grandes trabalhos envolvidos, então dividimos nosso time de quatro no meio. Cada uma de nossas duas subequipes tinha aproximadamente o mesmo número de slides do PowerPoint para renovar, com quantidades semelhantes de análise, portanto, deveria levar aproximadamente o mesmo tempo para ser concluído.
Eu disse ao meu colega de equipe que eu realmente queria terminar às seis da tarde para que pudéssemos jantar, e ele concordou, mas duvidou da nossa capacidade de fazê-lo. Então, calculamos as páginas, divididas pelas duas horas restantes, e descobrimos que, se conseguíssemos uma taxa de 10 minutos por página, teríamos tempo suficiente para concluí-la - além de um buffer para qualquer coisa que se provasse ser particularmente complicado. Reenergizado, dividimos as páginas, configuramos o temporizador e começamos a pôr em marcha. Para fazer um jogo com isso, mantivemos um registro no quadro de quantas páginas cada um de nós completou sob ou ao longo da marca de 10 minutos.
Às seis da tarde, já estávamos acabados - e nos sentindo muito bem com isso. O outro time que não usou a regra de 10 minutos? Eles terminaram por volta das 9.
O desafio está ligado. Para sua próxima tarefa hoje, pegue seu temporizador e experimente você mesmo. O tempo está passando!
