A maioria de nós já esteve lá: você tem oito milhões de coisas para terminar, mas nada parece ser feito. Você faz a lista de tarefas após a lista de tarefas e sente que está adicionando mais itens à lista do que está fazendo check-off. Isso significa que você é péssimo no gerenciamento do tempo ou é outra coisa?
Aqui está um fato aterrorizante (mas estranhamente reconfortante): um gritante 89% das pessoas não terminam regularmente suas listas de tarefas diárias. Então, não se preocupe, você não está sozinho!
Outra razão para não se preocupar: existem estratégias simples que você pode empregar para fazer mais e tornar sua lista de tarefas mais fácil de gerenciar. Aqui está um resumo das nossas melhores dicas de listas de tarefas, porque é hora de se tornar um desses 11% que realmente terminam o que se propõem a fazer.
1. Tome a regra 1-3-5 a sério
Ao longo do dia, é fácil se envolver com as pequenas coisas que surgem. Claro, você realmente queria terminar o gigantesco relatório do comitê que está pesando em você há semanas, mas você só precisa preencher sua lista de tarefas com mais 17 coisas que precisam da sua atenção imediata.
Ou eles?
É aqui que a regra 1-3-5 é útil: mapeando uma coisa grande, três coisas médias e cinco coisas menores que você quer fazer naquele dia (e, sim, geralmente é o número de tarefas que você pode razoavelmente fazer). terminado em um dia), você saberá instantaneamente onde estão suas prioridades (e o que pode esperar). E se priorizar é, de fato, seu maior problema quando se trata de produtividade, isso o ajudará a melhorar.
Se você trabalha em um trabalho em que as coisas realmente surgem e precisam ser tratadas o mais rápido possível, deixe um de seus meios e um ou dois de seus pequenos espaços abertos todos os dias para preencher as necessidades imediatas mais importantes.
Para tornar isso ainda mais fácil, criamos uma planilha muito simples (e bonita) para você mapear seus itens 1-3-5, que você pode baixar aqui.
2. Use o método Eisenhower
Alex Honeysett faz um ótimo desdobramento do Método Eisenhower, mas a essência é que você precisa começar a entender duas coisas sobre cada uma das suas tarefas: Qual é a importância e quão urgente é isso? A grande lição aqui é que o importante nem sempre é urgente e vice-versa.
A ideia de priorizar tarefas pode ser assustadora (especialmente se você não sabe onde suas prioridades devem estar), então este sistema cria uma grade muito simples para basear sua lista de tarefas. Procure as coisas que são urgentes e importantes e faça isso primeiro. Não gaste seu tempo se preocupando com coisas que parecem urgentes, e bloqueie partes específicas do tempo em sua programação para aquelas que são importantes, mas que não precisam ser feitas naquele exato momento. E qualquer coisa que você determine não é urgente ou importante? Faça tudo o que puder para tirar isso da sua lista de tarefas muito completa.
3. Comprometa-se com apenas um aplicativo de lista de tarefas pendentes
Uma vez uma boa amiga me queixou sobre como ela nunca conseguiu chegar perto de fazer sua lista de tarefas, e assim que abriu o computador eu vi o porquê: ela tinha nove diferentes níveis de produtividade ou listas de tarefas. aplicativos indo ao mesmo tempo em sua área de trabalho!
Muitas pessoas cometem o erro de pensar que o termo "quanto mais, melhor" se aplica a aplicativos (especialmente os de produtividade), mas para a grande maioria das pessoas, isso não acontece. Você passará metade do seu dia mexendo com tudo, e não há como aprender os detalhes de cada aplicativo.
Em vez disso, reserve um pouco de tempo para examinar suas opções de aplicativos de produtividade (veja uma boa lista para começar) e escolha apenas uma para confirmar. Faça o download, leia os recursos e passe um mês inteiro usando apenas esse aplicativo para suas necessidades de listas de tarefas. Você ficará chocado com o quanto mais você será capaz de fazer quando não estiver mexendo com tantas coisas diferentes o tempo todo.
4. Seja específico sobre o que cada Item da Lista de Tarefas Implica
Você não deve dar a mesma quantia de peso para preencher um relatório que levará cinco horas para escrever e enviar um e-mail que precisa de apenas dois minutos do seu tempo. Em vez disso, divida os passos que cada item da lista de tarefas requer até que todos tenham o mesmo tempo e esforço (um especialista sugere que cada tarefa não leve mais de 10 minutos) e pense neles como sua tarefa a fazer. lista de itens.
Ao realmente visualizar quanto trabalho tudo vai levar, é mais fácil planejar o restante de sua lista de tarefas e sua agenda diária de acordo. Embora apenas “escreva o relatório do comitê” possa parecer fácil, traçar os seis passos que o acompanham fará com que você bloqueie a quantidade certa de tempo e mova outros itens da lista de afazeres para uma data posterior, se necessário. .
5. Crie uma lista "Concluída"
Eu tenho um amigo que adere a uma clássica lista de tarefas de papel e caneta, e uma das razões pelas quais ela gosta tanto é que ela adora a aparência de ter itens cortados em uma folha de papel depois de um longo dia. Há um senso de realização que não existe com muitos aplicativos de listas de tarefas.
Criar uma lista de “Pronto” (mais sobre isso aqui) não só lhe dá o mesmo senso de realização quando você é capaz de olhar para trás em tudo que você fez naquele dia, mas se você der uma olhada na lista e perceber que você realmente Não consegui nada, é também uma grande chamada de despertar que você precisa para reorientar e repensar o que você está fazendo o seu dia.
Tenha em mente ao tentar qualquer novo truque de produtividade que leve tempo para ajustar, então se as coisas não parecem estar funcionando depois de um dia, não desista. Dê qualquer novo truque de lista de tarefas pelo menos um mês. Você será uma máquina de produtividade em pouco tempo!
