O LinkedIn divulgou uma pesquisa no ano passado, revelando que nossas listas de tarefas profissionais precisam urgentemente de uma reformulação. Acontece que não somos tão bons em “fazer” as coisas que dizemos a nós mesmos que precisamos fazer. Na verdade, quase 90% dos profissionais admitiram que não conseguem realizar todas as tarefas em sua lista de tarefas até o final de um dia de trabalho normal.
Então, se você está cansado de lidar com as mesmas coisas por fazer todos os dias, é hora de mudar isso. Aqui estão cinco truques para aumentar a sua produtividade e ajudar você mesmo a passar pela sua lista.
1. Mantenha uma lista de tarefas única para o trabalho
Sejamos honestos: se você quisesse ter uma visão completa de tudo o que tinha que fazer para o trabalho agora, é bem provável que não possa encontrar tudo em uma única lista. Em vez disso, você tem alguns post-its aqui, um rascunho salvo em seu email, stickies ou arquivos de texto em seu computador e talvez um ou dois aplicativos em seu telefone.
E embora seja geralmente uma boa prática separar trabalho e diversão, ter um único lugar para suas tarefas relacionadas ao trabalho é uma obrigação. Então escolha seu método de escolha e comece a consolidar. Pode ser em qualquer lugar: uma lista manuscrita dentro de seu planejador confiável, um documento que você mantém em sua área de trabalho ou um aplicativo em seu telefone .
No entanto, certifique-se de que você possa adicionar à sua lista de qualquer lugar, o que significa que, se usar um aplicativo de desktop, você precisará configurar um sistema para capturar tarefas feitas fora do computador, como atribuições obtidas enquanto em uma reunião. Pessoalmente, gosto de anotá-las em notas adesivas e, em seguida, excluir ou lançá-las quando as transferi para a lista principal.
2. Siga a regra 1-3-5
Agora que você tem uma lista abrangente de tudo que precisa fazer para o trabalho, você deve definir uma lista de tarefas diárias. Em qualquer dia, suponha que você só pode realizar uma grande coisa, três coisas médias e cinco pequenas coisas. (Nota: se você passa a maior parte do seu dia em reuniões, talvez seja necessário rever um pouco isso.) Antes de sair do trabalho, reserve alguns minutos para definir seu 1-3-5 no dia seguinte, para que esteja pronto para bater no chão correndo de manhã. Se a sua posição é aquela em que cada dia traz muitas tarefas inesperadas, tente deixar uma mídia e duas pequenas tarefas em branco, em preparação para as solicitações de última hora do seu chefe.
Sim, sei que pode ser difícil restringir sua lista de tarefas a 1-3-5, mas é importante priorizar. Goste ou não, você só tem tantas horas no dia e você só vai conseguir um número finito de coisas. Forçar-se a escolher uma lista 1-3-5 significa que as coisas que você faz são as coisas que você escolheu fazer - em vez do que aconteceu.
Planejar com antecedência assim também significa que você poderá ter conversas mais informadas com seu gerente quando ele lançar algo novo em você que precise ser feito imediatamente, bem como as ferramentas para priorizar novamente seu outro trabalho. Por exemplo, quando uma apresentação surpresa cai no seu colo, tente: "Claro, posso conseguir isso até as 15h, mas os relatórios do primeiro trimestre não estarão prontos até amanhã, já que planejei trabalhar nisso hoje "
Confira nossa lista de tarefas 1-3-5!
3. Complete uma Tarefa Significativa antes do almoço (a sua menos favorita, se possível)
Eu admito que este é difícil para mim, mas funciona. Faça uma de suas tarefas grandes ou médias e resolva-a logo de manhã, antes de enviar um e-mail, mesmo que puder. Não há melhor sensação do que passar por uma tarefa difícil antes do almoço. Autor Brian Tracy chama isso de "comer seu sapo", adaptado da famosa citação de Mark Twain: "Coma um sapo vivo na primeira hora da manhã e nada pior vai acontecer com você o resto do dia."
Meu co-fundador, Kathryn, muitas vezes define seus "sapos" à noite para se preparar para o dia seguinte; com isso, ela está preparada para enfrentá-los de manhã, e isso a impede de realizar tarefas menos agradáveis por muitos dias.
4. Use seu calendário como uma lista de tarefas
Se você acha que sempre superestima o quanto pode ser feito em um dia, uma abordagem eficaz é colocar suas tarefas no calendário, como em uma reunião. Em vez de delinear suas tarefas diárias em uma lista, programe-as, deixando tempo suficiente para cada uma delas. O envio das informações de confirmação do W2 para o RH pode levar 15 minutos, enquanto a preparação da estratégia do primeiro trimestre para sua equipe pode exigir algumas horas. O importante é ser realista.
Quando você tentar essa abordagem, também certifique-se de bloquear o tempo em seu calendário para recuperar o atraso em e-mails, brainstorming ou outras tarefas importantes, mas não entregáveis. Por exemplo, tente bloquear uma hora da manhã e uma hora da tarde para trabalhar na caixa de entrada, e não gaste tempo tentando manipular e-mails no momento em que eles chegam, quando você realmente planejava trabalhar em outra coisa.
5. Reduzir Reuniões para Aumentar o Tempo Produtivo
Finalmente, se você acha que realmente não pode fazer o que acha que deveria conseguir em um dia, apesar de todos os conselhos acima - considere se você está sofrendo de reunião.
Como o economista John Kenneth Galbraith disse uma vez, "as reuniões são indispensáveis quando você não quer fazer nada". Na verdade, várias pesquisas feitas sobre o assunto chegaram a conclusões semelhantes de que em algum lugar entre um quarto e metade do tempo gasto em reuniões é um desperdício, para não mencionar que você não pode realmente fazer suas outras tarefas enquanto está sentado falando com outra pessoa.
A solução: limite suas reuniões. Antes de agendar uma reunião, pense se isso poderia ser resolvido com um e-mail ou telefonema primeiro, ou entrando no escritório de alguém por alguns minutos. Se uma reunião for necessária, liste os principais itens da agenda para determinar os participantes necessários e o menor tempo possível para agendar. E sim, é totalmente normal agendar uma reunião de 20 minutos, não é necessário arredondar para 30! Se você precisar de reuniões, tente agrupá-las para deixar grandes períodos ininterruptos de tempo durante o dia para que o trabalho real seja realizado.
Sim, a reorganização e o planejamento antecipado são ambos investimentos iniciais - mas pense em como você ficará feliz quando realmente tiver uma lista de tarefas do dia inteiro cortada. Então organize-se, faça todas as suas tarefas em um só lugar, minimize suas distrações e comece a conquistar essa lista (de um dia)!
