Como gerente, um dos recursos mais importantes que você tem é um executivo ou assistente administrativo. Ele ou ela pode manter seu escritório em ordem, sua agenda no caminho certo e tirar algumas das tarefas diárias do seu prato.
Mas, sua eficácia tem muito a ver com você - como você a treina, compartilha suas expectativas com ela e dá seu feedback. É preciso pensar e planejar para criar um ambiente em que um assistente possa fazer bem o seu trabalho (especialmente para aqueles que já estão acostumados a fazer tudo sozinhos!).
Então, se você é novo no gerenciamento ou não, aqui estão alguns bons lembretes sobre como aproveitar ao máximo este recurso valioso.
1. Arme-o para o sucesso
Seu assistente administrativo está lá para facilitar sua vida - mas ela não será capaz de fazer isso a menos que saiba exatamente como ela pode ajudar. Desde o início, certifique-se de dar tempo, treinamento e recursos suficientes para ela se destacar. Forneça instruções sobre o que você precisa e quando você precisa, junto com exemplos concretos do que você está procurando. Isto é especialmente verdadeiro se o seu assistente é novo - mas reconheça que, mesmo que ela seja uma veterana, você pode querer que as coisas sejam feitas de forma diferente do que seu último chefe fez. Ser claro e fornecer o básico permite que você obtenha eficiência e sucesso.
2. Construa uma relação de confiança
Planeje reunir-se regularmente com seu assistente para discutir projetos atuais e atualizações de status. Deixar que ela saiba o que está acontecendo em outros níveis da empresa ajudará a entender como o trabalho dela se encaixa no quadro geral. E quando ela puder apreciar mais o que você está fazendo, ela poderá identificar maneiras adicionais de ajudá-lo a alcançar suas metas.
3. Dê (e leve) Feedback
Se o seu assistente fizer algo que não atenda às suas expectativas, não fique frustrado - indique onde você estava insatisfeito e ofereça sugestões sobre como ele deve ser tratado de maneira diferente no futuro.
O que é igualmente importante, no entanto, é estar aberto ao seu feedback. A empresa é um lugar diferente do ponto de vista dela, portanto, permitir que ela compartilhe abertamente seus pensamentos e sugestões pode fornecer informações valiosas. Além disso, você pode ter maus hábitos que não percebe - dar instruções verbais e escritas contraditórias, por exemplo, ou não avisar quando quiser uma grande sala de conferências reservada - que você pode emendar para tornar sua vida mais fácil.
4. Mostre sua gratidão
Um ótimo assistente facilita sua carga de trabalho e faz você parecer bem, então seja generoso com elogios quando for necessário. Uma reunião de equipe ou evento de escritório é um ótimo lugar para mostrar publicamente sua gratidão, mas também nunca negligenciar uma oportunidade de mostrar sua gratidão com um simples e excelente “trabalho” verbal. Você também pode tratá-lo com um ocasional cappuccino ou par de ingressos de cinema. Um bom empregador sabe que os funcionários felizes facilitam muito a vida de seus chefes!
5. Mantenha-se profissional
A menos que tenha sido escrito durante a entrevista de emprego, qualquer coisa que você peça a um assistente administrativo deve ser diretamente relevante para a missão corporativa. Embora ter oferecido café a um cliente ou pegar material de escritório no caminho de volta do almoço não seja uma solicitação atípica, os itens a fazer, como agendar sua próxima consulta odontológica ou pedir a próxima leitura do clube do livro, são de sua responsabilidade, não dela. . Ela foi contratada para ajudá-lo no campo profissional - então continue assim.
Lembre-se, quanto mais você ajudar sua assistente a fazer bem o seu trabalho, mais fácil será para ela ajudá-lo com a sua. Seja o melhor gerente que você pode ser, e você vai colocar vocês dois para o sucesso.
