Todos nós já tivemos esses dias.
Os dias em que você chega ao escritório às 9 da manhã, preparado para a produtividade. Você tem um plano hermético para concluir tudo em sua lista de tarefas.
A próxima coisa que você sabe, é 6:30 PM, e você só bateu uma coisa da sua lista crescente. Nesse ponto, você está cansado demais para fazer qualquer outra coisa, então você fica fazendo sua viagem para casa, imaginando onde o tempo todo passou.
Depois que eu experimentei isso mais vezes do que gostaria de admitir, eu finalmente parei para pensar sobre o que estava acontecendo.
Percebi que as melhores intenções caem no esquecimento porque, bem, ninguém é uma ilha: todos nós temos colegas disputando nossa atenção, e-mails que nunca param de chegar, e reuniões que sugam todo o nosso tempo.
Em uma cultura em que o tempo é precioso, os funcionários mais valiosos são aqueles que não apenas gerenciam seu próprio tempo, mas também gerenciam o tempo de outras pessoas de forma eficaz - essencialmente permitindo-se mais imóveis no dia para realizar suas próprias tarefas.
Assim, a maneira de melhorar a gestão do tempo é resolver os problemas dos outros. É tudo sobre ajudar as pessoas a ajudá- lo.
Para dividi-lo de uma maneira que pareça acionável, criei três grandes grupos de pessoas com quem você interage regularmente: seu novo contratado, seu colega de equipe e seu chefe.
1. Seu novo contratado: ajude-os a priorizar
Juntar-se a uma nova empresa é simultaneamente estimulante e exaustivo. A maioria das pessoas deseja ter um grande impacto desde cedo para provar que a empresa fez a escolha certa ao contratá-las.
Mas, na minha experiência - tanto como o novo garoto no bloco quanto como o veterano colega de trabalho - é muito fácil ficar atolado com informações, nomes e sistemas. O que todo novo funcionário precisa não é mais informação, mas uma maneira de priorizá-lo. Dessa forma, eles podem se concentrar nos aspectos mais importantes do trabalho e começar a atribuir com o entendimento de que tudo o mais vem com o tempo.
Pode parecer demorado, mas é mais fácil do que você pensa e pode ser realizado com um breve exercício conjunto de 30 minutos.
Tente isto: Escreva todas as tarefas que eles serão solicitados a fazer. Indique o nível de importância das tarefas (alto, médio, baixo), a melhor pessoa para fazer perguntas (POC) e quanto tempo elas devem gastar (por exemplo, 10% de sua semana).
É importante alertar que os níveis e o tempo que as coisas devem tomar podem mudar ou evoluir. A ideia é apresentar tudo o que a pessoa precisa, o que lhe permitirá não ter que largar tudo a cada hora para explicar e responder a perguntas.
2. Seu companheiro de equipe: comunicar de forma clara e consistente
Seja participando de reuniões sem um propósito, refazendo o trabalho por causa de uma comunicação deficiente ou cancelando tarefas sem uma direção clara, a conclusão é que o tempo está sendo desperdiçado. Se você quer se sentir realizado quando sai pela porta todos os dias, você precisa encontrar uma maneira de reduzir esses problemas.
Para gerenciar um colega de uma maneira que aumente seu gerenciamento de tempo, você terá que se comunicar muito bem.
Uma ideia é enviar as pré-leituras do deck. Quando você compartilha uma apresentação, muitas vezes não tem a oportunidade de ter uma conversa produtiva nas próximas etapas ou conclusões, pois as pessoas ainda estão processando as informações. Isso resulta em várias reuniões abaixo da linha.
Enviar a apresentação antecipadamente alivia a série interminável de reuniões e cadeias de e-mail sem fim. Também incentivou as pessoas a comparecer à reunião preparada, levando a uma discussão melhor e mais focada. Às vezes, descobri que posso eliminar a reunião completamente se todos estiverem alinhados.
3. Seu gerente: seja dono de seus fluxos de trabalho
Quanto mais sênior uma pessoa se torna, mais se sente esticada. Na realidade, porém, não é a carga de trabalho nova que é esmagadora para o seu chefe - é o peso de se sentir responsável por "tudo" o tempo todo. O que alguém nessa situação anseia é alguém que possa ajudá-la a compensar seu estresse mental.
Como um relatório direto, há uma maneira fácil de gerenciar nesta instância: possuir seus fluxos de trabalho.
Seu chefe deve ser capaz de entregar algo a você e não ter que se preocupar com isso até que esteja no final da aprovação ou aprovação final. Se eles podem dar-lhe uma tarefa e, essencialmente, considerá-lo check-out sua lista de tarefas, você fez-se inestimável. Não só você está economizando tempo, mas também está dando a eles espaço mental e alívio muito necessários para se concentrar em outro lugar.
Isso requer confiança, o que é fundamental para obter a liberdade de definir sua própria programação e limites. Se o seu gerente puder contar com você para realizar o trabalho, eles ficarão menos preocupados com as táticas de como você faz seu trabalho: quando você entra, suas horas de trabalho, etc.
Não tem certeza de quão bem suas habilidades de gerenciamento de tempo se acumulam? Faça este teste para ver até onde você precisa ir para melhorar. E não se esqueça do benefício de aproveitar suas horas de ouro. Este artigo, nesse mesmo tópico, explica como o planejamento de determinados itens de trabalho em torno desse período o tornará insanamente produtivo.
Se você abordar o gerenciamento do tempo a partir da perspectiva de ajudar seus colegas a serem mais eficazes, economizará muito mais tempo a longo prazo. Sinta-se como tentar fazer isso? Deixe-me saber o que você pensa no Twitter.
