As plantas baixas de escritórios abertas, agora a norma em 70% dos locais de trabalho nos EUA, são projetadas para promover colaboração, idéias de fluxo livre e um espírito de "estamos todos juntos nisso" entre os funcionários de todos os níveis.
O que é ótimo, exceto quando você realmente precisa apenas se agachar e fazer algum trabalho.
Minha equipe da The Muse experimentou algumas abordagens para mitigar o declínio da produtividade e concentração apoiado por pesquisas em um escritório aberto, incluindo o investimento em fones de ouvido com cancelamento de ruído, criando um espaço de “biblioteca” designado para um horário de trabalho silencioso e permitindo trabalhar em casa.
Mas ainda não resolvemos o maior ponto problemático, a queda não programada: Infelizmente, um colega de trabalho bem-intencionado "apenas passando por cima de uma pergunta super rápida" significa, para o trabalhador médio, uma quebra de foco que leva 25 minutos para se recuperar. Ou, em alguns casos, o único intervalo de 20 minutos que alguém tem entre reuniões pode ser rapidamente ultrapassado pelas prioridades de outros.
Até recentemente, quando três dos meus colegas de trabalho elaboraram um plano. Eles distribuíram para cada membro da equipe um pedaço de velcro para anexar ao monitor e um pequeno pedaço de papel vermelho. E eles anunciaram uma nova regra: quando você está no modo de trabalho concentrado e prefere não ser incomodado, desligue seu pequeno sinal. Quando você estiver aberto a conversas improvisadas, simplesmente remova-o.
Como isso funcionou? Até agora, muito bem. "Como está o seu dia?" Eu perguntei a minha colega de trabalho Ariana esta semana. "Incrível - esta é a primeira vez desde que trabalhei aqui que consegui fazer tudo na minha lista de tarefas", ela respondeu. "Esses pequenos sinais não perturbe têm sido incríveis."
Intrigado, perguntei a alguns outros. “Eu trabalhei significativamente mais desde que comecei a usá-lo”, disse outro colega. “Especialmente nesses intervalos de 15 minutos entre as reuniões - esse tempo é sagrado e você não pode ter alguém vindo até você se quiser fazer alguma coisa.”
Não somos a única equipe que experimentou esse conceito. A empresa de software 10, 000ft encontrou o sistema vermelho / verde / amarelo de seu escritório tão eficaz que criou cartões que você também pode baixar e imprimir. A especialista em produtividade Laura Stack relembra um gerente da Coca-Cola que vestiu um chapéu vermelho quando não queria ser incomodado - uma mudança simples que "funcionou como um encanto". Outras empresas estão investindo em produtos como Busylight, do Kuando e Luxafor, Dispositivos digitais leves que sincronizam com o seu computador, exibindo vermelho quando você está usando aplicativos “produtivos” (Skype, Asana, Word, por exemplo) e verde quando você muda para outros (intervalo do meio-dia no Facebook, qualquer um?).
É claro que, para que qualquer um desses sistemas seja efetivo, todos devem seguir as regras. Se você quiser tentar, certifique-se de definir as diretrizes para toda a equipe: Coloque a inscrição quando não quiser ser interrompido (por exemplo, trabalhando em um projeto focado); abatê-lo quando estiver aberto a conversas improvisadas. E esteja disposto a ser o executor. "Eu tive que lembrar a todos que estou falando sério", diz Maranda Elkin, uma das líderes do sistema da The Muse. “Você tem que ensinar a todos ao seu redor que é assim que você opera. No começo, eles podem achar isso chato, mas eles vão entender.
Se você está sofrendo de problemas de escritório aberto, por que não tentar? Essa pequena mudança pode tornar o local de trabalho um pouco mais viável para toda a equipe.
