Nós tendemos a tratar novas tecnologias como o Santo Graal, um farol de luz, e a resposta para tudo que é lento, ineficiente e antigo. E pode ser - se for implementado com um monte de planejamento e previsão.
Mas, bem, todos sabemos como isso acontece.
Durante meus anos no governo, onde às vezes parecia que estávamos jogando um jogo de catch-up tecnológico impossível de ganhar, eu aprendi o que pode acontecer quando esta previsão é tomada como garantida. Parece um pouco menos como o Santo Graal e muito mais como custos excessivos, atrasos e soluções complicadas para problemas simples.
Como aprendi, uma das principais chaves para um projeto de tecnologia de sucesso é o relacionamento harmonioso entre a equipe de negócios e a equipe de tecnologia. Na minha experiência, a equipe de negócios frequentemente impulsionava a mudança (precisamos de um sistema mais complexo para rastrear os gastos federais, por exemplo), mas não conseguimos realizar um progresso sem que os desenvolvedores e gerentes de projeto de TI conseguissem acontecer. Os projetos muitas vezes acabavam muito longe de serem harmoniosos, resultado de falar essencialmente línguas diferentes e de manter expectativas muito diferentes (uma mudança que parecia insignificante para mim, por exemplo, muitas vezes acabava sendo importante para os desenvolvedores).
Mas os negócios e a tecnologia podem - e devem - ser amigos. As boas notícias? Alcançar harmonia realmente não é tão complicado. Como qualquer colaboração, tem a ver com a frequência e a qualidade da comunicação, um conjunto de metas mutuamente acordadas e um plano para lidar com a mudança quase inevitável desses objetivos. Aqui estão algumas diretrizes básicas para gerenciar a divisão entre tecnologia e negócios.
1. Apontar para pregar os requisitos pela primeira vez
Pense nos requisitos de negócios como um plano. Você não iria desenhar um conjunto de plantas para uma casa, entregá-las ao empreiteiro e desejar-lhe boa sorte. Você não voltaria três semanas em construção e pediria para ele adicionar um terceiro andar e um quarto banheiro, e talvez uma janela de sacada na sala de estar. E você certamente não desenharia suas plantas sem a participação de um arquiteto e um engenheiro.
Um projeto de tecnologia não é tão diferente. Ele precisa ser projetado com precisão e, uma vez iniciado o desenvolvimento, nem sempre é fácil acomodar as alterações sem afetar a base inteira. É por isso que é crucial ser o mais abrangente possível desde o início e obter as informações e os conhecimentos necessários à medida que você pensa no que a solução exigirá. Entreviste os usuários finais para entender os desafios que eles enfrentam e exatamente como precisarão usar a nova tecnologia. Não faça suposições e não deixe nenhuma parte do planejamento para mais tarde.
2. Mas reconheça que você perderá alguns
Dito isso, achei quase impossível imaginar cada característica que precisávamos durante os estágios abstratos de planejamento. Inevitavelmente, uma vez que o sistema estava em desenvolvimento, percebemos que nos esquecemos de pedir uma função de busca avançada ou um botão “salvar e continuar”. Quando nos aproximamos dos desenvolvedores para gentilmente pedir-lhes para acomodar esses novos pedidos, muitas vezes nos deparamos com a frustração. Talvez a nova mudança exigiria que eles desfizessem o trabalho que já haviam feito e reformulassem partes da solução. Talvez tenhamos imaginado que levaria duas horas, quando, na verdade, levaria um dia.
Talvez você não consiga impedir essas revelações posteriores no jogo, portanto, a melhor coisa a fazer é criar um buffer para acomodá-las. Adicione uma semana extra ao seu cronograma inicial e um extra de 5 a 10% ao seu orçamento. Muitas organizações, reconhecendo a frequência com que as expectativas mudam, adotaram uma abordagem ágil ao desenvolvimento, implementando a tecnologia em fases para permitir a reavaliação periódica. Seja qual for a sua abordagem, não cometa o erro de pensar que você pensou em tudo desde o início. Quase nunca acontece.
3. Saber Scope Creep quando você vê
À medida que o projeto avança e novas necessidades surgem, é importante distinguir entre aquelas que você realmente precisa e aquelas que você simplesmente quer. Pedir a seus desenvolvedores que acomodem cada sino e o apito que a mente pode inventar normalmente leva a projetos intermináveis e resultados finais excessivamente complexos. Cada novo pedido, antes de ser feito, deve ser priorizado.
Quando estiver considerando um recurso, faça a si mesmo algumas perguntas básicas: O sistema funcionará sem ele? Quanto tempo levará para implementar e quanto benefício será finalmente entregue ao usuário final? Se esperarmos até uma futura liberação para resolvê-lo, alguma coisa será perdida? É um exercício de priorização, e tudo pode ser atribuído a um status de alto, médio ou baixo. Se for baixo, coloque-o em um estacionamento figurativo - já ouvi falar de empresas que têm documentos de "solicitação de desenvolvimento de sonho" para que qualquer pessoa possa adicionar ideias e os engenheiros possam navegar a sua vontade. Ele sempre pode ser revisitado como parte de um lote de aprimoramentos a serem feitos quando o projeto estiver sendo executado e executado com êxito.
4. Desenvolver uma linguagem comum
Qualquer novo sistema tem um conjunto de objetivos de negócios em seu núcleo. Ele permitirá que você capture mais dados, otimize um processo existente ou ofereça novos serviços a seus clientes. É fundamental que a equipe de negócios e a equipe de tecnologia se sentem antes que qualquer trabalho tenha começado e comuniquem essas metas. As metas de negócios não devem se perder em um mar de conversas técnicas, e elas devem permanecer firmemente em mente durante cada fase do trabalho.
Desenvolver uma linguagem comum significa não apenas estabelecer objetivos coletivos, mas também acompanhar o progresso de uma maneira que funcione para todos. Negócios e tecnologia podem usar ferramentas diferentes para medir seu trabalho, mas é preciso haver pelo menos uma visão do progresso que é compartilhada. Isso pode ser tão simples quanto um plano de projeto ou uma planilha com campos acordados, como datas e metas e porcentagem completa, para que todos tenham acesso ao status de cada tarefa a ser concluída. O objetivo é evitar uma situação em que a equipe de negócios acha que está no meio do caminho e a equipe de tecnologia diz que é apenas um quarto - todos devem ter o mesmo entendimento do que foi feito e do que resta fazer.
Você pode falar em planos de negócios e PowerPoints, e eles podem falar em código, mas a menos que você se comunique claramente desde o começo, você nunca conseguirá sair da Babel. Um projeto de tecnologia de sucesso é uma reunião de mentes - não apenas no começo, mas a cada passo do caminho. Reconheça suas suposições e tente não fazer demais. Quanto menor a divisão entre os negócios e a tecnologia, mais fácil será cruzar suas pontes.
