Há muitas frustrações que surgem durante o dia de trabalho. Uma caixa de entrada transbordante, uma lista de tarefas com uma milha de comprimento, ou aquele colega de trabalho que insiste em ter conversas telefônicas em um nível de decibel que só pode ser descrito como alarmante.
Outro aborrecimento que certamente inspirará você a apertar sua mandíbula e soltar um gemido irritado? Estar preso no limbo porque você está esperando por uma resposta necessária de outra pessoa.
Se você está antecipando ansiosamente a aprovação do seu chefe no esboço do seu relatório ou se precisa de uma peça importante de um de seus colegas para finalizar seu grande projeto, você está parado - você simplesmente não pode seguir em frente até você pega suas patas gananciosas exatamente do que você precisa.
A pior parte? Ninguém parece compartilhar seu mesmo senso de urgência - e seu prazo está subindo rapidamente.
Eu me encontro nessa situação exata o tempo todo, então eu sei o quão irritante e desafiador pode ser apenas ficar sentado enquanto você continua cruzando os dias do seu calendário. Felizmente, identifiquei algumas estratégias (não, elas não envolvem o envio de e-mails agressivos de acompanhamento a cada hora) que são úteis para fazer com que outras pessoas entrem em contato com você e consigam o que você precisa - quando precisar.
1. Faça o seu prazo dolorosamente óbvio
Você não pode esperar que as pessoas honrem seu prazo se elas não tiverem absolutamente nenhuma ideia de quando é. E cabe a você deixar sua linha do tempo explicitamente clara - o mais rápido possível.
Normalmente, incluo uma data final na primeira mensagem que envio sobre um projeto. Quer eu esteja enviando um editor, um colega ou uma fonte para um artigo, eu termino explicando quando preciso que o pedido seja atendido - às vezes sou mais corajoso e até mesmo coloco em negrito. Dessa forma, posso ter certeza de que ambos estamos operando com a mesma agenda em mente desde o início.
Não, as pessoas ainda não se importam com o meu prazo tanto quanto eu (e por que elas deveriam?). No entanto, saber exatamente quando preciso de coisas, pelo menos, ajuda-as a respeitar um pouco mais esse corte.
2. Não seja egocêntrico
Aqui está um fato triste, mas é verdade: todos nós podemos ser bem egoístas. Claro, você ajuda de vez em quando a bondade do seu coração. Mas, muitas vezes a natureza humana assume o controle e nos aproximamos de cada projeto ou tarefa com uma atitude do tipo “o que há para mim?”.
As chances são de que a pessoa que você está esperando se sinta da mesma maneira. Ele sabe quando você precisa disso, mas por que ele deveria se importar? Por que isso deveria ser colocado no topo de sua própria lista de tarefas?
“Porque é a coisa educada e certa a fazer!” Você está pensando agora. Mas, quando a pressão do dia de trabalho está diminuindo você, com que frequência você pensa em como poderia facilitar o dia de outra pessoa? Não com muita frequência - você está apenas tentando manter a cabeça acima da água.
É por isso que é importante ilustrar o valor que essa oportunidade oferece para essa outra pessoa. Seu envolvimento nesta grande apresentação vai aumentar sua reputação profissional e impressionar seu chefe, por exemplo?
Independentemente dos resultados específicos, encontre uma maneira de se afastar da abordagem “Eu, eu, eu!” E, em vez disso, deixe que a pessoa saiba o que está saindo do negócio.
3. Acompanhamento Proativo
Você não quer parecer irritantemente insistente e enviar uma quantidade enorme de e-mails de acompanhamento. Então, ao invés disso, você deixa passar seu prazo - como você acha que fornece a justificativa necessária para voltar à caixa de entrada da pessoa com um lembrete não tão gentil.
Mas, aqui está a coisa: fazer check-in após o prazo com uma mensagem urgente e estressada: "Ah, eu precisava disso ontem!" Não é útil para ninguém. Agora você está atrasado e passou a urgente batata quente para o prato de outra pessoa - o que significa que ele ou ela provavelmente ficará muito irritado.
É sempre melhor ser pró-ativo com seus prazos e seus acompanhamentos relacionados. Talvez você precise verificar o progresso alguns dias ou mesmo semanas antes da data de término, dependendo do escopo da sua solicitação. De qualquer forma, certifique-se de tomar as rédeas e tocar proativamente na base (educadamente, é claro!) Com o que é necessário. Manter-se no topo da mente é sempre útil.
4. Detalhar Próximos Passos
Goste ou não, algumas pessoas continuarão a desconsiderar seus pedidos e tratar seu prazo como uma sugestão. É irritante, mas acontece.
Se você está indo para o fio e ainda está esperando o que você precisa, certifique-se de incluir os próximos passos em uma das suas mensagens de acompanhamento. O que você fará se no final não conseguir o que precisa? Você vai puxar em outra pessoa? Pule essa parte da apresentação com um comentário rápido sobre não obter as informações necessárias? Avançar com o que você tem?
Às vezes, bastam alguns detalhes sobre como você lidará com a situação se seu pior cenário se concretizar. Isso geralmente é o suficiente para dar a essa pessoa um chute muito necessário nas calças.
Eu sou alguém que gasta cerca de metade do seu dia perseguindo as pessoas. Então, acredite em mim quando eu digo que sei o quão frustrante pode ser quando você está preso em uma espera de alguém que não parece estar com pressa.
Não há nenhum truque mental rápido que permita que você treine pessoas para responder suas solicitações sem atrasos (ei, podemos trabalhar nisso, ciência?). No entanto, existem alguns truques que você pode usar para se preparar melhor para o sucesso. Experimente esses quatro, e você terá muito mais chances de conseguir o que precisa - quando precisar.
