Você já se sentiu como se estivesse gritando em um buraco negro quando envia um e-mail ou deixa uma mensagem de voz para alguém? Você coloca seu pedido no universo - e então se senta em sua mesa com os dedos cruzados, esperando por uma resposta oportuna.
Graças ao meu trabalho no mundo das relações públicas, eu já vi tudo isso quando se trata de mensagens não respondidas. Eu gerenciei correspondências com clientes CEO (também conhecidos como perpetuamente ocupados), os executivos e equipes legais dos clientes dos meus clientes (também conhecidos como aqueles que pensam que eu não sou importante), e os meios de comunicação (também conhecidos como aqueles que não o fazem). quer lidar com pessoas de RP). E ao longo do caminho, aprendi muito sobre como obter respostas quando você precisa delas.
Não importa a causa do atraso, aqui estão algumas dicas para fazer com que aqueles que estão ocupados (e sim, irritantes) respondam devagar.
Faça a conexão
Antes de mais nada, quando você se conecta com outra pessoa, você deve dar a ela uma razão para querer ajudá-lo.
Comece evitando erros que instantaneamente desconectem o receptor. Escrever o nome errado é um bom exemplo: eu sei que é básico, mas não posso dizer quantos e-mails recebo para Ashely ou Ashleigh - e, quando o faço, me vejo imediatamente irritada e menos propensa a responder rapidamente. Além disso, tente não soar como um discurso de vendas (por exemplo, "eu gostaria de falar com você sobre …") - ninguém quer lidar com isso.
Em vez disso, prenda a atenção do seu contato, tornando tudo relevante para ele ou ela. Eu gosto de dizer tudo o que é possível com "você" - por exemplo, em vez de dizer: "Preciso que você olhe para esses formulários", diga: "Seu cliente precisa de aprovação nesses formulários". É um truque simples, mas eficaz.
Você também pode apelar para as pessoas jogando com sua personalidade ou botões de atalho. Por exemplo, alguém que tem um pouco de ego provavelmente responderá melhor ao reconhecimento de quão importante ele é (por exemplo, “eu percebo a importância do seu tempo, então sugiro que façamos uma ligação de 10 minutos para discutir o estudo de caso. ”).
Facilite a resposta rápida
Mesmo que seu contato esteja interessado em ajudar, alguém que esteja ocupado não terá tempo para eliminar um e-mail complicado ou ouvir uma mensagem de voz longa e desconexa. Portanto, certifique-se de simplificar sua mensagem e tornar mais fácil para ela responder rapidamente usando as seguintes táticas.
Tenha uma linha de assunto informativo
Use sua linha de assunto para indicar sua necessidade imediatamente e ajude o receptor a priorizar sua solicitação. Começar com algo como "Para Revisão", "Requer Feedback" ou "Por favor Responda até Terça-Feira" é uma maneira rápida de deixar suas expectativas claras desde o início.
Vá direto ao ponto
Não gaste muito tempo em sua mensagem com informações ou gentilezas não relevantes. Seja educado com um rápido "Espero que esta manhã esteja te tratando bem", em seguida, mergulhe na introdução e na razão de contentar o receptor. Mantenha isso simples também (por exemplo, “Seu cliente X e eu trabalhamos juntos em Y e fui informado de que você é o melhor contato para Z”).
Dar Prazos Atribuições
Para evitar que seu e-mail ou correio de voz seja colocado na pilha de "sempre que chegar a ele", faça perguntas específicas ou dê itens de ação e forneça uma linha do tempo para quando você preferir uma resposta. Com determinados projetos e clientes, obtive sucesso ao afirmar: “Forneça comentários até sexta-feira. Naquela época, estarei atualizando e enviando este documento para o resto da equipe para revisão. ”É uma boa maneira de sugerir:“ Se você não chegar a tempo, perdeu sua opinião sobre o assunto. .
Fornecer uma recomendação
Se você está procurando uma resposta para uma pergunta ou uma solução para um problema, sempre forneça algumas opções diferentes e sua recomendação. Ao fazer isso, a pessoa que você está contatando tem que pensar menos e responder com um rápido "Sim, sua recomendação está bem" ou "Vamos escolher a opção 1".
Acompanhamento inteligente
Então, você facilitou a resposta do destinatário e ainda não está obtendo uma resposta. O que agora? É hora do follow-up. Pode ser complicado equilibrar ser útil e incomodar nesse estágio, mas é possível seguir a linha correta de comunicação.
Após o seu email inicial, faça um rápido follow-up que faça sentido de acordo com o seu prazo. Este e-mail deve incluir seu e-mail original com uma frase curta na parte superior, lembrando seu contato da solicitação original e do prazo. Além disso, certifique-se de recolocar todos os materiais necessários.
Um segundo e-mail e você ainda não está recebendo uma resposta? Hora de um telefonema. (Aguarde pelo menos 24 horas depois de enviar o e-mail de acompanhamento, a menos que você realmente precise de algo mais cedo.) Se você chamar a pessoa pelo telefone ou deixar uma mensagem de voz, seja breve. Lembre-lhe do e-mail original, de quem você é e do que você precisa.
Independentemente de como você acompanhar, sempre saia com o próximo passo em suas mãos - "Eu voltarei amanhã novamente", ou "Se eu não ouvir de volta de você até o final do dia, eu estarei incorporando o restante do feedback da equipe e enviando para o cliente. ”
E certifique-se de acompanhar todas as tentativas de entrar em contato com a pessoa. Referenciá-las pode ajudar a indicar sua urgência e pode ser útil se você for forçado a trazer o backup para ajudá-lo.
Puxe as armas grandes
Nessa nota, se você tentou entrar em contato com alguém várias vezes sem sucesso, tente copiar outras partes de suas solicitações. Responda ao seu e-mail original (de novo), adicione um “Só queria fazer o check-in no e-mail abaixo. Você teve a chance de …? ”E copiar seu chefe, o cliente, ou quem mais você acha que vai estimulá-lo junto. Não é a minha coisa favorita a fazer, e você pode irritar o receptor um pouco, mas definitivamente vai te dar uma resposta em um piscar de olhos.
Sua opção final é encontrar outro contato que possa responder à sua pergunta ou empurrar o receptor original para responder. Este poderia ser um contato interno com quem você tem um bom relacionamento ou alguém com mais poder. Ressalva: Ao entrar nesta situação, você nunca mais vai querer culpar o contato original. Em vez disso, apenas enquadre-o como: "Preciso fazer isso em movimento o mais rápido possível - você pode me ajudar?"
Quem sabia que um email ou correio de voz poderia ser tão complicado? Não importa em qual indústria você esteja, a correspondência com os outros é quase sempre uma necessidade e, infelizmente, sempre haverá cutucadas lentas. Mas com essas dicas, você deve ser capaz de obter as respostas que você precisa em tempo hábil (ou, pelo menos, em algum momento). Agora saia e obtenha algumas respostas!
