Há um tipo especial de exasperação quando se sai de uma reunião, sentindo-se ainda menos seguro do que foi quando entrou (nesse caso, talvez alguém precise desse guia para realizar reuniões eficazes, esse modelo de agenda da reunião ou este artigo delineando quando você realmente deveria reprogramar essa reunião).
Mesmo que os assuntos não sejam tão extremos - talvez você tenha tido uma conversa estimulante e envolvente -, ainda assim é decepcionante se nada parecer sair disso. Mas há uma solução simples: o email pós-reunião.
“O objetivo geral é que responsabilize a todos às mesmas expectativas. Então você tem uma equipe na mesma página trabalhando para os mesmos objetivos, o que mantém as coisas eficientes e produtivas e também mantém as frustrações baixas ”, diz Heather Yurovsky, um treinador de carreira do Muse e fundador da Shatter & Shine. "Ninguém gosta de se sentir como eles sentaram em uma reunião que teve um bom momento e, em seguida, nada acontece depois".
Leia tudo o que você precisa saber sobre o envio do e-mail pós-reunião perfeito - para que você nunca seja responsável por frustrar o progresso de qualquer assunto sobre o qual esteja se encontrando.
Quem deve enviar o email pós-reunião?
Ok, talvez você esteja envolvido na ideia de um email de acompanhamento. Mas como você sabe se você é quem deveria mandá-lo?
Muitas vezes é óbvio. Se você organizou a reunião, criou a agenda e executou a coisa, então é provável que você seja o único a fechar o ciclo com uma missiva pós-reunião.
"Geralmente fica claro no final da reunião quem é o responsável, mas às vezes não é, especialmente se for talvez um novo projeto que nenhum departamento tecnicamente possui ainda", diz Yurovsky. "Você só quer ter certeza de que não vai sair dando ordens a outras pessoas e que realmente vem da pessoa certa que as pessoas vão ouvir e respeitar a propriedade e o prazo".
Se é uma situação mais ambígua, pense se faz sentido para você avançar para a tarefa. "No final da reunião, se não ficar claro quem é o responsável por isso e você se sentir preparado para enviar o e-mail depois, levante a mão e diga: 'Ei, feliz em enviar o e-mail pós-reunião, a menos que haja alguém mais, parece que é mais apropriado vir deles ”, diz Yurovsky. “Então você está se voluntariando. Você não está chamando ninguém para colocá-lo sobre eles, mas você também está dando a outras pessoas a oportunidade de dizer: 'Ah, não, eu acho que realmente precisa vir de Joe' ”.
Quem deve ser incluído?
Uma vez que o campo "de" é resolvido, é hora de pensar nos campos "para" e "cc". Certifique-se de enviar sua anotação para todos os participantes da reunião, incluindo todos que participaram da lista de convidados, mas talvez não puderam comparecer. Em seguida, pense se há alguém que você percebeu que deveria ter participado da reunião, bem como quaisquer outras partes interessadas que precisem agir ou ter visibilidade sobre o assunto. Finalmente, se você estiver lidando com colegas mais experientes, considere copiar seus assistentes.
Quando deve sair?
"É melhor enviar a recapitulação o mais próximo possível da reunião", diz Yurovsky. “Se a reunião for no final do dia e você quiser esperar até a primeira hora da manhã seguinte, tudo bem, mas quanto mais próximo você estiver da reunião, mais ímpeto será criado e não começará a cair para o fundo. das pilhas das pessoas. ”
Em outras palavras, considere recapitular uma extensão da reunião e enviá-la enquanto a discussão ainda estiver fresca em sua mente e na de todos os outros. Se você souber de antemão que você será o único a abordar este item, você pode até planejar com antecedência, bloqueando o tempo no seu calendário logo após a reunião para fazê-lo.
O que deve incluir?
"O objetivo do e-mail é colocar todos na mesma página", diz a coach de carreira do Muse, Kristina Leonardi. Mas o que acontece exatamente para que isso aconteça “depende da natureza da reunião e qual é a intenção, qual é a meta?”, Diz Leonardi.
“Se houve um problema ou um desafio que estava sendo resolvido e a reunião resolveu esse problema ou desafio, pode ser um agradecimento e auto-felicitação”, explica ela. Ou “pode ser esclarecer papéis e direção em um projeto em particular ou as ações subseqüentes que precisam ser tomadas e quem deve levá-las”.
Como orientação geral, pense em fazer alguns ou todos os itens a seguir:
- Agradecendo as pessoas pelo seu tempo e esforço
- Resumindo todos os pontos-chave abordados ou discutidos durante a reunião
- Delineando itens de ação e proprietários, além de prazos para os próximos passos
- Anexar ou vincular a quaisquer recursos e documentos relevantes
- Convidar pessoas para fazer perguntas ou se reunir novamente
Leonardi pede que você mantenha isso curto e doce. Mas até mesmo o escopo do email depende da reunião. Se você estiver saindo de uma reunião de equipe mensal padrão ou de uma reunião de atualização de projeto relativamente rápida e rotineira, seu email poderá refletir isso em sua duração. Se você estiver enviando uma nota de acompanhamento após uma reunião de diretoria de duas horas ou uma sessão de estratégia de aprofundamento, ela parecerá um pouco diferente. O mesmo vale para o seu tom.
"Você sempre quer ser educado, mesmo que seja um e-mail rápido que você está enviando", diz Yurovsky. “Você também quer escrever não apenas o tom da organização, mas da reunião em si.” Resumindo, não faça uma reunião casual com seus colegas de equipe em um tom excessivamente formal e não envie uma recapitulação para executivos que soam como se você estivesse conversando com seus amigos no happy hour.
Como Yurovsky coloca, "conhecer o seu público faz uma grande diferença lá".
Existe um modelo que eu possa usar?
Tudo soa bem até agora? Legal, agora você provavelmente está pronto para começar. Aqui está um modelo que você pode usar em parte ou no todo, dependendo da situação específica.
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E quanto a um exemplo?
Aqui está o que isso pode parecer na prática:
- Precisamos de clareza e treinamento adicional sobre a venda do novo produto, a fim de obter sucesso no terceiro trimestre, bem como alguns materiais colaterais novos para uso interno e externo.
- Como as táticas de compartilhamento nessa reunião foram muito úteis, testaremos as reuniões quinzenais para transmitir truques e dicas com mais frequência
- Configure e execute a sessão de treinamento - Jackie será concluída até 20 de junho
- Criar uma folha para uso interno - Rob concluirá até 25 de junho
- Atualizar materiais de apresentação para uso externo - Jorge concluirá até 30 de junho
- Configurar huddles recorrentes - Quinn concluirá até 1 de julho
