Se você está atualmente empregado - e um humano - então você sabe do grande dilúvio de e-mail. Você recebe mais do que pode responder a cada dia e, muitas vezes, impede que você faça seu "trabalho real". Mas neste mundo moderno, estar no topo da sua caixa de entrada é uma necessidade, se você vai impressionar seu chefe e seguir em frente.
Agora, muitas pessoas julgam o quão bem elas lidam com o e-mail pelo número de e-mails por onde passam. "Eu passei três horas esta tarde e respondi 120 e-mails" é motivo de comemoração e direito de se gabar na maioria dos escritórios. Mas na maioria dos casos, isso é um grande erro.
A verdade é que existem três tipos de e-mails:
Quando confrontados com um bloco de tempo para atacar suas caixas de entrada, a maioria das pessoas começa com as rapidinhas. É gratificante tirá-los do caminho, o número total de e-mails na sua caixa de entrada cai muito mais, e eles não exigem muito poder intelectual.
Mas você deveria estar adotando a abordagem oposta. É a antiga metáfora do rock, do seixo e da areia: imagine que você receba uma jarra de vidro representando seu tempo, assim como pedras, seixos e areia. A única maneira de conseguir tudo isso é começar com as maiores coisas: suas pedras. Se você encher sua jarra com areia primeiro, você nunca vai encaixar tudo.
Em termos de e-mail, certifique-se de não encher seu pote com areia respondendo a e-mails rápidos e fáceis primeiro - você nunca chegará aos grandes e importantes. Em vez disso, quando se deparar com um bloco de tempo de duas horas, você deve sempre começar com e-mails que exigem 30 minutos ou mais e fazer pelo menos um ou dois deles antes de fazer os mais rápidos. Por outro lado, se você tiver apenas 15 minutos antes de sua próxima reunião, esse é o momento perfeito para receber rapidamente e-mails fora do caminho.
A maneira mais fácil de implementar esta estratégia no seu dia a dia é adicionar duas tags (ou filtros no Gmail): "quick reply" e "requires focused time". Quaisquer emails não marcados cairiam, portanto, na categoria intermediária, exigindo de cinco a 30 minutos.
Quando você sabe que tem um bloco sólido de tempo ininterrupto, comece abrindo sua pasta de tempo focada e decida quais você mais precisa resolver. Reconhecer quão raros são esses grandes blocos de tempo é a chave para o sucesso: quando você tem um, aproveite ao máximo! E da próxima vez que você tiver alguns minutos de sobra enquanto espera pelo ônibus ou na fila do café, abra sua pasta de "resposta rápida" em vez de verificar o Instagram.
