Se você é novo no gerenciamento, provavelmente é seguro dizer que você teve dificuldades com a delegação. Como o desempenho de sua equipe reflete diretamente em você, você precisa se certificar de lidar com tudo sozinho, certo?
Eu estou supondo que você não tem esse tipo de tempo. Além disso, essa equipe de pessoas que você está gerenciando? Bem, você as tem por um motivo.
Eu sei, eu sei - é difícil deixar o controle. Mas ao delegar tarefas para as pessoas ao seu redor, você pode ajudá-las a serem mais produtivas, proporcionar-lhes oportunidades de crescimento e permitir que elas sejam parte integral das realizações de sua empresa - tudo parte de seu trabalho como gerente. Além disso, como bônus, você liberará algum tempo para realmente ser o chefe.
Se você é um maníaco por controle, é hora de voltar atrás e tirar algumas dessas tarefas irritantes do seu prato. Veja como se preparar para uma delegação bem-sucedida.
Coloque suas desculpas para descansar
Se você hesita em delegar porque acha que ninguém mais pode fazer a tarefa “certo”, você não fez seu trabalho como chefe. Parte da descrição de seu trabalho é ensinar, orientar e treinar seus funcionários, para que eles adquiram as habilidades necessárias para concluir tarefas, bem como (ou melhor que) você.
Ou talvez você esteja com medo de que passar muitas tarefas torne sua posição irrelevante - o que você deveria fazer com uma lista de tarefas em branco?
Não se preocupe com essa situação também. É essencial que você tenha tempo para as coisas mais importantes: orientar os projetos de sua equipe, ajudar a atingir metas maiores, contratar as pessoas certas e manter os processos fluindo sem problemas. Além disso, quando você tiver algum tempo livre, poderá gastá-lo treinando os membros da sua equipe individualmente, o que tornará todos mais efetivos a longo prazo. Lembre-se, mesmo se você não estiver concluindo tarefas e projetos, é crucial para o resultado final.
Escolha a pessoa certa para o trabalho
Esta é a regra número 1 quando se trata de delegar: Atribua tarefas com base nas melhores habilidades de cada pessoa ou, se apropriado, com base nas habilidades que as pessoas estão tentando desenvolver. Por exemplo, se você estiver delegando decisões sobre um evento da conferência, escolha uma pessoa que faça a manutenção da unha de forma consistente e que seja boa com os fornecedores, ou atribua à pessoa que pediu a oportunidade de assumir uma função maior de planejamento de eventos.
Também é importante considerar as cargas de trabalho atuais de seus funcionários. Talvez alguém não tenha recebido uma grande tarefa há algum tempo e não tenha parecido totalmente engajado. Colocá-la no comando do próximo projeto importante irá preencher seu tempo com um trabalho significativo e dar-lhe uma chance de brilhar, o que pode proporcionar um aumento muito necessário na produtividade. Por outro lado, se alguém está sobrecarregado com projetos, ela não fará seu melhor trabalho, não importa o quão grande ela seja.
Quando o funcionário que você escolhe tem as habilidades (e tempo) para a tarefa delegada, é mais provável que ela tenha sucesso - e você se sentirá muito mais confiante em deixá-la assumir o controle.
Mostre-lhes o retrato grande
Antes de começar a distribuir tarefas, é importante entender exatamente o que você está atribuindo. Agora, isso não significa que você precisa decidir como uma determinada tarefa será realizada (isso é o que você está delegando!), Mas você deve responder às seguintes perguntas: O que, especificamente, você está pedindo? Por que isso precisa ser feito? Qual é o melhor resultado? Qual é o prazo para o produto acabado?
Em seguida, forneça essa informação à pessoa que você selecionou. Os funcionários têm muito mais sucesso quando conseguem enxergar o quadro geral, porque entendem exatamente como sua parte se encaixará no objetivo geral. A partir daí, eles podem decidir como lidar com a tarefa, a fim de atender plenamente as suas expectativas (e da empresa).
Forneça orientação suficiente
Depois de entregar uma tarefa, resista ao desejo de microgerenciar. Eu sei que é tentador, especialmente quando você percebe algo que você faria diferente, mas lembre-se: você não é o único a fazê-lo.
Há uma linha tênue aqui. Embora você deva responder às perguntas e certificar-se de que o trabalho está sendo realizado, você não deve ponderar sobre as pequenas coisas (pelo menos ainda não) - especialmente se você não estiver sendo perguntado. Por exemplo, se você pediu a alguém para escrever um relatório, pare e veja como está indo. Se ela lhe perguntar de onde você geralmente tira os números de vendas, essa informação que você pode compartilhar será útil, já que a aponta na direção certa. Mas não se debruce sobre seus números quando estiver "apenas caminhando", ou comece a discutir a segunda frase do quarto parágrafo da terceira página.
Além disso, depois de delegar, cabe a você garantir que seu funcionário não esteja usando sua orientação como muleta. Às vezes, os funcionários ficam nervosos com a tomada de decisões e o acompanham a cada turno, mas lembre a eles (e a você mesmo) por que você os designou em primeiro lugar: porque você sabia que eles fariam um ótimo trabalho. Ele irá transmitir que você tem total confiança em sua equipe, e esse sentimento de confiança aumentará sua motivação para ter sucesso.
Acompanhamento com Feedback
Quando tudo estiver dito e feito, é importante fornecer feedback sobre o produto acabado de seus funcionários. Eles ouviram suas instruções? Eles cumpriram os prazos? O projeto o surpreendeu e fez você se perguntar por que não o delegou mais cedo? Ou talvez você tivesse alguém que falhou e pudesse usar algumas críticas construtivas. Qualquer que seja o resultado, você precisa fazer o check-in após cada projeto para explicar seus pensamentos.
Você também deve aproveitar a oportunidade para pedir feedback sobre suas habilidades de delegação. Você forneceu orientação suficiente? Você realmente deixou seus funcionários lidarem com o trabalho por conta própria? O que você pode fazer diferente da próxima vez? A única maneira de facilitar o processo de delegação é comunicar abertamente o que deu certo e o que poderia ter sido feito melhor.
A delegação pode abrir horas de tempo extra, permitindo que você e sua equipe se tornem exponencialmente mais produtivos. Então, por mais que você queira manter o controle sobre cada última tarefa, dê a sua equipe a chance de avançar. Ei, eles só podem te surpreender! E lembre-se: quando eles tiverem sucesso, você fez o seu trabalho corretamente.
