Confronto (especialmente confronto de trabalho) nunca é divertido para ninguém. Mas ainda mais desconfortável do que tentar dizer algo desagradável ao rosto de alguém é tentar expressar esses sentimentos por e-mail.
Como co-fundador de uma organização completamente virtual que tem mais de 120 colaboradores em todo o mundo, tive meu quinhão de e-mails de confronto desajeitados. Então, o que você deve fazer se você se encontrar em uma situação de e-mail? Aqui estão algumas dicas.
1. Não recorra ao e-mail, a menos que você precise
Isso não deveria ser dito, mas é importante: o e-mail nunca deve ser a sua primeira escolha para a comunicação de confronto. Na verdade, só deve ser usado como último recurso.
Não envie um e-mail de confronto a alguém, a menos que tenha tentado entrar em contato com ele de todas as outras maneiras possíveis, sem sucesso, ou se o problema for tão urgente que ele ou ela precise ser informado imediatamente e a única disponível opção é email. Além disso, os e-mails de confronto só devem ser usados para problemas menores, não grandes eventos de mudança de vida (como demitir alguém; o ideal é pelo menos ser feito no Skype ou em uma plataforma onde você possa ver o rosto de alguém).
Existem duas razões principais para esse raciocínio. Primeiro, a interação cara a cara (mesmo que seja por meio do Skype ou do Hangout do Google) permite que a outra pessoa perceba sinais faciais e linguagem corporal em algum grau, o que pode ajudá-lo a se expressar melhor. Em segundo lugar, as palavras em um email podem ser facilmente retiradas do contexto (assim como o contexto do email em si), e você não quer que uma situação exploda na sua cara (deixa a outra pessoa ir ao seu chefe reclamar seu email).
No entanto, definitivamente haverá momentos em que você terá que usar o e-mail e, acredite, nessas situações, é melhor se comunicar via e-mail do que nunca.
2. Seja o mais simples e específico possível
A parte mais importante de escrever um email é apenas dizer o que você quer dizer. Tire seus comentários ou outros pensamentos secundários (isso não deveria ser um romance), e apenas vá direto ao assunto. Todo o seu e-mail de confronto deve ser apenas um par de frases, e o objetivo deve ser mover a comunicação off-line e para a vida real o mais rápido possível.
O que isso significa? Não bata na mata, não vomite tudo que lhe vem à mente e, definitivamente, não se desculpe pelo que está dizendo. Você ainda pode fazer isso sem ser malvado. Por exemplo, confira o e-mail abaixo que enviei para um de meus escritores colaboradores.
Além disso, se você acha que não consegue explicar seu caso em seis frases ou menos, talvez o assunto seja muito grande e complicado para o e-mail. Afinal, você não quer minimizar uma situação delicada. Um pequeno e-mail abordando prazos perdidos, qualidade de tarefas, ausência ou progresso é bom - mas você pode imaginar como seria terrível enviar um e-mail dizendo: "Ei, fulano de tal, queria que você soubesse está sendo escrito. Legal."
3. Oferta para estar disponível para conversar
Outro problema que surge quando você confronta alguém via e-mail é que a comunicação online é muito unilateral. Alguém não pode discordar imediatamente de você; em vez disso, eles recebem seu e-mail, lêem, respondem e assim por diante. Assim, pode demorar um pouco para ambas as partes obterem seus pontos de vista, e normalmente não é realizado muita coisa.
Mesmo que você tenha enviado o confronto por e-mail, você deve dar à outra pessoa a opção de responder através de um meio diferente. Acabar com uma carta com algo como: "Definitivamente, deixe-me saber se você tem alguma dúvida, e se você gostaria de discutir isso ainda mais, podemos absolutamente pegar o almoço ou pegar o Skype."
4. Pense antes de enviar
Antes de enviar seu e-mail zumbindo pelo ciberespaço, pense consigo mesmo: se meus superiores viram isso, o que pensariam do que eu disse? Fazer isso pode impedir que você envie um e-mail que seja muito severo ou que dê uma vibe diferente da que você esperava. Se você acha que seu chefe receberia a mensagem errada olhando para o seu e-mail sem contexto, então é hora de voltar à prancheta.
Se possível, tente escrever seu e-mail por dia (ou pelo menos algumas horas) antes de enviá-lo. Se você está escrevendo sua correspondência no meio da raiva, você vai querer algum tempo para esfriar antes que a outra pessoa veja sua mensagem. Não são muitas as grandes decisões tomadas no calor da fúria, e você certamente não quer que sua reputação seja posta em risco porque você enviou um e-mail não tão cuidadosamente redigido.
5. Esteja preparado para a resposta (ou não)
Claro, os e-mails são uma via de mão dupla; Certifique-se de estar pronto para toda e qualquer reação quando enviar qualquer tipo de confronto. Além disso, reserve um tempo para pensar sobre o que você vai fazer em diferentes cenários, como se a pessoa do outro lado não respondesse ou se explodisse 10 minutos depois.
Por exemplo, se o escritor que enviei o e-mail acima para não responder dentro de três ou quatro dias, enviarei um e-mail de acompanhamento com um prazo ou um ultimato (algo como: "Se eu não receber resposta de você por, Vou assumir que você não está mais interessado em escrever para o Prospect "). Isso coloca um pouco mais de pressão sobre a outra pessoa para responder.
E no caso de você receber uma resposta rude ou irritada, leve algum tempo (pelo menos algumas horas) antes de responder. Pode ser tentador retroceder e também é muito fácil que uma mensagem se transforme em uma zona de guerra por email. E, novamente, o seu principal objetivo deve ser sair do escudo do email e falar sobre as coisas cara a cara.
