Às vezes você tem que escrever e-mails severos.
Você precisa compartilhar o feedback com alguém em um escritório diferente, ou discordar de um stakeholder, ou dizer a alguém que ele errou - e marcar uma ligação ou reunião presencial seria uma reação exagerada (e o risco de tornar a situação ainda maior) .
Dito isto, quando as notas mais benignas podem ser mal interpretadas, as apostas são ainda maiores quando você tem algo crítico a dizer.
Como alguém que trabalha remotamente, estou sempre enviando e-mails para as pessoas com feedback. E mesmo que eu tenha feito isso centenas de vezes, eu ainda tenho uma pequena depressão no estômago quando estou escrevendo que o trabalho de alguém precisa de muitas mudanças.
Mas as pessoas geralmente respondem de maneira muito mais positiva do que eu imaginaria. Acredito que a fórmula que uso faz com que e-mails duros sejam tão gentis e úteis quanto possível.
Veja como isso se decompõe:
Linha 1: Diga Algo Amigável
Quando você está escrevendo a linha de abertura (depois da saudação, isto é), pode ser útil imaginar que é uma conversa. Se alguém se aproximasse de você e entrasse direto no ponto deles, você seria adiado.
É por isso que uma linha como foi o seu fim de semana? ou espero que esta nota o encontre bem, por supérfluo que pareça, ajuda a dar o pontapé inicial na nota certa.
Linha 2: agradeça a ele ou a ela
Se aplicável, é bom notar os esforços da outra pessoa. Você não quer mergulhar direto no que eles fizeram de errado sem reconhecer o tempo que gastaram em tudo o que enviaram.
É tão fácil quanto: Muito obrigado pelo seu sobre isso.
Linha 3: aponte algo positivo
Ninguém quer se sentir um idiota (ou como você acha que eles são idiotas). Então, enquanto você não quer se superar, é importante dedicar um tempo para apontar uma força do trabalho da outra pessoa.
Tente, eu posso ver aonde isso levaria. Por exemplo, você pode dizer a um subordinado direto que você pode ver como a estratégia implementada ajudaria a equipe a operar melhor. Ou você pode dizer a um colega que ele fez um ótimo trabalho abordando a principal preocupação do cliente.
Claro, é importante manter este comentário honesto. Você deve mencionar algo que é realmente benéfico, e você não deve elogiar tão extensivamente que o resto de sua mensagem cega totalmente o destinatário.
Corpo do E-mail: Caminhe por Mudanças (e Resultados)
Acredite ou não: as pessoas apreciam saber por que você escolheu fazer as coisas de maneira diferente. É contra-intuitivo (porque quem quer ouvir como eles estragaram tudo em detalhes?), Mas na verdade, isso mostra que você tem uma alta opinião sobre eles.
Isso demonstra que você não discordaria deles apenas por causa disso. Além disso, isso mostra que você acha que eles são inteligentes o suficiente para aprender com o feedback e cumprir suas expectativas.
Para evitar excessivamente elaborar o que deu errado, limite-se a frases que sigam o formato de …. E se você tiver mais de uma alteração, use marcadores.
Se parece com isso:
Ou:
- Você verá que fizemos algumas alterações no pitch deck, com base no feedback da equipe de liderança.
- Nesse sentido, adoraria ver essas mudanças realizadas em outros aspectos da apresentação, porque gostaríamos que elas fossem consistentes.
Última linha
Sempre termine perguntando se você pode esclarecer alguma coisa ou responder a qualquer pergunta.
Por favor, deixe-me saber se eu posso responder a qualquer pergunta, pode parecer óbvio, serve a um propósito. Isso torna todo o espírito do seu e-mail mais colaborativo.
De repente, vai de, dizendo “aqui estão as mudanças - ponto final” para “aqui estão as mudanças - você me deixaria saber se alguma delas não faz sentido?” Isso mostra que você ainda valoriza a opinião da outra pessoa.
Então, tudo que você deixou é uma aprovação - qualquer sinal padrão (melhor, sinceramente, obrigado!) Será suficiente.
Colocando tudo junto
- Exemplo de mudança e como isso produzirá um resultado positivo
- Se aplicável: exemplo da mudança dois e como ela produzirá um resultado positivo
- Se aplicável: exemplo da mudança três e como ela produzirá um resultado positivo
Agora que você compôs um feedback verdadeiramente construtivo, tire um minuto para pensar sobre sua linha de assunto. Talvez tudo o que você precise seja acertar a resposta, mas pode ser que uma pequena mudança afete todo o tom. (Você sabia que “hoje” é preferível a “urgente”? Mais sobre isso - e outras palavras para evitar - aqui.)
Nem todas as mensagens que você envia serão repletas de elogios - e tudo bem. Se você tomar o tempo para escrevê-lo pensativamente, isso será um longo caminho.
