Quaisquer dados que você tenha, um planilhacomo o Excel, é um ótimo lugar para armazená-lo. O Excel tem ferramentas internas para ajudá-lo a acompanhar os dados e para encontrar informações específicas quando você desejar. Com suas centenas de colunas e milhares de linhas, uma planilha do Excel pode conter uma enorme quantidade de dados.
O Excel também é mais simples de usar do que um programa de banco de dados completo, como o Microsoft Access. Os dados podem ser inseridos facilmente na planilha e, com apenas alguns cliques do mouse, você pode classificar seus dados e encontrar o que deseja.
Inserindo Dados em Tabelas do Excel
O formato básico para armazenar dados no Excel é uma tabela. Em uma tabela, os dados são inseridos em linhas. Cada linha é conhecida como um registro. Depois que uma tabela é criada, as ferramentas de dados do Excel podem ser usadas para pesquisar, classificar e filtrar os registros para localizar informações específicas.
Inserindo os dados da sua tabela
O primeiro passo na criação de uma tabela é inserir os dados. Ao fazer isso, é importante garantir que seja inserido corretamente. Por exemplo, certifique-se de não deixar nenhuma célula vazia ao criar sua tabela. Essa ação pode causar problemas no futuro.
Erros de dados, causados pela entrada incorreta de dados, são a origem de muitos problemas relacionados ao gerenciamento de dados. Se os dados forem inseridos corretamente no início, é mais provável que o programa retorne os resultados desejados.
Linhas e Colunas do Excel
Linhas em uma tabela
Como mencionado acima, as linhas de dados são conhecidas como registros. Ao inserir registros, lembre-se destas diretrizes:
- Não deixe linhas em branco na tabela que está sendo criada, nem mesmo entre os títulos e a primeira linha de dados.
- Um registro pode conter dados sobre apenas um item específico.
- Um registro também deve conter TODOS os dados da lista sobre esse item. Não pode haver informações sobre um item em mais de uma linha.
- Para criar uma lista, uma tabela de dados precisa conter pelo menos dois registros de dados.
Colunas em uma tabela
Enquanto as linhas da tabela são referidas como registros, as colunas são conhecidas como Campos. Cada coluna precisa de um título para identificar os dados que ela contém; esses títulos são chamados de nomes de campos.
- Nomes de campos são usados para garantir que os dados de cada registro sejam inseridos na mesma sequência.
- Certifique-se de que todos os dados em uma coluna sejam inseridos usando o mesmo formato. Se você começar a digitar números como dígitos (como 10 ou 20), mantenha-o. Não mude para o meio e comece a digitar números como palavras (como dez ou vinte). Ser consistente.
- Não deixe colunas em branco na tabela.
- Para criar uma lista, uma tabela precisa ter pelo menos duas colunas de largura.
Criando uma lista no Excel
Usando a opção de filtro
Uma vez que os dados foram corretamente inseridos em um mesa com cabeçalhos adequados, pode ser convertido em uma lista usando o Filtro opção.
- Selecione qualquer célula na tabela.
- Escolher Casa> Classificar e Filtrar> Filtro na guia Início.
- A tabela agora mostrará pequenas setas suspensas ao lado de cada cabeçalho.
Gerenciando suas listas de dados
- Haverá setas apontando para baixo ao lado de cada nome de campo que abrir menus suspensos quando clicados.
- Os menus suspensos contêm opções para classificar a lista por qualquer um dos nomes de campo e procurar na lista por registros que correspondam a determinados critérios.
