Parabéns! Você passou pela parte difícil: contratar um novo subordinado direto para se juntar às suas fileiras. Espero que eles vão começar em breve e você pode ir em todos os objetivos que você definiu para eles em sua nova função.
Mas antes que o primeiro dia chegue, há algumas coisas que você, como gerente, deve fazer para se preparar para receber um novo funcionário de braços abertos. Alguns são mais logísticos - como descobrir onde eles estarão sentados e o que eles estarão trabalhando na primeira semana - enquanto outros são para garantir que a pessoa se sinta apreciada, incluída e confortável ao entrar em um novo ambiente de trabalho. Na verdade, muitas dessas dicas são tiradas de coisas que fazemos aqui no The Muse quando novos contratados se juntam à nossa equipe.
Veja o que você precisa fazer na semana anterior à sua chegada.
1. Conecte-se com eles no LinkedIn
Você está prestes a trabalhar junto, então porque não deixá-los em sua rede profissional? Você certamente não quer ter que solicitá-los desajeitadamente depois de meses sentados ao lado deles todos os dias.
Além disso, esta é uma ótima oportunidade para recebê-los antes mesmo de entrarem no escritório. Quando você solicitar para se conectar, inclua uma nota legal ao longo das linhas de:
Ou
2. Criar um documento de integração
Este é provavelmente o passo mais importante a tomar sempre que contratar alguém novo. Este documento será o bote salva-vidas da pessoa quando se situar em seu papel. Deve incluir:
- Suas metas para os primeiros 30, 60 e 90 dias da pessoa
- Um esboço das tarefas que você espera que elas possuam ou assumam
- Quaisquer documentos, links, calendários ou logins relevantes de que precisam
- Quaisquer reuniões em que se espera que compareçam nas primeiras semanas ou regularmente
- Nomes, informações de contato e antecedentes dos membros da equipe e colegas com os quais trabalharão
Em última análise, quanto mais você documentar, melhor - dessa forma, você responde proativamente a qualquer dúvida que possa ter.
Em muitos casos, pode até fazer sentido que os colegas de equipe diretos da pessoa contribuam com informações sobre projetos nos quais eles trabalharão juntos ou devem conhecer. Isso dá ao seu novo contratado informações, além de permitir que seus outros subordinados diretos se sintam mais envolvidos no treinamento do novo companheiro de equipe.
Para sua sorte, temos o modelo de integração perfeito para você trabalhar. Criado pelo nosso fundador e presidente Alex Cavoulacos, esse é o modelo que costumamos usar para ajudar nossos novos membros a se situarem.
3. Anote suas perguntas iniciais
Sua cabeça provavelmente está nadando com idéias, perguntas e oportunidades para esse novo funcionário.
Em vez de deixar esses pensamentos escaparem, comece um documento para anotar tudo o que lhe vier à mente. Você pode achar que não vai precisar ou querer abordá-los quando a pessoa realmente começar, mas tê-los anotados fará com que você se sinta confiante de que cobriu tudo.
4. Fotografe um email
Os melhores chefes fazem isso! Por quê? Bem, como destaca o roteirista e editor do Muse, Stav Ziv, seu novo funcionário provavelmente passou por um exaustivo processo de dar aviso e fazer a transição de seu último cargo. E, “como um gerente que quer que essa pessoa comece a correr no chão, você obviamente odeia que seu novo empregado brilhante comece com uma nota estressante”.
Enviar um e-mail antes que eles comecem a transmitir como você está feliz por estar se juntando à equipe fará com que eles fiquem muito mais animados para a próxima aventura. Pode cobrir algumas coisas importantes também. Obviamente, você deseja recebê-los na equipe, mas também pode usar essa nota - se o RH ainda não tiver - para informar sua data e horário oficiais de chegada, discutir o código de vestuário ou a cultura da empresa e solicitar documentos relevantes, como passaporte ou carteira de identidade., ou até mesmo fornecer um esboço da programação do primeiro dia.
É claro que você deve sempre terminar informando que está feliz em responder a qualquer pergunta que tenha antes de começar. Como alguém que esteve do outro lado, tenho certeza de que você sabe como pode ser intimidante iniciar um novo trabalho com zero contexto. Portanto, seja muito fácil para eles se sentirem confortáveis andando pela porta no primeiro dia.
sobre como deve ser esse e-mail de boas-vindas (e use o modelo prático!).
5. Obtenha seu espaço na mesa em ordem
Isso pode exigir alguma ajuda de TI, mas certifique-se de que tudo o que é técnico esteja ao mesmo tempo. Conseguir isso feito agora evita que você gaste três horas no primeiro dia descobrindo como ligar o laptop.
Eles têm um computador pronto para eles, e é cobrado e atualizado? Eles têm uma conta de e-mail configurada? Que tal configurar seu sistema de bate-papo interno ou outros programas importantes aos quais eles precisarão acessar?
O espaço da sua escrivaninha está limpo e vazio? Tem certeza de que você mudou tudo que pertence à última pessoa que estava sentada lá? Existe algum outro equipamento - um teclado, mouse, USB, monitor extra, cabo de extensão ou fichário - eles podem precisar que você possa fornecer?
Esta é provavelmente a primeira parada do seu novo funcionário quando ele chegar, então torne-o um espaço acolhedor. Jogando em alguma empresa, seu lanche favorito, ou até mesmo um cartão assinado pela equipe, também não dói!
6. Enviar sobre quaisquer documentos relevantes
Eles podem ser incluídos em seu e-mail para a nova contratação, mas também pode fazer sentido compartilhar qualquer documento que você queira revisar previamente em um e-mail separado. Pode ser o manual do funcionário da empresa e os pacotes de benefícios ou o documento de integração da sua equipe.
Independentemente disso, dê ao contexto da pessoa para que ela saiba por que você está compartilhando esses documentos, o que eles significam para o papel deles, quando você espera que eles os examinem e se eles precisam preparar alguma coisa.
(Ah, e, claro, certifique-se de que todos esses recursos estejam atualizados e precisos antes que sua nova contratação os alcance.)
7. Encontre um “Mentor” de escritório
Talvez sua empresa tenha um programa de amigos. No The Muse, cada novo contratado recebe um “Muse Buddy” de outro time que toma café na primeira semana para falar sobre a cultura de nossa empresa e se misturar fora do escritório.
Se não houver um sistema formal, considere emparelhar sua nova contratação com um “mentor” fora de sua equipe - pode ser alguém com quem eles não trabalham diretamente ou alguém em um departamento completamente diferente.
Isso ajuda o novo contratado a conhecer imediatamente os outros dentro da empresa e também oferece a eles outra oportunidade para fazer perguntas que podem ter medo de falar com um gerente que eles mal conhecem. Ter um contato de terceiros pode aliviar algumas de suas preocupações e permitir que elas sejam mais abertas e curiosas sobre a cultura e o fluxo de trabalho de sua empresa.
Apenas certifique-se de que qualquer um que você escolher esteja disponível e ansioso para ser um mentor - nada é pior do que conectar seu novo contratado a alguém que imediatamente os fantasma.
8. Bloqueie o tempo em seu próprio calendário e defina reuniões importantes
Assim como você precisa preparar seu novo contratado para se tornar onboarded, você também precisa se preparar para fazer o onboarding.
Treinar um novo funcionário leva tempo - o tempo que você costuma gastar em suas responsabilidades diárias. Por isso, é inteligente separar os slots de maneira proativa quando você estiver trabalhando de perto com essa pessoa para que possa avaliar como concluirá seu trabalho.
Não apenas você deve agendar pelo menos uma reunião individual todos os dias na primeira semana para verificar seu progresso, mas também reservar tempo para as sessões de treinamento que precisarão participar, às quais você vai se juntar.
Isso permite que você reserve qualquer sala de conferência ou outros recursos que possa precisar. Se você estiver participando de um funcionário remoto, por exemplo, convém garantir que seu bate-papo por vídeo funcione e você tenha um espaço para conversar em particular. Ou, se você precisar reunir um terceiro membro da equipe (ou vários), verifique e veja se eles estão disponíveis para atender esse dia.
9. Agende uma equipe almoço / café / bebidas
Atingir o chão correndo é uma prioridade, mas também é conhecer o seu funcionário como pessoa (com uma vida fora do trabalho!) - e deixar que o resto da sua equipe também os conheça.
Agende uma excursão (ou duas) para que sua equipe pegue o almoço, o café ou as bebidas juntos para que esteja no calendário de todos antes do tempo. Você pode manter a intimidade apenas com sua equipe direta, mas se for uma empresa menor, você pode convidar outros departamentos com os quais você trabalha para participar também.
Não se trata de mostrar seu talento mais recente, mas sim de proporcionar ao novo funcionário uma oportunidade de se relacionar com os colegas fora do escritório. E ser o tipo de chefe que valoriza a camaradagem e a diversão tanto quanto o trabalho duro. Mantenha a conversa para tópicos não relacionados ao trabalho (mas mantenha-os apropriados). Se você precisar de algumas conversas, confira essas ótimas perguntas sobre como chegar a você.
Quando comecei, toda a equipe editorial fez um bom almoço e fizemos o mesmo com outros membros da equipe desde então. Não só era um prazer gastar o cartão da empresa, mas também quebrou imediatamente qualquer embaraço que sentíssemos um pelo outro.
Verifique todas essas coisas da sua lista e seu novo funcionário começará com a melhor nota possível - e você também!
