No mundo dos e-mails, até mesmo a menor mudança pode transformar sua mensagem em uma fantástica. Ajustar sua escrita apenas um pouquinho pode ser a diferença entre uma conexão importante pressionando o ícone da lixeira ou clicando em "Responder".
Como alguém que dirige uma organização inteiramente virtual com mais de 120 membros da equipe, eu vi mais do que minha cota de e-mails incríveis - e totalmente inferiores - e notei que, muitas vezes, o profissionalismo de uma mensagem (ou falta é o que me faz decidir se devo ajudar ou não o remetente.
Então, quais são essas pequenas mudanças que podem tornar seus e-mails mais profissionais (e, portanto, muito mais propensos a conseguir o que você quer)? Aqui estão nove coisas importantes para se manter em mente.
1. Tenha uma linha de assunto proposital
Não importa quem você está enviando, nunca deixe o assunto em branco ou vago (estou olhando para você, "Pergunta" ou "Mensagem Importante"). O truque é ser o mais específico possível, mas também manter sua linha em torno de quatro a nove palavras. Menos é mais, mas ter algo lá para começar é crucial - ele tentará o leitor a clicar no seu e-mail e ajudar você a encontrá-lo em suas caixas de entrada mais tarde.
Sua linha de assunto também pode ser um ótimo lugar para deixar claro quais são os próximos passos. Tente adicionar (precisa até terça-feira) se houver um prazo, (não urgente), se não for sensível ao tempo, ou (sem resposta necessária), se é um email FYI que você não precisa de uma resposta.
2. Escreva seu email para trás
Você provavelmente sabe que todo e-mail deve ter um apelo à ação. Seja enviando um e-mail de volta por um determinado período de tempo ou organizando uma reunião, você quer facilitar para o leitor saber o que ele precisa fazer a seguir.
Mas muitas pessoas colocam isso na última sentença da mensagem. Em vez disso, para facilitar a digitação de seus e-mails, coloque sua pergunta específica na primeira frase e, em seguida, adicione as informações necessárias para fazer o backup nos parágrafos a seguir.
3. Dê Contexto
Ao dar o seu apelo à ação, não se esqueça de incluir algum tipo de frase que define o contexto do email ("Este é o relatório que discutimos na última reunião" ou "Este sou eu a acompanhar o nosso evento na última segunda-feira").
4. Use o espaçamento
Isso definitivamente parece um acéfalo, mas na verdade não é incomum receber e-mails sem intervalos entre parágrafos diferentes ou novos pensamentos. Nada é mais desagradável do que receber um e-mail que parece uma parede de texto em que o escritor nem se incomodou em dividir as frases em parágrafos pequenos e mais gerenciáveis. Facilite para o leitor: dê um e-mail a seu começo, meio (curto) e fim.
5. Fique com uma única fonte
Usar o neon Comic Sans em um e-mail não fará com que você seja memorável, isso vai deixar você estranho. Em outras palavras, mantenha sempre a fonte e a cor padrão do email. Além disso, não use várias fontes em seu email. Isso geralmente acontece acidentalmente quando as pessoas copiam e colam informações de outros sites, já que os clientes de e-mail, como o Gmail, não tiram a formatação. Para evitar isso, pressione "shift + command + v" em vez de apenas "command + v", o que fará com que o texto corresponda à formatação do email.
6. Ousado ou sublinhado - mas somente quando realmente necessário
Se o seu e-mail contiver mais de um ponto ou questão muito importante, use negrito ou sublinhado para destacar essas partes da sua mensagem. Apenas tome cuidado ao exagerar na formatação da fonte - você não quer um e-mail em itálico, em negrito e sublinhado, afinal de contas.
7. Revise tudo
Todo mundo sabe verificar erros de ortografia e gramática nos e-mails, mas você verificou se as datas, os títulos dos eventos, os prazos e os nomes estão escritos corretamente? No meu caso, eu sempre me sinto um pouco irritado quando as pessoas colocam aquele "l" extra em "Lily" para fazer "Lilly".
8. Mantenha sua assinatura simples
É bom ter uma assinatura que é mais do que apenas o seu nome, mas não deve ocupar metade do email. Deixe de fora quaisquer citações longas, parágrafos com sua história de vida, retalhos, você começa a idéia. Apenas o seu nome, a sua posição atual e uma ou duas maneiras de entrar em contato com você (como um endereço de e-mail e o Twitter lidar com hiperlinks) são muitas.
Outra observação: eu vi um número surpreendente de profissionais colocarem citações religiosas no final de suas assinaturas de e-mail, e isso é definitivamente algo para se pensar cuidadosamente. Lembre-se, você provavelmente não conhece os sistemas de crenças da maioria das pessoas que envia por email, e não quer que alguém adie por causa de algo totalmente dentro de seu controle.
9. Use BCC quando necessário
Em vez de manter alguém que não faz mais parte da conversa em um tópico, leve essa pessoa para o BCC (e certifique-se de avisá-lo quando você fizer isso!). Um simples “Moving to BCC” no início do e-mail deve ser suficiente para garantir que todos estejam na mesma página.
Enviando ótimos e-mails é tudo sobre como dominar as pequenas nuances que seu leitor pode não perceber, mas subconscientemente aprecia. Armado com esta lista, você está um passo mais perto de ser um mestre da caixa de entrada.
