Definição de groupware e benefícios do software de colaboração

O termo groupware faz referência a vários tipos de ambientes de trabalho colaborativos suportados por computador. Com ênfase em interoperabilidade e trabalho coletivo em um ambiente multiusuário, o software de colaboração funciona como um portal no qual os usuários criam e atualizam documentos controlados por versão, gerenciam conteúdo on-line, compartilham recursos como calendários e caixas de entrada e conferem recursos de bate-papo e mensagens .

Em alguns casos, o groupware é uma ferramenta autônoma, como a plataforma do OnlyOffice para colaboração de documentos ou a plataforma Intuit Quick Base para gerenciamento de dados. Em outros casos, o groupware funciona como um sistema de gerenciamento de conteúdo (como no WordPress) ou como uma intranet completa (como no SharePoint).

O termo groupware abrange implementações de software muito amplas e muito específicas. O que é comum a qualquer definição, no entanto, é que mais de um usuário colabora no mesmo ambiente usando as mesmas ferramentas e processos.

Benefícios e recursos do Groupware

O Groupware permite que os trabalhadores no local e os membros da equipe dispersos geograficamente trabalhem uns com os outros pela Internet ou por uma intranet. Esses aplicativos de software geralmente oferecem muitos benefícios:

Autenticação e Logging- formas padrão de acessar o groupware, registros de quem faz o quê, registros que atendem aos requisitos legais de descoberta
Comunicação- ferramentas de bate-papo, grupos de discussão encadeados, caixas de correio privadas
Trabalho interativo-Polls, edição de arquivos em tempo real, gerenciamento de tarefas compartilhadas
Descoberta-Armazenamento central de arquivos e ativos de informação suportados por uma ferramenta de pesquisa robusta
Fluxos de trabalho coordenados-Processos gerenciados pelo groupware que lidam com aprovações, revisões, revisões, etc., bem como suporte a processos de gerenciamento de projetos
Gestão do conhecimento empresarial- Wikis locais, documentos de referência protegidos, marcadores de grupo, repositórios de senha compartilhada, históricos de controle de versão
Engajamento social e gestão de reputação-Grupos de usuários, emblemas de perfil, personalização de perfil pelos usuários, gamificação por níveis de usuário e concursos de engajamento de usuários

Não são apenas funcionários de grandes empresas que se beneficiam do uso de groupware. Para empreendedores e freelancers, essas ferramentas facilitam o compartilhamento de arquivos, a colaboração e a comunicação em projetos com clientes remotos, tudo a partir do conforto do escritório doméstico.

Diferentes soluções de groupware suportam recursos diferentes. A maioria dos ambientes de groupware não oferece todos os recursos listados acima, mas muitos oferecem um subconjunto em diferentes combinações. Um desafio ao selecionar a solução de groupware certa para uma determinada necessidade de negócios é equilibrar os recursos que cada plataforma potencial oferece em relação às necessidades da organização.

Exemplos de software de groupware

O Lotus Notes da IBM (ou Lotus Software de acordo com o site Lotus da IBM) foi um dos primeiros conjuntos de software de colaboração e ainda é usado em muitos escritórios atualmente. O Microsoft SharePoint é outra importante solução de groupware bem estabelecida em grandes empresas.

As principais suítes de groupware abrangentes, além das ofertas da IBM e da Microsoft, incluem:

G-Suite - plataforma do Google de e-mail, documentos e colaboração social
Zoho One - um pacote voltado para empresas para pequenas e médias empresas
Salesforce - uma plataforma para gerenciamento de relacionamento com o cliente

Além disso, um florescente ecossistema de groupware com casos de uso direcionado oferece flexibilidade para buscar as melhores soluções para uso com, ou em vez de, um pacote de groupware abrangente mais caro: