O trabalho em equipe é um dos aspectos mais importantes do ambiente de trabalho moderno. No entanto, a disponibilidade generalizada da Internet significa que os membros da equipe podem estar em qualquer lugar do mundo. Portanto, para que o trabalho em equipe seja eficaz, é importante que as empresas adotem práticas de trabalho modernas e tecnologias que ajudem os colegas de trabalho, onde quer que estejam, a compartilhar seu trabalho de maneira simples e eficiente. É aqui que entra uma boa ferramenta de colaboração on-line. Se você pretende adotar - ou propor a adoção de - ferramentas de colaboração on-line, a lista de benefícios de colaboração on-line abaixo pode ajudar você e sua organização a tomar uma decisão sobre essa tecnologia útil. .
É fácil acompanhar os projetos
As ferramentas de colaboração on-line têm uma variedade de recursos de rastreamento de projetos que facilitam para os membros da equipe ver a evolução de um projeto desde o primeiro dia. Desde acompanhar quem fez as alterações mais recentes em um documento, como o documento estava antes das alterações, até marcar um colega para revisar o documento, nunca foi tão fácil gerenciar um projeto. As ferramentas de colaboração online eliminam a necessidade de usar o email como principal meio de comunicação com os membros da equipe, por isso a necessidade de pesquisar uma caixa de entrada por um documento perdido, por exemplo, é completamente removida.
Os membros da equipe podem estar em qualquer lugar
Desde que tenham uma conexão com a Internet, os membros da equipe podem trabalhar remotamente de qualquer lugar do mundo. Isso significa que é possível que um time esteja completamente disperso, enquanto ainda trabalha de maneira organizada. Colegas de trabalho em diferentes estados ou mesmo países podem facilmente trabalhar juntos no mesmo projeto, ajudando as organizações a montar a melhor equipe possível para um projeto, independentemente da localização dos funcionários. Isso também significa que, embora os funcionários estejam fora do escritório em uma viagem de negócios, eles não precisam ser desconectados do projeto e podem contribuir para isso como se estivessem em suas mesas.
Facilidade de relatórios
Quase todos os projetos de trabalho têm algum tipo de relatório associado a eles, e o tempo de relatório é geralmente estressante. Às vezes, é fácil perder o controle de algumas das atividades que foram realizadas para um determinado projeto, especialmente quando você trabalha com uma equipe grande. No entanto, usando uma boa ferramenta de colaboração on-line, é fácil gerar rapidamente relatórios detalhados que incluam todas as atividades associadas a um determinado projeto, dando aos membros da equipe mais tempo para trabalhar em atividades geradoras de resultados.
Ações são feitas rapidamente
Com uma boa ferramenta de colaboração on-line, não há mais a necessidade de organizar uma reunião ou chamada telefônica para revisar documentos. Os documentos podem ser carregados na ferramenta e os revisores podem ser automaticamente notificados via e-mail de que os documentos foram enviados. Os revisores podem então anotar o documento e fazer as alterações necessárias e notificar todos os membros da equipe de que o documento foi revisado e está pronto. Isso torna muito mais fácil manter um fluxo de trabalho estável e organizado em um projeto, com os membros da equipe contribuindo prontamente quando necessário.
Documentos são armazenados em um único local
Isso facilita a todos os membros da equipe o acesso a todos os documentos necessários, independentemente de sua localização. Além disso, os funcionários não precisam salvar documentos em um dispositivo USB ou outra mídia de armazenamento se planejarem trabalhar remotamente, e qualquer atualização de um documento será vista imediatamente. Não é necessário que versões diferentes de um documento sejam enviadas por e-mail, e os membros da equipe sabem o tempo todo onde encontrar a versão mais recente de um documento.
