O e-mail substituiu o correio tradicional por uma grande quantidade de comunicações comerciais e pessoais. Para enviar os melhores e-mails, você precisa estar ciente de algumas regras. O e-mail etiqueta polícia não virá depois de você, se você não segui-los, mas eles são orientações que ajudam a evitar erros como ofender alguém quando você não quer dizer e mal-entendidos como ser ofendido quando você não está destinado a .
Essas regras básicas de etiqueta de e-mail nos ajudam a nos comunicar melhor por e-mail, e vale a pena conhecê-las.
01 de 25Dê uma segunda olhada antes de enviar uma mensagem
Digite uma vez, olhe duas vezes e evite que e-mails embaraçosos com o texto errado vão para o destinatário ou destinatários errados. Assim:
- Pause um momento depois de concluir um email.
- Veja os nomes dos destinatários.
- Leia a mensagem de email.
Só então você deve escolherMandar. Um grama de prevenção vale um quilo de cura.
No Gmail e em alguns outros serviços de e-mail, você pode ativar um recurso não desejado que oferece alguns segundos para desfazer possíveis danos, mesmo depois de enviar um e-mail errôneo. Quando isso não estiver disponível, tente deixar o campo Para em branco ou insira seu próprio endereço de e-mail, para que você seja lembrado de dar uma olhada final antes de enviar.
02 de 25Não padrão para responder a todos
Se "Responder" estiver bom, "Responder a todos" deve ser melhor. É isso mesmo?
Esteja atento às caixas de entrada dos destinatários e não envie sua resposta para pessoas que não precisam dela.
03 de 25Mantenha os e-mails curtos
Não intimide destinatários com muito texto. Componha uma mensagem curta e fácil de entender.
04 de 25Use o recurso de cotação judiciosamente
Você acha que citar texto original nas suas respostas por e-mail é muito trabalhoso? Não é. Às vezes, é importante para a continuidade. Seu destinatário pode não saber o que você está respondendo, mas se você citar a parte da mensagem do remetente em sua resposta, sua intenção é clara.
Na maioria dos casos, você pode copiar a parte do e-mail do remetente e, em seguida, selecionar "Colar como citação" (ou palavreado semelhante) na sua resposta. Se a mensagem do remetente foi longa, você geralmente não precisa citar a coisa toda.
05 de 25Escrever linhas de assunto de e-mail efetivas
Você faz erros bobos em seus assuntos de email? A chave para conseguir ler suas mensagens, ao que parece, não é ser inteligente. Em vez disso, concentre-se em dar o resultado final da mensagem ou resumir a mensagem. Não seja prolixo e deixe de fora palavras desnecessárias. Se você quiser que o destinatário execute uma ação, diga na linha de assunto.
06 de 25Limpar e-mails antes de enviá-los
Encaminhar e-mails é uma ótima maneira de compartilhar ideias, mas certifique-se de que a ideia original não seja perdida no ofuscamento. É perfeitamente correto usar uma mão pesada na edição de partes de cadeias de e-mail que não se aplicam ao destinatário de encaminhamento - contanto que as partes excluídas não alterem a intenção da mensagem.
07 de 25Em caso de dúvida, enviar e-mail de texto simples, HTML não rico
Nem todo mundo pode receber seus emails formatados. Alguns podem até ficar aborrecidos. Para ser seguro, em vez de desculpar, envie e-mails de texto sem formatação em caso de dúvida. Isso é particularmente importante em um ambiente de negócios, onde o tempo pode ser limitado.
08 de 25Não encaminhe e-mails fraudulentos
Você provavelmente está desconfiado quando vê um e-mail muito espantoso para ser verdade em sua caixa de entrada. Não cometa o erro de encaminhar por e-mail qualquer história que você não tenha investigado e confirmada como verdadeira.
09 de 25Não espalhe vírus
Certifique-se de não estar espalhando worms e vírus via e-mail ou aja como um veículo para espalhar spam. Tudo isso pode ser causado por e-mails maliciosos. Felizmente, há proteção: use um software antivírus, mantenha-o atualizado e faça a varredura de arquivos individuais gratuitamente.
- Top Software Antivírus do Windows
- Principais softwares antivírus para Mac
- VirusTotal para verificar arquivos e URLs online
Explique por que você encaminha
Melhor comunicação faz melhores relacionamentos. Para encaminhar e-mails e links de uma maneira que compartilhe informações relevantes e promova vínculos, explique no topo do e-mail por que você acha que o destinatário achará as informações compartilhadas interessantes.
11 de 25Deixe que as pessoas saibam que seu e-mail foi recebido
Os filtros span são bem-vindos aos serviços de email, mas não são perfeitos. Ocasionalmente, eles pegam um e-mail importante. Poupe esta preocupação irritante e deixe-os saber que você recebeu o e-mail deles.
12 de 25Pergunte antes de enviar anexos enormes
Não obstrua os sistemas de email enviando anexos enormes ou faça isso somente com permissão.
13 de 25Fale sobre um assunto apenas por e-mail
Faça o mundo menos confuso. Tente falar sobre um assunto apenas por mensagem. Para outro assunto, inicie um novo email.
14 de 25Questões de pontuação
Vírgula, cólon, hífen e ponto-e-vírgula - todos existem por um motivo: eles facilitam a compreensão do significado pretendido de uma sentença. Não torne a vida mais difícil e possivelmente menos interessante para os destinatários dos seus emails. Preste atenção na pontuação.
15 de 25Use acrônimos com moderação
DYK? Nem todo mundo sabe cada acrônimo, e essas abreviações não economizam muito tempo de qualquer maneira. Portanto, use poucas siglas ou apenas se tiver certeza de que o destinatário sabe o significado delas. É rude fazer alguém fazer uma pesquisa em algo no seu email.
16 de 25Redimensionar Imagens para Proporções Práticas para E-mails
Quando suas fotos ficam bem no seu e-mail, você fica bem. Mantenha suas imagens de e-mail anexadas, não maiores que a tela, redimensionando-as em estilo - on-line e gratuitas.
17 de 25Escrever em todos os Caps está gritando
Não grite em seus e-mails, a menos que você queira. O texto definido em letras maiúsculas é interpretado como uma mensagem e também é difícil de ler.
18 de 25Tenha cuidado com a ironia nos e-mails
Não mesmo! Quero dizer. Honestamente!
Um meio que oferece pouco contexto, como e-mail, não é adequado à ironia e ao sarcasmo, mesmo que você conheça o destinatário.
19 de 25Pegar erros de digitação, imprimindo seus e-mails
Para e-mails ou cartas de amor importantes, formais, com dicas de carreira, imprima o rascunho antes de clicarMandar.
Em uma cópia impressa e com um lápis na mão, muitas vezes você pode encontrar erros de digitação ou vírgulas equivocadas, nem você nem seu verificador ortográfico foram pegos. O trabalho / relacionamento que você salva pode ser o seu próprio.
20 de 25Definir o seu relógio do sistema
Certifique-se de não enviar mensagens de 1981 ou 3078.
21 de 25Em caso de dúvida, finalizar e-mails com "Obrigado"
Se você não sabe dizer adeus ao final de um e-mail, há uma coisa que quase sempre será apropriada. Obrigado.
22 de 25Onde colocar sua assinatura
Sem uma linha que diz "assine aqui", como você decide onde colocar sua assinatura de e-mail? Coloque-o logo abaixo do final do seu texto.
23 de 25Querendo saber "Como colocar isso por escrito?" Use isso"
Você já percebeu como as pessoas que você entende perfeitamente quando as ouve se tornam enigmáticas e verbosas quando começam a escrever?
Não seja como eles. Diga como é e diga da mesma maneira que você faria em uma conversa face a face. Agora não é hora de impressioná-los com o seu domínio da língua inglesa. Vá para curto e doce.
24 de 25Compactar arquivos
Small é lindo, pelo menos quando se trata de anexos de e-mail. Portanto, reduza os arquivos antes de enviá-los por email.
25 de 25Evite mensagens "Eu também"
"Eu também" não é conteúdo suficiente para garantir um email. É irritante. Espere até que você tenha algo para adicionar à conversa para responder.
