Se você é dono de uma loja ou gerente, já sabe exatamente o quanto é importante ter o banco de dados correto. De estoque e envio para funcionários e clientes, você sabe que até mesmo um dia lento envolve muita manutenção de dados. A verdadeira questão é que tipo de banco de dados você precisa? Espero que você não tenha tentado manter essas informações no Microsoft Excel. Se tiver, você pode considerar começar com um banco de dados básico, como o Microsoft Access, para poder transferir facilmente os dados para o banco de dados.
O tipo e o tamanho da loja que você executa fazem uma grande diferença no tipo de banco de dados que faz mais sentido. Se a sua loja é criada periodicamente nos mercados de agricultores, então você tem necessidades muito diferentes do que uma loja de tijolo e argamassa. Se você vender comida, precisará acompanhar as datas de vencimento como parte do inventário. Se sua loja for on-line, você terá que acompanhar as taxas, o envio e as informações de revisão. No entanto, há uma série de coisas que todas as lojas têm em comum, como inventário e fluxo de caixa. Para ajudá-lo a determinar o melhor banco de dados para suas necessidades específicas, aqui estão algumas coisas que você deve considerar.
Informações para rastrear no banco de dados
Administrar uma loja de varejo implica em acompanhar vários aspectos diferentes. Não apenas você precisa ficar de olho no inventário, mas também certificar-se de que tem meios suficientes para exibir as mercadorias (como latas, cabides, estantes e estojos), suprimentos para mostrar o preço das mercadorias, contas, informações de vendas e informações do cliente. Há muito o que acompanhar e os bancos de dados tornam o gerenciamento de sua loja muito mais fácil.
As lojas on-line podem ser difíceis de gerenciar porque há muito mais a ser rastreado, como o envio. Um banco de dados torna consideravelmente mais fácil lidar com todos esses aspectos diferentes sem precisar se referir constantemente ao seu cliente ou ao histórico de vendas. Você pode até mesmo exportar informações, como relatórios, e enviá-las ao seu banco de dados para não ter de lidar com os problemas de entrada manual.
Decidindo se comprar ou construir
Se você deve comprar ou construir um banco de dados é a grande questão, e isso depende inteiramente do tamanho do seu negócio e de onde você quer levá-lo. Se você está apenas começando e você tem tempo em suas mãos (mas uma quantidade muito limitada de dinheiro), construir seu próprio banco de dados é uma ótima maneira de torná-lo específico para suas necessidades exclusivas. Isto é particularmente verdadeiro se você está apenas começando uma loja online. Se você iniciar o banco de dados imediatamente antes de abrir sua loja on-line, você terá uma compreensão muito melhor do seu inventário e do seu ponto de início. Esses são dados fantásticos para ter uma temporada de impostos prontamente acessível e ajuda você a ficar por dentro do seu inventário, bem como aos dados do cliente.
Se você tem um negócio maior, especialmente algo como uma franquia, comprar um banco de dados funcionará melhor para você. Ele irá ajudá-lo através de todas as coisas que você poderia esquecer. O mais provável é que você não tenha tempo para criar e gerenciar o banco de dados, por isso é melhor ter todas as bases cobertas. Você sempre pode fazer suas próprias modificações conforme avança.
Encontrando o programa de banco de dados correto
Se você decidir comprar um programa de banco de dados, precisará gastar muito tempo pesquisando as diferentes opções. Existe uma ampla gama de tipos de lojas de varejo, e o mercado de banco de dados é adequado às necessidades exclusivas desses diferentes tipos. Se você está trabalhando com produtos e alimentos, você claramente precisa de algo que ajude a rastrear itens perecíveis. Se você tiver uma joalheria, precisará rastrear o seguro das peças valiosas. Para lojas que têm uma presença on-line e uma instalação de tijolo e argamassa, você definitivamente precisa de algo que cubra muitos ângulos diferentes para seu inventário, taxas, impostos e aspectos administrativos do negócio. Se você vender de um determinado item, precisará saber desde o início para poder marcá-lo imediatamente para a parte on-line da loja.
Antes de começar, pense em tudo o que você precisa rastrear e, em seguida, certifique-se de que os bancos de dados que você considera tenham esses itens no mínimo. Há uma grande quantidade de bancos de dados no mercado, então você deve ser capaz de obter tudo o que precisa para uma taxa muito razoável.
Criando seu próprio banco de dados
Se você planeja criar seu próprio banco de dados, precisará determinar qual programa deseja usar. Microsoft Access tende a ser o programa go-to porque é poderoso e relativamente barato. Você pode importar e exportar dados de seu outro software da Microsoft (o que é incrivelmente útil se você estiver rastreando informações no Excel). Você também pode carregar seus e-mails, cartas de vendas e outras documentações (tanto do Word quanto do Outlook) no banco de dados e transformá-los em modelos. O acesso tem a vantagem adicional de ter um número considerável de modelos e arquivos gratuitos para que você não precise começar do zero. Você pode escolher um modelo gratuito e fazer as modificações necessárias para que seu banco de dados inclua tudo o que você precisa.
A importância da manutenção
Não importa como você adquira seu banco de dados, você terá que mantê-lo para que o banco de dados continue a ser útil para você. Se você não acompanhar coisas como inventário, endereços, alterações no faturamento ou totais de vendas, o banco de dados acaba sendo apenas outro dispositivo sem propósito. Pense nos seus dados da mesma forma que pensa na sua contabilidade. Se você não acompanhar todas as transações e alterações, isso causará problemas.Você não precisa ter uma pessoa de TI para gerenciá-la no começo, embora possa ser extremamente útil. No entanto, quanto maior a sua loja, mais tempo você precisará dedicar para manter e gerenciar seus dados.
