Você provavelmente já ouviu o ditado de que 20% das suas atividades são responsáveis por 80% do seu sucesso. Isso significa que 80% de suas atividades são, pelo menos, de baixo valor, se não um completo desperdício de tempo. Se você quer melhorar seu sucesso, você tem duas opções - encontrar mais tempo no seu dia ou eliminar essas atividades que desperdiçam tempo.
O problema é que muitas dessas atividades que desperdiçam tempo se tornaram hábitos - coisas que você faz sem pensar. Os hábitos podem ser difíceis de mudar, mas é possível substituí-los por novos comportamentos. Quando você substitui os maus hábitos por atividades que se concentram naqueles 20% que valem a pena, você terá muito mais sucesso na mesma quantidade - ou talvez até menos - de tempo por semana.
Aqui estão sete hábitos que desperdiçam tempo para cortar a sua vida para sempre.
1. Verificando o email constantemente
Em 2013, 32% dos funcionários dos EUA relataram que responderam a emails em até 15 minutos após recebê-los. Outros 23% responderam em 30 minutos. Mas é mais rápido, na verdade melhor? Constantemente verificar e-mail nos custa uma tonelada de tempo valioso, mas é algo que pode ser controlado. Crie um novo hábito de desativar seu programa de e-mail e notificações enquanto trabalha em um projeto importante, ou crie um sistema para verificar suas novas mensagens apenas duas vezes por dia. Você economizará tempo e fará muito mais.
2. Esperando que as coisas sejam perfeitas
É uma triste realidade que o perfeccionismo possa paralisar você. Em vez de fazer tarefas de forma eficiente, você acaba perdendo uma quantidade enorme de tempo tentando aperfeiçoar as coisas que simplesmente devem ser enviadas para a próxima fase. Gastar uma grande quantidade de tempo para aperfeiçoar uma tarefa pode ser um sinal de procrastinação, em vez de dar os próximos passos. Em vez disso, esmague esse hábito que desperdiça tempo e trabalhe até que seja "bom" antes de avançar.
3. Multitarefa
A multitarefa tornou-se um mau hábito para muitos americanos, mas, na realidade, torna você menos produtivo. Seu cérebro pode se concentrar em apenas uma coisa de cada vez, e constantemente alternar tarefas realmente retreinam seu cérebro para não focar realmente. Se você se encontra alternando entre tarefas e não consegue se adaptar a uma coisa, entenda que está prejudicando seu desempenho e perdendo tempo. Em vez disso, concentre-se em uma tarefa por um período de tempo específico antes de passar para a próxima.
4. Convidando Interrupções
Você está trabalhando em um ambiente propenso a distrações? Um estudo mostrou que os trabalhadores são interrompidos a cada 11 minutos. Não é de admirar que não tenhamos feito nada! Pense em quantas coisas habituais você faz todos os dias que realmente convidam as pessoas a interrompê-lo, desde o envio de um texto rápido até a verificação do seu e-mail ao tentar se concentrar em outra coisa.
Reduzir esses comportamentos ajudará você a manter o foco e aprender a eliminar as distrações. Tente bloquear o horário de trabalho em seu calendário e marcá-lo como "ocupado", fechando a porta se tiver um, silenciando seu telefone celular e deixando que os outros saibam que você falará com eles em outro momento.
5. Ser desorganizado
Há muitas maneiras diferentes de organizar que não incluem uma escrivaninha arrumada. O CEO da Zappos, Tony Hsieh, adora uma mesa bagunçada, enquanto outros preferem usar armários. Independentemente disso, o hábito de trabalhar no caos desorganizado é também um grande desperdício de tempo. Perder constantemente documentos importantes, pedir repetidamente informações importantes e esquecer de concluir uma tarefa até ao último minuto são todos gastadores de tempo desnecessários. Em vez disso, experimente os hábitos organizacionais que funcionam para você e use-os de forma consistente.
6. Não delegar
Muitas pessoas insistem em fazer tudo sozinhos, mas recusar-se a renunciar ao controle pode realmente sair pela culatra. É um desperdício do seu tempo fazer coisas que você não é o melhor. Em vez disso, delegue essas tarefas a outras pessoas, seja a outras pessoas em sua equipe, a um assistente ou a um assistente virtual, e concentre-se nas responsabilidades e projetos que estão dentro de sua área de especialização. Procure eliminar tarefas menores, como triagem de e-mails, pesquisa ou repasse de tarefas que simplesmente não combinam com seus talentos da sua agenda.
7. Nunca dizendo não
Não dizer não quando isso significa concentrar-se em atividades que sugam o tempo vem às custas de seus projetos principais. Se você precisa dizer não para tarefas de trabalho adicionais ou compromissos pessoais improdutivos, é importante estabelecer limites firmes. Concentre-se em fazer com que os seus projetos vitais sejam concluídos durante o horário de trabalho, entregando-se a renovações e renovações durante o seu tempo pessoal. Existem muitas maneiras fáceis e eficazes de dar um não poderoso sem alienar sua rede pessoal e profissional.
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