Nem sempre é fácil criar coragem para delegar trabalho.
Você pode ter que lutar contra as suas próprias tendências de microgerenciamento e perfeccionismo, resistindo à vontade de dar aos seus funcionários um esboço de 17 etapas ou instruções dolorosamente detalhadas. Você vai ter que fazer as pazes com o fato de que só porque alguém faz algo diferente não significa que ele ou ela está fazendo errado .
Mas o que acontece quando o rascunho final chega à sua mesa e é ruim?
E se estiver cheio de erros de digitação? E se o layout estiver errado ou suas diretrizes forem ignoradas flagrantemente? E se o seu empregado seguisse suas diretrizes, mas o resultado ainda estivesse abaixo do esperado?
É realmente tentador recuperar essas responsabilidades e ver isso como uma confirmação de que você estava certo o tempo todo - ninguém pode ser confiável, e se você quer que algo seja feito corretamente, você precisa fazer isso sozinho!
Devagar, seu amigo. Antes de jogar a toalha de delegação, siga os sete passos seguintes.
1. Conversa em pessoa (ou pelo menos no telefone)
Dizer a alguém que ela precisa para refazer seu trabalho é sempre um pouco difícil, e pode ser difícil expressar paciência, empatia, calor ou humor por e-mail.
Se você não puder se encontrar pessoalmente, aponte para um bate-papo por vídeo ou para um telefonema. Dessa forma, você pode moderar a conversa desajeitada com uma voz calorosa e amigável.
2. Comece com algo que você aprecie
Se possível, elogie algo realmente específico, como a fonte que ele escolheu, sua gramática perfeita, ou o fato de ele ter feito isso antes do tempo, para que ele possa replicar esse sucesso no futuro.
Quando você inicia a conversa com uma nota positiva, você está criando um espaço seguro para que você possa transmitir as outras notícias menos positivas sem desencadear uma atitude defensiva. (Apenas certifique-se de estar sendo genuíno e não inventando algo legal como parte de um "sanduíche de elogio".)
3. Reiterar o que você estava procurando e por que
Em seguida, descreva como o trabalho não corresponde às suas expectativas, sendo o mais específico possível. "Eu gostaria de ver algumas mudanças" não é tão construtivo como "Estou procurando um tom mais divertido, mais envolvente, uma introdução mais sedutora e frases mais sucintas".
Então, em vez de dizer que a apresentação de marketing “errou o alvo” e deixar por aí, lembre ao seu funcionário como é importante se concentrar no público-alvo. Se a mensagem não chegar até eles, então todo o trabalho duro é por nada. Em seguida, compartilhe alguns turnos que gostaria de ver, como slides adicionais sobre o impacto.
4. Peça idéias para mudanças
Seu funcionário também vê áreas para melhoria? Ou ele não tem certeza de como e onde faria as coisas de maneira diferente?
Embora você queira dar um feedback específico, resista ao impulso de apontar todos os lugares que deseja ver. Em vez disso, compartilhe algumas sugestões específicas e, em seguida, peça-lhe que descreva quais oportunidades ele vê para melhorar o projeto. Isso ajudará você a verificar se você está na mesma página - e isso o ajudará a aprender a detectar possíveis erros em si mesmo no futuro.
5. Pergunte o que é o mais desafiador
Das mudanças que você pediu para ela fazer, qual é a mais assustadora ou confusa? Ela luta com a edição de cópia? Ela entende o software que ela precisa usar?
Dê-lhe outra oportunidade para pedir esclarecimentos e ajuda.
6. Dê-lhe outro ir
Nas primeiras vezes que você delega, você pode se chutar e pensar: "É mais rápido se eu fizer isso sozinho!" E sim, na primeira vez que você treinar - e corrigir - alguém pode levar mais tempo do que se você tivesse feito trabalhe para si mesmo.
No entanto, uma vez que a outra pessoa entenda o que você quer e como fazê-lo, você será capaz de entregar mais e mais projetos, liberando tempo para fazer o trabalho que realmente ama.
7. Confira o segundo rascunho e louvor, guia ou reatribuição
Como você se sente sobre a segunda tentativa do seu delegado? Se ela é 80% do caminho (e este projeto é um que ela precisará replicar) repita os passos de um a seis. Caso contrário, lembre-se da regra 80/20, elogie suas melhorias, mencione os turnos adicionais que você adicionará e conclua o trabalho sozinho.
Se o resultado for de 50 a 80% do caminho, compartilhe essa opinião. Juntos, você e seu representante podem decidir se vale a pena outra tentativa e depois passar novamente pelas etapas de um a seis.
Se o resultado ainda for menor que 50%? Fiança. O seu tempo é melhor gasto para encontrar outra pessoa para reatribuir esse projeto ou revisitar se essa é realmente uma tarefa que vale a pena delegar.
Com este plano, você poderá obter os resultados desejados na segunda vez. E esperamos que essas conversas ajudem você a obter melhores resultados daqui em diante - na primeira vez.
