Viagem de negócios leva você não só longe do escritório, mas também longe de sua rotina habitual. Quando você não está dormindo na mesma cama, comendo a mesma comida ou trabalhando na mesma mesa, pode ser difícil entrar em sua típica mentalidade de trabalhador.
No entanto, apesar do jet lag e das reuniões consecutivas que você provavelmente planejou, há algumas etapas fáceis que você pode seguir para ajustar, tornando qualquer viagem de trabalho produtiva. Para saber mais, conversei com quatro guerreiros em estradas de sucesso que revelaram seus segredos para se concentrar nos negócios rapidamente, manter o foco e produzir um ótimo trabalho - mesmo quando você está em movimento.
1. Deixe a tecnologia ser seu assistente
Antes de partir, decida qual dos seus gadgets lhe servirá melhor na viagem e faça as malas de acordo. Você precisa do seu laptop para projetos de escrita pesados ou seu smartphone e tablet serão suficientes? Dependendo do foco da sua viagem, você poderá aliviar sua carga e deixar alguns dispositivos em casa.
Tudo o que você decidir trazer, ter acesso a Wi-Fi confiável é essencial. A maioria das grandes companhias aéreas oferece isso como um serviço de bordo, mas verifique a disponibilidade e os preços antes de reservar um voo. Para os passageiros frequentes, Amanda Augustine, especialista em procura de emprego da TheLadders, recomenda a compra de um plano de um serviço como o Gogo, um serviço de Internet em voo que abrange várias companhias aéreas. É claro que você também precisará trabalhar depois do seu voo - por isso, verifique a disponibilidade do Wi-Fi em seu hotel, centro de conferências e espaço para reuniões.
2. Planeje tudo
Mesmo na era eletrônica, as abordagens de negócios de longo prazo ainda se aplicam. “Antes de sair, junte uma lista do que você precisa trazer”, sugere Meryl Pearlstein, proprietária da MDP Publicity. Pense em qualquer coisa que você possa precisar - desde trajes de negócios e materiais de escritório até cosméticos e carregadores de baterias - para que todos os seus bens sejam fielmente ao seu lado, mesmo a quilômetros de distância de casa. Muitos guerreiros da estrada também gostam de trazer alguns confortos de casa (como um travesseiro de casa ou um moletom confortável favorito) para ajudá-los a ajustar-se rapidamente aos seus ambientes de casa longe de casa.
E uma vez que viajar nunca parece ser exatamente como planejado, certifique-se de que sua lista para trazer contas para potenciais emergências e atrasos. Se você estiver despachando uma bolsa, embale uma muda de roupa, uma escova de dentes, alguma maquiagem e qualquer coisa que você precise para seu primeiro dia de trabalho dentro de sua bagagem de mão. (Ou aprenda a embalar com mais eficiência e leve apenas uma bagagem de mão!)
Além dos aspectos essenciais, Dawn Wilcox, diretora administrativa da Social Impact Practice da Allison + Partners, gosta de manter uma pasta com seu cronograma de vôos e detalhes de viagem em sua bagagem de mão para facilitar o acesso. Na mesma nota, ela também sugere sempre reservar um vôo direto em vez de um de conexão. Tão divertido quanto seis horas extras nos sons do aeroporto de Las Vegas, os atrasos podem afetar seriamente seu humor, produtividade e agenda de reuniões.
3. Comunique-se com o seu escritório antes de sair
Uma das partes mais difíceis das viagens de negócios é acompanhar sua carga de trabalho normal quando sua rotina diária de repente não é nada normal. Portanto, a preparação é fundamental para garantir que tudo no escritório permaneça no caminho certo enquanto você estiver ausente.
Antes de sair, conheça suas equipes de projeto para obter atualizações de status e revisar os prazos futuros. Agostinho enfatiza que é extremamente importante comunicar-se com sua equipe quando você estiver disponível por telefone ou verificar seu e-mail e quando estiver totalmente indisponível. Também deixe que todos saibam como você gostaria de ser contatado em caso de emergência (por texto? Por e-mails marcados como "Urgente?"), para que você possa abordar questões urgentes entre as reuniões.
Em seguida, defina sua mensagem de ausência para indicar uma pessoa pontual para consultas e defina as expectativas de comunicação (por exemplo, "Se você tiver uma dúvida relacionada à conferência de vendas no próximo mês, entre em contato com Amanda Johnston. Responderei a perguntas gerais quando Eu volto para o escritório na segunda-feira. ”)
4. Familiarize-se com o seu destino
Antes de chegar, descubra onde você ficará e o que está próximo. Onde fica a mercearia mais próxima, onde você pode pegar alguns lanches? O centro de conferências fica a uma curta distância? Pearlstein sugere descobrir o quão difícil será encontrar um táxi, especialmente à noite (se você não estiver em uma área de tráfego intenso, pode ser melhor providenciar um serviço de carro).
Conhecer essas informações antes de sua chegada economizará um tempo valioso quando você chegar lá - para que você possa se estabelecer e ir direto ao trabalho. (Mas como provavelmente você ainda terá que tomar algumas decisões imediatas, carregue seu telefone ou tablet com aplicativos que facilitam muito a viagem, como o OpenTable para reservas de jantar e o Uber para o serviço de carro.)
5. Definir tarefas a serem executadas na rota
Tire proveito do seu tempo de deslocamento para ser produtivo, em vez de salvá-lo para o seu destino. "Faça uma lista de metas para o que você vai fazer em trânsito", recomenda Randi Brill, CEO da Quarasan e fundador da Professora Peach, em Chicago. "Se você disser: 'Farei isso quando chegar ao hotel'", acrescenta ela, você provavelmente não vai conseguir - depois de um dia inteiro de viagem, você estará exausto. Mas não se canse - Wilcox prefere trabalhar nos três primeiros trimestres do voo e depois passar a última etapa relaxando.
Para ajudar a aumentar sua produtividade em trânsito, considere se inscrever em programas de fidelidade de hotéis ou companhias aéreas ou cartões de crédito empresariais que ofereçam vantagens de viagem. Susan Baroncini-Moe, estrategista de negócios de Indianápolis e autora de Business in Blue Jeans, usa os lounges do clube da companhia aérea sempre que possível, mas “também investiu em alguns fones de ouvido com cancelamento de ruído de alta qualidade”, o que a ajuda a trabalhar bem em espaços lotados.
6. Encontre seu foco
Depois de pousar e fazer o check-in, faça o que for preciso para otimizar seu tempo e conforto, diz Baroncini-Moe. Se desempacotar imediatamente ajuda você a se sentir mais organizado, ou estocar sua mini-geladeira com café gelado, você se recupera para trabalhar, reconhece o que ajuda você a se sentir bem - e fazê-lo.
Quando você está trabalhando em seu quarto de hotel, Pearlstein sugere sentar em uma mesa ou mesa e configurá-lo para assemelhar-se ao seu espaço de trabalho regular: descompacte seu laptop, encontre uma tomada para seu telefone e carregadores de computador, conecte-se ao Wi-Fi, organize seus arquivos e providencie todos os materiais de escritório necessários. Com sua mesa pronta para ir, você terá mais facilidade em ir direto ao trabalho quando entrar no seu quarto de hotel entre as reuniões.
Mas não importa o quão produtivo você seja, também é importante descobrir como relaxar no final de um longo dia. Baroncini-Moe prefere recarregar com algum tempo sozinho: um jantar tranquilo, um bom livro, telefonema com o marido e meditação. Quando você encontrar tempo para relaxar à noite, estará mais alerta, produtivo e energizado no dia seguinte.
Finalmente, “aproveite o fato de estar viajando”, sugere Pearlstein. No final de uma viagem a Vancouver, durante uma parada de duas horas no aeroporto, Pearlstein decidiu fazer uma excursão turística pela cidade, voltando a tempo de pegar seu voo. É claro que o principal motivo da sua viagem são os negócios - mas isso não significa que você também não possa ver as vistas.
