Outro dia, eu enviei um e-mail a um colega com algumas perguntas e recebi a resposta: "Sou mais uma pessoa telefônica - você pode me ligar sobre isso?"
Eu tenho que dizer, fiquei um pouco chocado.
Não é sempre que você conhece alguém que prefere atender o telefone para realizar negócios. Dada a escolha, eu acho que a maioria dos funcionários no local de trabalho típico escolheria e-mail durante uma chamada telefônica qualquer dia. E faz sentido: o e-mail é rápido, eficiente e não tem a chance de silêncios constrangedores ou de distrair o ruído de fundo.
Mas, apesar da enorme preferência por e-mail, existem algumas situações que funcionam melhor quando você atende o telefone.
1. É urgente
Cerca de 60% das pessoas esperam dois dias inteiros para responder a um e-mail relacionado ao trabalho. Portanto, se você enviar um e-mail que precise de uma resposta o mais rápido possível, mesmo com uma linha de assunto que inclua “Urgente!”, Há uma boa chance de você continuar atualizando sua caixa de entrada várias vezes durante as próximas 48 horas. uma resposta.
Por outro lado, fazer uma ligação telefônica sobre uma questão crítica pode ajudá-lo a transmitir um senso de urgência, garantir que a outra pessoa saiba exatamente o que precisa fazer e responder a qualquer pergunta sem recorrer a uma cadeia de e-mails que nunca acaba. . Quando você desliga, pode ter certeza de que todos estão na mesma página e compreende o que precisa acontecer para resolver o problema.
2. Você não está recebendo uma resposta
Talvez você tenha enviado um pedido por e-mail que não seja exatamente urgente, mas, em algum momento, você precisa de uma resposta - e depois de alguns dias de silêncio, você está ficando ansioso.
Há apenas tantas vezes que você pode solicitar a solicitação junto com outro e-mail que diz: "Ei, só queria acompanhar isso - você já teve a chance de analisá-la?"
Se você não receber uma resposta após o e-mail original e uma mensagem de acompanhamento, o padrão será uma chamada telefônica. Você terá uma chance muito maior de obter uma resposta imediata - ou pelo menos colocá-la no radar de seu colega de trabalho como um problema que precisa da atenção dele.
3. É preciso mais do que algumas sentenças
Em algum momento, você provavelmente recebeu um e-mail de um romance que demorou 20 minutos para ser lido - e ainda deixou algumas perguntas para você no final. Não sujeite os outros a essa tortura.
Se o que você precisa transmitir precisar de mais do que alguns parágrafos - digamos, você está explicando as nuances de uma tarefa ou esclarecendo um processo do departamento para alguém de outra equipe -, geralmente é mais eficiente pegar o telefone. Isso permitirá que a outra pessoa faça perguntas e, a partir do tom de sua voz, quando você desligar, pode ter certeza de que ela entende completamente.
4. Você quer feedback sincero
Talvez você tenha uma ideia brilhante para um artigo ou discurso de vendas e queira ver o que seu colega pensa antes de começar.
Com um email, você pode receber uma resposta como: “OK. Isso soa bem. ”Embora essa resposta seja positiva, não levanta nenhuma preocupação ou gera quaisquer sugestões adicionais. Em suma, não é um feedback muito útil.
No entanto, um telefonema - que, por natureza, pede mais do que uma resposta rápida e evasiva - permitirá que você ouça o tom de voz de seu colega de trabalho, mergulhe mais fundo nas nuances de sua ideia, resolva qualquer dúvida que seu colega tenha e, em geral, obtenha um feedback mais ponderado e sincero.
5. Você quer construir um relacionamento
E-mail é ótimo para comunicação rápida e eficiente. Mas, às vezes, você precisa de um toque mais pessoal, como quando está entrando em contato com um novo colega remoto ou cliente da empresa.
Claro, você pode escrever um email introdutório perfeitamente agradável. Mas um telefonema pode ajudá-lo a transmitir um calor e autenticidade que o e-mail não pode - e isso não pode ajudá-lo a construir um relacionamento real com a pessoa do outro lado, em vez de se tornar mais um contato de e-mail em seu catálogo de endereços. .
6. Você não quer um registro da conversa
Para o bem ou para o mal, os e-mails são sempre preservados em algum lugar, prontos para serem citados ou encaminhados a qualquer momento.
Então, se você precisa discutir informações confidenciais ou confidenciais que não pertencem a escrito ainda - como rumores de uma fusão de empresas ou de um colega de trabalho sendo recrutado por uma empresa concorrente - uma ligação telefônica é a melhor.
Isso também vale para as conversas casuais que você prefere manter em sigilo, como quando você precisa da ajuda de um colega de trabalho para atender a uma solicitação de última hora e quer explicar as circunstâncias da situação, como "Eu odeio perguntar a você por um favor às 4:45 da tarde, mas meu gerente desistiu da proposta de Smith e nós temos que puxá-la juntos hoje à noite. ”
Isso pode ser verdade e certamente ajuda a explicar o contexto da solicitação, mas não é exatamente algo que deve retornar ao seu gerente por meio de uma cadeia de e-mails encaminhada. No telefone, você pode ser sincero sem que suas palavras cheguem ao lugar errado (bem, contanto que você feche a porta do escritório).
Aaron Kwittken, CEO e sócio-gerente da Kwittken, pode resumir melhor: “Qualquer coisa que você tenha que pensar duas vezes sobre isso, qualquer coisa que você acha que pode ser sensível, qualquer coisa que você ache que exija suas habilidades de relacionamento… absolutamente você deve pegar o telefone.”
