Se você responder a um e-mail, deverá estar claro o que você está respondendo. É por isso que o texto da mensagem original é geralmente citado em uma resposta. Muito está claro, mas a melhor maneira de citar texto em um e-mail não é.
Existe um quase-padrão muito sensato para fazer a coisa certa. Faz você citar tanto quanto é necessário de uma forma que permite ao destinatário da sua resposta ver exatamente o que você está reagindo. Se todos os clientes de email (ou usuários de email) estiverem em conformidade, as mensagens sempre parecerão limpas e organizadas, e elas serão fáceis de ler.
Citar da maneira sugerida é a melhor coisa a fazer, mas também é útil cortar o texto citado e torná-lo bonito. Isso é realmente necessário para uma resposta rápida e rápida? E se você tentar citar usando o recuo adequado em um programa de e-mail como o Outlook, você ficará sentado por uma hora durante uma resposta ou falhará miseravelmente (ou, provavelmente, ambos).
O caminho do preguiçoso: fácil, ainda correto e bonito
Felizmente, há sempre mais de uma maneira de fazer alguma coisa. Normalmente, essas opções não são perfeitas, mas pode facilmente haver mais de uma abordagem adequada. Agora, aqui está a maneira mais relaxada, mas ainda perfeitamente legível, aceitável e compatível - e adequada - de responder a um e-mail.
Para formatar uma resposta de email corretamente enquanto estiver com preguiça:
- Comece sua mensagem no topo da resposta.
- Inclua a mensagem original que você está respondendo abaixo.
- Certifique-se de que sua assinatura esteja acima do texto citado.
- Não faça alterações no material cotado.
- É claro que você pode cortar o comprimento excessivo e (frequentemente remover) anexos em linha. Substitua-os por "…".
- Repita, com o mínimo de palavras possíveis, as perguntas que você está respondendo.
- Em vez de um mero "sim", tente "Você perguntou se queremos maçãs. Sim, nós fazemos." ou "Nós queremos maçãs, sim".
- Certifique-se de que o texto citado não seja recuado, nem usando caracteres '>' nem barras de citação.
- Se você responder à resposta de uma resposta, poderá remover mensagens antigas e desnecessárias da parte inferior.
Em clientes de e-mail e serviços como o Gmail, que arquivam automaticamente e encadeiam discussões de maneira inteligente, esse estilo de resposta funciona particularmente bem. Como todo o texto citado está em um só lugar, ele pode ser escondido facilmente e sem atrapalhar a coerência da mensagem, enquanto o contexto entre as mensagens é estabelecido pelos e-mails originais.
Configure o seu programa de e-mail para respostas preguiçosas e corretas
Para ser preguiçoso mais tarde, primeiro você pode ter que fazer algum trabalho de configuração. A maioria dos programas e serviços de e-mail pode ser configurada para responder com preguiça, mas de forma correta, embora:
- Eudora
- Hotmail
- Correio do Mac OS X
- Outlook Express
- Windows Mail
