Uma das funções mais úteis, porém pouco conhecidas, do Microsoft Access é a capacidade de imprimir uma lista de consultas e resultados de consulta. Como o acompanhamento de todas as consultas existentes pode ser difícil, especialmente para bancos de dados mais antigos e para empresas com vários funcionários que usam bancos de dados, o Access oferece aos usuários uma maneira de imprimir consultas e seus resultados. Isso fornece aos usuários uma maneira de revisar os resultados posteriormente, caso não consigam lembrar qual consulta foi usada.
Consultas são uma das principais razões para usar o Access, especialmente à medida que a quantidade de dados cresce exponencialmente. Embora as consultas tornem mais fácil para qualquer usuário obter rapidamente os dados necessários sem exigir conhecimento de SQL (o idioma principal para executar consultas de banco de dados), pode levar algum tempo para se acostumar a criar consultas. Isso geralmente resulta em várias consultas com propósitos semelhantes e às vezes idênticos.
Para simplificar ainda mais o processo de trabalho com consultas, a impressão das consultas e seus resultados permite que os usuários revisem todos os detalhes da consulta sem precisar migrar para outro aplicativo, como o Microsoft Word. Inicialmente, os usuários precisavam copiar / colar informações e revisar texto em SQL para determinar quais eram os parâmetros de consulta. A capacidade de imprimir resultados de consultas dentro do programa permite que os usuários verifiquem as propriedades e atributos do Access.
Quando imprimir consultas e resultados da consulta
Imprimir resultados de consultas e consultas não significa criar um relatório esteticamente agradável ou juntar dados de uma forma que seja fácil de apresentar aos outros. É uma maneira de retornar todos os dados de uma consulta para obter uma captura instantânea de quais foram os resultados no momento da solicitação, quais consultas foram usadas e um método para revisar um conjunto completo de dados brutos. Dependendo do setor, não é provável que isso seja feito com frequência, mas quase todas as empresas precisarão ter uma maneira de rastrear detalhes exatos sobre seus dados.
Dependendo de como você exporta os dados, você pode usar outro programa, como o Microsoft Excel, para tornar os dados apresentáveis para propostas ou para anexar a documentos oficiais. Consultas impressas e resultados de consulta também são úteis para auditorias ou verificação quando são encontradas discrepâncias. Se nada mais, revisões de dados são freqüentemente uma ótima maneira de garantir que as consultas continuem a extrair as informações necessárias. Às vezes, a melhor maneira de encontrar um problema com uma consulta é revê-la em busca de pontos de dados conhecidos para garantir que eles sejam incluídos quando a consulta for executada.
Como imprimir uma lista de consultas
Manter as consultas no Access é tão importante quanto manter os dados ou manter as tabelas atualizadas. A maneira mais fácil de fazer isso é imprimir uma lista de consultas, seja para um projeto específico ou uma lista completa e revisar essa lista para garantir que não haja duplicatas ou consultas obsoletas. Os resultados também podem ser compartilhados com outros usuários para ajudar a reduzir o número de consultas duplicadas criadas.
Na verdade, existem duas maneiras de criar a lista, mas uma inclui codificação e é para usuários muito mais avançados. Para aqueles que usam o Microsoft Access para não precisar aprender SQL, aqui está uma maneira rápida e fácil de obter uma lista de consultas sem ter que ter uma compreensão profunda do código por trás dele.
- Vamos para Ferramentas > Analisar > Documentador > Consultas e selecione todos.
- Clique Está bem.
Você obterá uma lista completa de todas as consultas e alguns detalhes, como nome, propriedades e parâmetros. Existe uma maneira mais avançada de imprimir listas de consulta que visam informações específicas, mas requer alguma compreensão do código. Quando um usuário se familiariza com o básico, ele pode passar para funções mais avançadas, como listas de consulta que segmentam detalhes específicos em vez de imprimir tudo sobre cada consulta.
Como imprimir resultados da consulta
A impressão dos resultados da consulta pode fornecer um instantâneo completo e detalhado dos dados em um único ponto do tempo. Isso é bom para as auditorias e para poder verificar as informações. Às vezes, os usuários precisarão executar várias consultas para obter uma compilação completa dos dados necessários, e imprimir os resultados pode ajudar os usuários a criar uma consulta mestre para o futuro.
Quando uma consulta é executada, os resultados podem ser exportados ou enviados diretamente para uma impressora. No entanto, lembre-se de que os dados aparecerão conforme o Access julgar adequado se o usuário não atualizar as instruções de impressão. Isso pode levar a centenas de páginas, com algumas tendo apenas algumas palavras ou uma única coluna. Aproveite o tempo para fazer ajustes antes de enviar o arquivo para a impressora.
As instruções a seguir enviarão os resultados para a impressora após a revisão Visualizar impressão.
- Execute a consulta com os resultados a serem impressos.
- Acertar Ctrl + P.
- Selecione Visualizar impressão.
- Revise os dados como eles serão impressos
- Impressão.
Para aqueles que desejam salvar uma cópia de backup, os resultados da consulta também podem ser impressos em PDF para preservar a aparência sem usar várias resmas de papel.
Os usuários também podem exportar o arquivo para algo como o Microsoft Excel, onde podem fazer ajustes com mais facilidade.
- Execute a consulta com os resultados a serem impressos.
- Clique Dados externos > Exportar > Excel.
- Selecione onde salvar os dados e nomeie o arquivo de exportação.
- Atualize outros campos conforme desejado e clique em Exportar
Imprimindo resultados como relatório
Por vezes, os resultados também são perfeitos para um relatório, pelo que os utilizadores pretendem preservar os dados de uma forma mais apresentável. Se você deseja criar um relatório limpo dos dados para uma leitura mais fácil posteriormente, use as etapas a seguir.
- Clique Relatórios > Crio > Assistente de relatório.
- Selecione Tabelas / Consultas e a consulta com os dados que você deseja capturar no relatório.
- Selecione todos os campos para um relatório completo e clique em Próximo.
- Leia as caixas de diálogo e selecione as opções desejadas para o relatório.
- Nomeie o relatório quando solicitado.
- Revise a visualização dos resultados e imprima o relatório.
