Depois de um mês movimentado de viagens fora da cidade, eventos de trabalho e problemas familiares, notei que tinha alguns problemas para acalmar a minha mente agitada. Meu foco estava preso no modo bola de discoteca, difratado em um caleidoscópio de peças cintilantes. Como resultado, não consegui me concentrar em minhas prioridades - e, em vez disso, cedi à procrastinação.
Um dia, enquanto eu deixava de responder aos e-mails de trabalho arrumando minha mesa de papéis, recibos e aparelhos, comecei a pensar em como minha área de trabalho mental também poderia usar alguma limpeza. Afinal, é fácil ver que um espaço de trabalho confuso diminui a produtividade, mas muitas vezes esqueço que uma mente confusa pode fazer o mesmo.
Você vê, seu cérebro não é construído para dividir sua atenção em muitas direções. Ele precisa ser um pouco organizado e em paz para que você possa filtrar as informações nas pastas mentais certas e realmente fazer as coisas. E para colocar seu cérebro nesse estado ideal, você tem que abrir espaço limpando alguma desordem mental.
Portanto, se sua mente estiver um pouco confusa, comece usando essas cinco dicas para organizar seus pensamentos, preocupações e tarefas. Você vai rapidamente ganhar algum espaço, o que irá ajudá-lo a atualizar, reorientar e obter o seu cérebro de volta aos trilhos.
1. Listmania
As listas são como a Loja de Contêineres para a mente - elas ajudam você a compartimentar sua desordem mental de mil maneiras diferentes. Parece simples, sim, mas adicionar algumas listas à sua vida realmente funciona.
Primeiro, estacionar algo em uma lista de tarefas libera algum espaço mental valioso, porque uma vez que uma tarefa incômoda esteja na sua lista, você não precisa mais se preocupar em lembrar-se dela. Com todas as suas responsabilidades organizadas em um só lugar, você pode escolher estrategicamente o que fazer em seguida, em vez de voar pelo assento de suas calças. (Confira algumas das minhas dicas favoritas para maximizar sua lista de tarefas.)
Mas, uma lista de tarefas por si só só pode levá-lo até agora (mais sobre isso mais tarde). Para dar um passo adiante, faça uma lista de prioridades além ou baseada em sua lista de tarefas. Esta é uma lista diária das suas duas ou três prioridades principais (é fundamental mantê-la limitada para evitar a criação de apenas outra lista geral de tarefas) para ajudar a garantir que você está progredindo em assuntos importantes. É aqui que você escolhe o impacto sobre o que você acha urgente. Quando você identifica ativamente algo como uma prioridade, é mais provável que você se concentre nele como um feixe de laser através da desordem em vez de empurrá-lo para outro dia.
E finalmente (não se preocupe, apenas mais um!), Crie uma lista pronta para registrar tudo o que você realizou durante o dia. Então, quando você se sentir como se estivesse se perdendo em meio ao burburinho, você pode dar uma olhada no que você fez - o que lhe dará um impulso de motivação e foco renovado para continuar alcançando.
2. Automatize afastado
Dito isso, uma palavra de cautela: quando a sua lista de tarefas está cheia de tarefas pequenas e repetitivas, é fácil se envolver com o que aparecer primeiro, e não com o que é realmente o mais importante. Para eliminar algumas das responsabilidades menos urgentes, experimente um serviço de automação, como o Zapier, que permite delegar tarefas de trabalho repetitivas a um assistente pessoal de internet.
Por exemplo, como parte do meu trabalho, eu preciso manter o controle de arremessos e blogueiros convidados, então eu configurei um “zap” para salvar automaticamente tipos específicos de e-mails em um bloco de notas do Evernote separado. Dessa forma, quando eu precisar classificar os posts em potencial, não precisarei perder tempo pesquisando na minha caixa de entrada. Outros “zaps” populares incluem a adição automática de participantes da Eventbrite ao MailChimp e o agendamento automático de postagens de mídia social por meio do Buffer.
A beleza desse tipo de delegação automática é que você pode simplesmente configurá-lo e esquecê-lo - reduzindo significativamente sua lista de tarefas. Então, ao invés de interromper o fluxo do seu dia de trabalho com pequenas tarefas, você pode se concentrar no material de alto impacto que requer seu foco e atenção total.
3. Abraçar a gaveta de lixo
A gaveta de lixo é um trabalho doméstico e de escritório, e é necessário que você encha notas amassadas, baterias talvez mortas e todos os tipos de vantagens e desvantagens que não têm um lar adequado.
Surpreendentemente, essa estratégia também pode funcionar para sua mente: em vez de acumular continuamente confusão mental, tire uma carga criando uma “gaveta de lixo” digital. Comece despejando seus pensamentos em uma página eletrônica com uma ferramenta como a Evernote. Isso permite que você empurre todas as suas ideias brilhantes, anotações, listas e artigos salvos que não tenham outra casa em um lugar digital, o que ajudará a limpar algum espaço mental valioso - sem adicionar papéis e cadernos à sua gaveta de lixo real .
E não se preocupe - com uma rápida passagem pelo “lixo” (ou seja, uma pesquisa rápida), você facilmente conseguirá encontrar qualquer coisa que precisar.
4. Gerenciar sua caixa de entrada
Não sou assistente do Inbox Zero, mas sei que faço mais quando não tenho que me assustar toda vez que abro meu e-mail. Saber que sua caixa de entrada não está sobrecarregada pode poupar muito estresse mental, o que pode ajudá-lo a se concentrar em outras tarefas mais importantes. Portanto, salve-se da linha de assunto que está se afogando lentamente por linha de assunto, fazendo algumas limpezas na caixa de entrada.
Primeiro, cancele a assinatura de e-mails promocionais (que você nunca abre de verdade) e desative essas notificações de obstrução do LinkedIn e do Facebook. Em seguida, filtre e canalize diferentes tipos de e-mails não essenciais para as seções especificadas de sua caixa de entrada, para que você possa tê-los em mãos se precisar deles, mas não precisar vê-los sempre que fizer login.
Eu também gosto de usar programas como o Boomerang ou Followup.cc para agendar e-mails e enviar lembretes, para que eu possa lidar com e-mails no meu próprio tempo.
5. Pense nisso
Quando você tem uma lista interminável de coisas para fazer, muitas vezes parece contraproducente passar o tempo refletindo - mais pensamentos apenas acrescentam à desordem mental, certo? Mas, na minha experiência, continuar adiantado sem tempo para refletir só vai piorar a bagunça.
Acontece que rever regularmente como você está gastando seu tempo lhe dará uma visão de como você chegou ao seu estado atual, como avançar estrategicamente e como você trabalha melhor em geral.
Então, comece a fazer tempo para uma reflexão silenciosa ou registro no diário. Pense sobre (ou anote) o que está estressando você, porque um projeto em particular não está decolando, ou quando durante o dia você é mais produtivo. Desembalando e articulando seus pensamentos de zoom, em vez de se sentir como uma grande exclamação ( argh! E blergh! São comuns para mim), você será capaz de identificar exatamente o que você precisa fazer para avançar.
Lembre-se, seu estado de espírito está entrelaçado com a qualidade de seu trabalho e relaxamento. Então, abandone a atenção da bola de discoteca, respire profundamente e faça alguma limpeza mental. No final, você entrará em contato com suas verdadeiras prioridades.
